Otomasyon görüşmelerinde iki soru neredeyse hiç değişmez. Birincisi verinin nereye gittiği. İkincisi de şudur: "Ne zaman sonuç görürüm?"
Bu sorunun dürüst cevabı tek bir sayı değildir ve sayı veren tarafa temkinli yaklaşmakta fayda var. Aynı işi iki farklı işletmede kurmak çok farklı sürebilir. Fark teknolojide değil, işletmenin hazır olma derecesindedir.
Bu yazı süreyi belirleyen etkenleri, kurulumun geçtiği aşamaları ve ilerlemenin nasıl anlaşılacağını anlatıyor. Amaç takvim vermek değil, neye bakılacağını göstermek.
⏱️ Şunu unutmayın: Otomasyonun süresi, kurulumun teknik zorluğundan çok sürecin ne kadar tanımlı olduğuna bağlıdır. Adımları yazılı, istisnaları belli bir süreç hızlı kurulur. Kişiden kişiye değişen bir süreçte ise zamanın çoğu kurulumda değil, sürecin netleşmesinde geçer.
Neden kimse net süre veremez?
Bir otomasyon kurulumunda işin görünen kısmı sistemin kendisidir: tetikleyici, adımlar, bağlantılar. Bu kısım genelde tahmin edilebilir. Sürprizler görünmeyen kısımdan çıkar.
Görünmeyen kısım şudur: sürecin gerçekte nasıl işlediği. Kağıt üzerinde beş adım görünen bir iş, uygulamada on beş istisna barındırabilir. Bu istisnalar kurulum sırasında tek tek ortaya çıkar ve her biri karar gerektirir.
Bu yüzden ciddi bir teklif, süreyi tek bir rakamla değil, aşamalarla anlatır. Aşamaların her birinin ne zaman biteceği, bir öncekinin çıktısına bağlıdır.
Süreyi belirleyen beş etken
Sürecin ne kadar oturmuş olması
Her ay biçim değiştiren bir işi otomatikleştirmek, sürekli yeniden kurulum demektir. Süreç durulmadan başlanırsa zaman kurulumda değil, düzeltmede geçer. Bu, süreyi en çok uzatan etkendir.
Ne yapmalı: Süreci kurulumdan önce adım adım yazın. Bu tek başına en büyük hızlandırıcıdır. Nereden başlanacağına karar vermek için beş adımda dijital dönüşüm yazısı yol gösterebilir.
İstisna sayısı
"Genelde şöyle yaparız ama şu durumda farklı" cümlesinin kaç kez kurulduğu doğrudan süreye yansır. Her istisna sistemde ayrı bir yol demektir. Az istisnalı bir süreç hızlı kurulur, çok istisnalı bir süreç önce sadeleştirilmelidir.
Ne yapmalı: Tek bir süreçle başlayın. Aynı anda beş süreci kurmak, birini kurup sonrakine geçmekten yavaştır. Süreç çıkarmayı uygulamalı çalışmak isterseniz eğitim serimiz adım adım ilerliyor.
Verinin durumu
Veri tek yerde ve düzenliyse kurulum hızlanır. Yarısı tabloda, yarısı not defterinde, bir kısmı da kimsenin telefonundaysa önce toplama işi yapılır. Bu iş otomasyondan önce gelir ve süreye eklenir.
Ne yapmalı: Toplama işini kurulum beklemeden başlatın. Kurulumu değil, kurulum öncesini uzatan kalem budur.
Kaç sistemin konuşacağı
Tek bir yerde başlayıp biten bir akış kısa sürede kurulur. Web formu, mesajlaşma, tablo, takvim ve muhasebe programının birbirine bağlanması gerekiyorsa her bağlantı ayrı bir iştir ve her birinin kendi sürprizi olabilir.
Ne yapmalı: İlk turda bağlantı sayısını sınırlı tutun. Sistemler çalıştıkça yenileri eklenebilir.
Kimin sahipleneceği
İşletme tarafında bir kişi bu işi sahiplenmiyorsa kurulum sürekli bekler. Soru sorulacak, karar alınacak, test edilecek. Bunları yapacak kimse yoksa teknik taraf hazır olsa bile iş ilerlemez.
Ne yapmalı: Kurulum başlamadan bir sahip belirleyin. Soruları cevaplayacak ve karar verecek tek bir kişi olsun.
