Otomasyon Projeleri Neden Başarısız Olur?

Bir işletme sahibi düşünün: aylarca araştırmış, bir otomasyon kurmuş, ekibine duyurmuş. Birkaç hafta sonra herkes yine eski yöntemine dönmüş. Sistem çalışıyor ama kimse kullanmıyor. Böyle bir tablo hiç de nadir değil.

İnternette otomasyonun ne kadar faydalı olduğunu anlatan sayısız yazı var. Bizim sitemizde de sektör sektör bunları anlatan yazılar bulunuyor. Ama bir konu neredeyse hiç konuşulmuyor: otomasyon projeleri neden tutmaz?

Bu yazı onun üzerine. Sattığımız şeyin sınırlarını anlatmak tuhaf gelebilir, ama tersini yapmak daha pahalıya mal oluyor. Çünkü yanlış kurulmuş bir otomasyon, hiç kurulmamış olandan daha çok zaman yiyor.

Sorun genellikle teknolojide değil

Otomasyon tıkandığında ilk suçlanan araç olur. Oysa araçlar bugün oldukça olgun. Tıkanmanın kaynağı çoğunlukla teknolojiden önceki aşamada, yani sürecin kendisinde saklıdır.

En sık karşılaşılan tıkanma noktaları

Süreç yazıya dökülmeden başlanması

Bir işletmede aynı işi iki kişi iki farklı şekilde yapıyor olabilir. Bu, insanlar çalışırken sorun çıkarmaz; herkes kendi yöntemini bilir. Ama otomasyon tek bir yöntem ister. Süreç önceden yazıya dökülmediğinde, kurulum sırasında "aslında biz bunu böyle yapmıyorduk" cümlesi çıkar ve iş baştan başlar.

Buradaki çare basit ama atlanıyor: otomatikleştirilecek süreç, kurulumdan önce adım adım yazılmalı. Kim ne zaman ne yapıyor, hangi bilgi nereye gidiyor. Bu liste çıkarıldığında çoğu zaman süreçteki gereksiz adımlar da görünür hale gelebilir.

En karmaşık işten başlanması

İnsan doğal olarak en çok acıtan yerden başlamak ister. Ama en çok acıtan yer genellikle en karmaşık olandır: çok kişinin dahil olduğu, çok istisnası bulunan, çok sistemle konuşan bir süreç. Orası ilk kurulum için zorlu bir yerdir.

Küçük ve sınırlı bir süreçle başlamak daha sağlam bir yol olabilir. Randevu hatırlatması, gelen mesajın doğru kişiye yönlendirilmesi, tekrar eden bir raporun hazırlanması gibi. Küçük bir alan çalıştığında ekip sisteme güvenmeye başlar; güven oluştuktan sonra karmaşık alanlara geçmek kolaylaşabilir.

Ekibin sürecin dışında bırakılması

Otomasyon çoğu zaman yönetim katında kararlaştırılır ve ekibe hazır halde sunulur. Ekip bunu iki şekilde okuyabilir: ya "işimi kolaylaştıracak bir araç" ya da "beni izleyen bir sistem". Hangisini düşündükleri, kurulumun sonucunu doğrudan etkiler.

Sisteme veri girecek olan, çıktıyı kullanacak olan, hata olduğunda ilk fark edecek olan ekiptir. Onlara sürecin başında sorulması, sonunda ikna edilmeye çalışılmasından daha az emek gerektirir.

Kurulumun bitiş sanılması

Bir otomasyon kurulduğunda iş bitmez. Gerçek kullanım her zaman kurulum senaryosundan farklıdır: beklenmedik bir mesaj biçimi gelir, bir müşteri formu yarım doldurur, bir tedarikçi başka bir formatta veri gönderir. Bunlar hata değil, normal işleyiştir.

Kurulumdan sonraki ilk dönemde sistemi izleyen, aksayan yerleri düzelten biri yoksa, ekip ilk aksaklıkta eski yöntemine dönebilir. Ve bir kez dönüldüğünde geri gelmek zorlaşır.

Ne olduğunun ölçülmemesi

"İşe yaradı mı" sorusuna his ile cevap verilirse tartışma bitmez. Kurulumdan önce neyin ölçüleceğine karar vermek gerekir: kaç mesaj yanıtsız kalıyordu, kaç randevu unutuluyordu, bir teklifin hazırlanması hangi adımlardan geçiyordu.

Bu ölçüm karmaşık olmak zorunda değil. Önemli olan, kurulum öncesi durumun bir yerde yazılı olması. Aksi halde iyileşme olsa bile kimse fark etmeyebilir.

Otomasyonun uygun olmadığı durumlar

Her süreç otomasyona uygun değildir. Şu durumlarda beklemek daha doğru olabilir:

• Süreç sık sık değişiyorsa. Henüz oturmamış, her ay biçim değiştiren bir işi otomatikleştirmek, sürekli yeniden kurulum anlamına gelir. Önce sürecin durulması beklenebilir.
• İş nadiren yapılıyorsa. Çok seyrek tekrarlanan bir işlem için kurulum emeği kendini karşılamayabilir.
• Her vaka gerçekten kendine özgüyse. Otomasyon tekrar eden desenlerle çalışır. Hiçbir iki durumun birbirine benzemediği işlerde katkısı sınırlı kalabilir.
• Veri hiç yoksa. Kayıt tutulmayan bir alanda otomasyon kuracak zemin bulunmaz. Önce kayıt düzeninin oturması gerekir.

Bunları söylemek satış açısından tuhaf görünebilir. Ama uygun olmayan bir yere kurulan sistem kimseye yaramaz; işletme parasını, kuran taraf ise itibarını kaybeder.

Başlamadan önce sorulabilecek sorular

Bir otomasyon görüşmesine girmeden önce şu soruların cevabı elinizde olursa, hem süreç hızlanabilir hem de yanlış bir kuruluma girme ihtimali azalır:

• Bu süreci bugün kim yapıyor ve hangi adımlardan geçiyor?
• Süreç herkeste aynı şekilde mi işliyor, yoksa kişiye göre değişiyor mu?
• Hangi bilgi nerede tutuluyor? Tek yerde mi, dağınık mı?
• İstisnalar neler? Süreç en çok nerede bozuluyor?
• Kurulumdan sonra sistemi kim izleyecek?
• Başarıyı neye bakarak anlayacağız?

Bu soruların bazılarına cevap verememek sorun değil. Cevabın bulunmaması da bir bilgidir; hangi alanın önce düzenlenmesi gerektiğini gösterebilir.

Nasıl çalışıyoruz

Kılman Bilişim olarak kurulum öncesinde süreci birlikte çıkarmayı tercih ediyoruz. Uygun görmediğimiz bir alanda kurulum önermiyoruz; bunun yerine hangi hazırlığın yapılması gerektiğini söylüyoruz. Kurulumdan sonra da sistemin gerçek kullanımda nasıl davrandığını izliyor, aksayan noktaları düzeltiyoruz.

Bu yaklaşım daha yavaş görünebilir. Ama bir kez doğru kurulan sistem, ekibin güvenini kazandığı için kalıcı olabiliyor.

Sık Sorulan Sorular