사장님이 없을 때 일이 멈춥니까?

작은 회사에는 대개 모든 것을 아는 사람이 한 명 있습니다. 어느 손님과 무슨 이야기를 했는지, 시스템 비밀번호, 거래처에서 누구에게 전화하는지, 가격이 어떻게 계산되는지. 그 사람은 보통 사장님 본인입니다.

이 구조는 누군가 몸이 아픈 날까지는 굴러갑니다. 혹은 일주일 자리를 비울 때까지. 혹은 한 가지 일을 하다 다른 일에 끌려갈 때까지. 그날 일은 느려지는 것이 아니라 멈춥니다. 이 글은 멈추지 않게 하는 최소한의 기록에 대한 것입니다.

먼저 구분합니다. 지식이 어디에 있습니까

서로 다른 두 가지 상황이 있고, 해법도 다릅니다.

지식이 한 사람 머릿속에 있는 경우, 그 사람이 없는 동안 누구도 닿지 못합니다. 전화가 켜져 있어도 매번 그 사람에게 물어야 합니다. 휴가든 입원이든 결과는 같습니다.

적어두었지만 흩어져 있는 경우, 상황은 낫지만 해결은 아닙니다. 비밀번호는 한 곳, 거래처 목록은 다른 곳, 가격 계산 방식은 세 번째 곳에 있습니다. 찾는 것이 묻는 것보다 조금 빠를 뿐입니다.

목표는 둘 다 고치는 것이 아닙니다. 일주일 동안 일이 굴러가는 데 필요한 최소한을 한 곳에 모으는 것입니다.

사장님이 없을 때 사라지는 다섯 가지

1. 손님과 무슨 이야기를 했는지

손님이 전화해서 지난달에 이야기한 가격을 묻습니다. 그 대화의 기록이 없으면 답할 수 없습니다. 대신 받은 사람은 더더욱 답하지 못합니다.

손님을 잃는 가장 조용한 방식입니다. 항의하지 않고, 그저 다시 연락하지 않습니다.

2. 비밀번호와 설정

사이트 관리 화면, 이메일 계정, 회계 프로그램, 소셜 계정. 접근 권한이 한 사람에게 몰려 있으면 그 사람 없이는 어느 것도 열리지 않습니다. 복구 경로도 대개 같은 휴대폰을 지납니다.

작은 회사가 가장 자주 빠뜨리는 항목이고, 이것 하나만으로 가장 많은 일이 멈춥니다.

3. 누구에게 전화해야 하는지

거래처, 세무사, 수리 기사, 운송. 번호는 휴대폰에 있지만 누가 무엇을 맡는지는 사장님 머릿속에만 있습니다. 대신 일하는 사람은 목록을 봐도 어느 이름이 어느 문제를 다루는지 모릅니다.

4. 가격이 어떻게 계산되는지

견적에는 원가와 기간, 조정할 여지가 들어갑니다. 그 계산이 적혀 있지 않으면 대신 일하는 사람은 너무 낮게 부르거나 너무 높게 부릅니다. 둘 다 손해입니다.

가격표만으로는 부족합니다. 적어야 할 것은 표가 아니라 어떤 상황에서 어떻게 하는지입니다.

5. 되풀이되는 일의 순서

매달 초에 하는 일이 있습니다. 세금계산서 발행, 입금 확인, 재고 파악, 보고서 발송. 이것이 한 사람의 습관이라면 그 사람이 없는 동안 아무도 하지 않고, 빠졌다는 것도 아무도 모릅니다.

같은 문제의 자동화 쪽은 코드 없이 자동화하기를 보십시오.

사장님 없는 일주일은 이렇게 흘러갑니다

한 가지 사건으로 멈추는 것이 아니라 작은 일들이 쌓입니다. 흔한 한 주는 이렇습니다.

월요일. 손님이 지난달 가격을 묻습니다. 전화를 받은 사람은 확인할 곳이 없어 사장님이 돌아오면 연락드리겠다고 합니다. 손님은 기다립니다.

화요일. 거래처가 결제일을 묻습니다. 무엇을 약속했는지 아는 사람이 없습니다. 세금계산서는 어딘가에 있지만 어떤 조건이었는지는 아무도 말하지 못합니다.