Kurulumun geçtiği aşamalar
Süre yerine aşamalara bakmak daha sağlıklı bir ölçüdür. Her aşamanın kendi çıktısı vardır ve o çıktı görülmeden sonrakine geçilmez.
Birinci aşama: sürecin çıkarılması
Kim ne zaman ne yapıyor, hangi bilgi nereye gidiyor, hangi durumlarda farklı davranılıyor. Bu aşamanın çıktısı yazılı bir süreç haritasıdır. Haritasız başlanan kurulumlar sonradan baştan yapılır.
İkinci aşama: kurulum
Sistemin kendisi burada kurulur. Tetikleyici tanımlanır, adımlar bağlanır, koşullar yazılır, istisna yolu açılır. Bu aşama teknik olarak en yoğun kısımdır ama genelde en tahmin edilebilir olanıdır.
Üçüncü aşama: paralel çalışma
Sistem çalışır ama eski yöntem de durur. İkisi bir süre yan yana yürür. Amaç sistemin gerçek veriyle nasıl davrandığını görmektir. Bu aşamada beklenmedik girdiler ortaya çıkar ve düzeltilir.
Bu aşamayı atlamak cazip gelir, çünkü iki kez iş yapılıyormuş gibi görünür. Ama atlanırsa ilk hata canlıda yaşanır ve güven kaybı olur.
Dördüncü aşama: devir
Eski yöntem bırakılır. Ekip sistemi kullanmaya başlar. Bu aşamada eğitim, yetki tanımı ve "bir şey ters giderse ne yapılacak" bilgisi verilir.
Beşinci aşama: olgunlaşma
Sistem çalışırken yeni durumlar çıkar. Bir müşteri formu farklı doldurur, bir tedarikçi biçim değiştirir. Bu düzeltmeler normaldir ve bir süre devam eder. Sonrasında sistem durulur.
İlk fayda ne zaman görülür?
İlk gözle görülür fayda genellikle üçüncü aşamada, paralel çalışma sırasında ortaya çıkar. Sistem henüz devredilmemiştir ama işin bir kısmını üstlenmeye başlamıştır.
Burada dikkat edilmesi gereken bir yanılgı var: ilk fayda zaman tasarrufu olmayabilir. Paralel çalışma sırasında ekip hâlâ iki iş birden yapıyordur. İlk fark genelde başka yerde görülür:
- Unutulan iş sayısı azalır. Hatırlatma sistemi devrede olduğu için takip düşmez.
- Aramak için harcanan süre kısalır. Bilgi tek yerdedir.
- Yanıt gecikmesi düşer. Gelen mesaj doğru kişiye kendiliğinden ulaşır.
- Aynı bilgiyi iki kez girme ihtiyacı ortadan kalkar.
Asıl zaman tasarrufu devirden sonra hissedilir, çünkü o noktada eski yöntem bırakılmış olur.
İşler yolunda gidiyor mu? Bakılacak işaretler
Kurulum sürerken ilerlemenin ölçülebilmesi gerekir. Aşağıdakiler iyi gidildiğini gösterebilir:
- Her aşamanın somut bir çıktısı var ve o çıktı görülebiliyor.
- Ortaya çıkan istisnalar not ediliyor ve kararı veriliyor, biriktirilmiyor.
- Ekipten en az bir kişi sistemi kendi başına kullanabiliyor.
- Sorular azalıyor. İlk günlerde çok soru normaldir, azalmıyorsa bir şey anlaşılmamıştır.
- Kurulum sırasında sürecin kendisinde de iyileşme oluyor. Gereksiz adımlar görünür hale gelir.
Duraklama işaretleri
Şunlar görülüyorsa süreç tıkanmış olabilir:
- Aynı karar birkaç kez konuşuluyor ama verilmiyor.
- "Şunu da ekleyelim" istekleri kurulum sırasında birikiyor ve kapsam büyüyor.
- Test edilecek bir şey var ama kimse test etmiyor.
- Ekip sistemi görmedi, sadece yöneticiler biliyor.
- İstisnalar çıkıyor ama kayıt altına alınmıyor.
Bu işaretlerin çoğu teknik değil, örgütsel. Çözümleri de teknik değildir. Otomasyon projelerinin neden tıkandığını ayrıntılı olarak otomasyon projelerinin başarısızlık nedenleri yazısında ele almıştık.