수요일. 회계 프로그램에 들어가야 합니다. 비밀번호는 사장님에게 있고 복구 번호도 사장님 휴대폰으로 갑니다. 그날은 열리지 않습니다.

목요일. 새 손님이 가격을 묻습니다. 대신 일하는 사람은 숫자를 내놓지 못합니다. 계산 방식을 모르기 때문입니다. 손님은 다른 곳에 물어봅니다.

금요일. 월말 업무가 그대로 남아 있습니다. 발행도, 입금 확인도, 보고서 발송도 없습니다. 빠진 것을 아무도 알아채지 못했습니다. 그 일들이 목록이 아니라 사장님의 습관 속에 있었기 때문입니다.

이 한 주에 실수한 사람도 없고 장비가 고장 나지도 않았습니다. 지식이 한 곳, 사장님에게만 있었을 뿐입니다.

삼 분 만에 하는 자가 점검

• 내일 나오지 못하면 누가 무엇을 합니까? 이름을 댈 수 있다면, 그 사람이 필요한 것을 찾을 수 있습니까?
• 시스템 접근 권한을 가진 사람이 또 있습니까? 없다면 어느 것도 열리지 않습니다.
• 이달 업무가 어딘가에 적혀 있습니까? 적혀 있지 않으면 월말에 빠진 것을 아무도 보지 못합니다.

세 가지 가운데 답하기 불편한 것이 있다면, 아래 최소한의 기록이 그 자리를 메웁니다.

무엇을 적으면 충분합니까

안내서를 쓰자는 이야기가 아닙니다. 일주일을 버티는 데 필요한 것은 적습니다.

• 접근 정보. 어떤 시스템에 어떤 계정으로 들어가는지, 복구 경로는 무엇인지. 비밀번호는 비밀번호 관리 프로그램에 넣고 종이에는 적지 않습니다.
• 누가 누구인지. 거래처, 세무사, 수리. 이름과 전화번호, 그리고 무엇을 맡는지 한 줄.
• 한 달의 흐름. 어느 날 무엇을 하는지. 발행, 입금, 보고, 재고.
• 가격 계산 방식. 표가 아니라 판단 기준. 어떤 상황에 무엇을 적용하는지.
• 진행 중인 건. 기다리고 있는 손님과 견적을 지금 상태와 함께.

어떻게 적습니까

짧게 적습니다. 항목마다 몇 줄이면 충분하고, 빠짐없이 담는 것보다 읽히는 것이 중요합니다. 마흔 쪽짜리 문서는 아무도 열지 않습니다.

한 파일에 모읍니다. 다섯 군데에 흩어진 정보는 적지 않은 것과 같은 결과를 냅니다. 급할 때 어느 것도 찾지 못하기 때문입니다. 휴대폰에서 열리게 해두십시오. 정작 필요할 때 사무실에 계시지 않을 수 있습니다.

언제 적습니까

오늘입니다. 여기에 알맞은 시기는 없습니다. 필요해지는 순간은 예고 없이 오기 때문입니다.

한 번에 끝내려 하지 마십시오. 첫날은 접근 정보만 적습니다. 그것만으로도 가장 큰 차이가 납니다. 나머지 항목은 다음 날부터 더합니다.

적은 뒤에는 한 달에 한 번 들여다봅니다. 바뀐 것은 고칩니다. 손보지 않는 기록은 반년이면 틀린 정보의 출처가 되고, 틀린 정보는 정보가 없는 것보다 나쁩니다.

하지 말아야 할 것

• 비밀번호를 종이에 적는 것. 종이는 잃어버리고, 알아보기 어려워지고, 갱신되지 않습니다. 비밀번호 관리 프로그램이 그것을 위해 있습니다.
• 한 번에 전부 적으려는 것. 중간에 멈추고, 중간에 멈춘 문서는 누구에게도 쓸모가 없습니다.
• 적어놓고 다시 보지 않는 것. 오래된 정보는 대신 일하는 사람을 엉뚱한 방향으로 보냅니다.
• 본인만 알아보게 적는 것. 줄임말과 개인적인 메모는 다른 사람에게 아무것도 전하지 못합니다.

이어서 읽기

되풀이되는 일을 기록으로 옮기려면 코드 없는 자동화를, 지켜봐야 하는 설비는 에너지 관리와 건물 자동화를, 기한과 임계값은 무효전력 요금 감시를 보십시오.