Araç seçiminin süreye etkisi
Hazır bir paket kurmak, sıfırdan geliştirmekten hızlıdır ama süreçle uyuşmadığında süreç araca uydurulmaya çalışılır ve zaman orada kaybedilir. Özel kurulum daha uzun sürer ama süreci olduğu gibi karşılar.
Doğru seçim süreci kısaltabilir, yanlış seçim toplam süreyi uzatabilir. Bu karar için özel yazılım mı hazır paket mi yazısındaki ölçütler işinize yarayabilir.
Nasıl çalışıyoruz
Kurulum öncesinde süreci birlikte çıkarıyoruz ve aşamaları baştan konuşuyoruz. Hangi aşamanın çıktısı ne olacak, hangi kararı kim verecek, ne zaman paralel çalışmaya geçilecek.
Süre için tek bir rakam vermiyoruz. Bunun yerine aşama aşama ilerliyoruz ve her aşamanın sonunda nerede olduğumuzu birlikte görüyoruz. Bir aşama beklediğinden uzun sürüyorsa sebebini söylüyoruz.
Sık Sorulan Sorular
Kurulum sırasında günlük işler aksar mı?
Kurulumun kendisi günlük işi durdurmaz, çünkü mevcut yöntem çalışmaya devam eder. Ekipten zaman isteyen kısım süreç çıkarma ve test aşamalarıdır: soruları cevaplamak, örnek vakaları göstermek, çıkanı denemek. Bu iş yoğun günlere denk gelirse kurulum bekler, o yüzden takvimi baştan konuşmak yerinde olur.
Sistem devredildikten sonra bakım gerekir mi?
Evet, ama şeklini bilmek gerekir. Bağlandığı servisler zaman zaman değişir, gelen veri biçimi farklılaşabilir, işletmenin süreci gelişir. Bunlar arıza değil, olağan bakımdır. Kurulum sırasında kimin bakacağı ve bir şey ters gittiğinde nereye başvurulacağı yazılı olmalıdır.
İkinci bir süreci ne zaman otomatikleştirmeliyim?
İlk sistem devredilip ekip onu kendi başına kullanmaya başladıktan sonra. Ölçüt takvim değil davranıştır: ekip eski yönteme dönmüyorsa ve sorular azalmışsa sıradaki sürece geçilebilir. İki kurulumu üst üste bindirmek ikisini birden yavaşlatabilir.
Kurulum yarıda kalırsa elimde ne kalır?
Bu, kurulumun hangi aşamada durduğuna bağlıdır. Süreç haritası çıkarıldıysa o belge işletmede kalır ve tek başına değerlidir; hangi araçla çalışırsanız çalışın kullanılabilir. Sistem tarafında ise kurulan akışların ve verinin size teslim edilip edilmeyeceği sözleşmede yazılı olmalıdır.
Ekipten kim, ne kadar zaman ayırmalı?
İşi günlük olarak yapan kişi ile karar verebilen kişi. Birincisi süreci en iyi bilendir, ikincisi istisnalar çıktığında yön verendir. Bu ikisi aynı kişi olabilir. Ayrılacak zaman kurulum boyunca sabit değildir: süreç çıkarma ve test aşamalarında yoğunlaşır, kurulum aşamasında azalır.
Süreciniz İçin Aşamaları Birlikte Çıkaralım
Kurulum önermeden önce sürecinizi konuşuyor, aşamaları ve her aşamanın çıktısını baştan belirliyoruz.
💬 WhatsApp'tan Teklif AlSonuç
"Ne kadar sürer" sorusunun cevabı işletmeden işletmeye değişir ve bunu belirleyen şey teknoloji değildir. Sürecin ne kadar tanımlı olduğu, kaç istisna barındırdığı, verinin nerede durduğu ve işi kimin sahiplendiği toplam süreyi belirler.
Bu yüzden takvim yerine aşamalara bakmak daha sağlıklıdır. Her aşamanın somut bir çıktısı olsun, o çıktı görülmeden sonrakine geçilmesin. Böylece hem nerede olduğunuzu bilirsiniz hem de tıkanma erken fark edilir.
Sorularınız mı var? WhatsApp'tan Teklif Al veya Telegram üzerinden bize ulaşın.