Del registro a mano al informe mensual

Un registro llevado a mano suele cambiar de manos varias veces antes de convertirse en un informe mensual: se lee un valor, se escribe en papel, se introduce en un sistema y, a fin de mes, otra persona vuelve a leer esas hojas y las pasa a Excel. Los errores no suelen nacer en la medición, sino en estos traspasos. La forma de acortar la cadena es, primero, simplificar lo que el informe necesita de verdad y, después, registrar el valor una sola vez y de forma legible en el lugar donde se lee por primera vez. La recopilación puede dejarse en manos de un programa; la valoración y la decisión siguen siendo de las personas.

Este artículo está escrito desde el punto de vista de alguien que lleva 11 años trabajando en la operación de subestaciones de alta tensión y 5 años desarrollando software para empresas. En la subestación, leer los valores a cada hora en punto e introducirlos a mano en el sistema y, a fin de mes, preparar en Excel la tabla mensual MAX-MIN a partir de los registros diarios escritos a mano por los demás técnicos forma parte habitual del trabajo. A continuación no hay detalles de la instalación; solo un patrón de trabajo que también puede encontrar en una pequeña empresa.

Lectura horaria, letra a mano y fin de mes: el viaje de un informe

En una subestación, el camino hacia el informe empieza así: a cada hora en punto se leen y se anotan los valores de medida. Esos mismos valores se introducen también a mano en el sistema de registro del ordenador. A lo largo del día, distintos técnicos hacen este trabajo; cada uno escribe con su propia letra y a su manera. Cuando termina el mes, alguien se sienta, reúne todos los registros diarios de ese mes y calcula en Excel el punto más alto y el más bajo de cada valor dentro del mes, es decir, la tabla MAX-MIN.

Al contar este viaje paso a paso, la imagen se aclara. Un valor lo lee primero un par de ojos, lo escribe en papel una mano y se introduce en el sistema desde un teclado. A fin de mes, otro par de ojos vuelve a leer ese papel y otra mano lo pasa a Excel. El mismo número se ha escrito al menos tres veces y se ha leído dos. Cada escritura y cada lectura es un momento en el que el valor puede cambiar un poco.

Esta cadena no es exclusiva de las subestaciones. Una tienda que anota el arqueo de caja del día en un cuaderno, una administración de fincas que copia las lecturas de contadores en un formulario o un taller que escribe las cantidades producidas en una pizarra pueden seguir el mismo camino: primero papel, después una hoja de cálculo y, a fin de mes, un informe.

Aquí conviene aclarar una diferencia. El artículo ¿Por qué anoto lo mismo dos veces? describe cómo la misma información se introduce en paralelo en dos programas distintos. El tema de este artículo es la cadena que recorre un valor del papel a la hoja de cálculo, desde el momento en que se lee hasta que llega al informe mensual, y cómo esa cadena puede romperse en cada eslabón.

Dónde nacen los errores al pasar del papel a Excel

Un error de traspaso no suele venir del descuido, sino del propio papel. Quien prepara la tabla a fin de mes no puede preguntar en ese momento a la persona que escribió el registro; la única fuente que tiene es el papel. Estos son los puntos donde los errores aparecen con más frecuencia.

Letra difícil de leer

En una cifra escrita con prisa se pueden confundir el uno y el siete, el cero y el seis, el cuatro y el nueve. Para quien la escribió el registro es claro, porque sabe lo que puso. Quien lo lee a fin de mes tiene que adivinar. Una vez que una cifra adivinada entra en la tabla, parece un valor correcto.

Filas y columnas desplazadas

En un formulario diario largo, la vista puede bajar una fila sin querer. El valor de una hora puede acabar en la celda de la hora vecina y el valor de una medida en la columna de la medida de al lado. La cifra se leyó bien, pero se colocó en el lugar equivocado. Este error no se nota a primera vista, porque el valor parece razonable.

Separador decimal y unidad

En el papel, una coma, un punto y a veces una mancha de tinta se parecen. Una persona puede haber anotado un valor en una unidad y otra en otra distinta. Excel no puede saber esta diferencia; acepta como número lo que se escribe y puede elegir el valor más alto o más bajo a partir de ese número erróneo.

La hora en blanco

En un momento de mucho trabajo puede saltarse la lectura de una hora o dejarse en blanco para añadirla después. A fin de mes, quien se encuentra con la celda vacía tiene que decidir si la deja vacía, si la estima a partir de los valores vecinos o si pregunta a quien escribió el registro. Cada opción puede llevar el informe en una dirección distinta.

Por qué la tabla MAX-MIN lleva tanto tiempo una vez al mes

A primera vista, la tabla MAX-MIN es una tarea sencilla: se busca el punto más alto y el más bajo de cada valor dentro del mes. En Excel esto se hace con una fórmula. Lo que lleva tiempo no es la fórmula, sino reconstruir a partir del papel la tabla sobre la que la fórmula puede trabajar. Hay varias razones:

• El trabajo se acumula a fin de mes: los registros diarios esperan en papel todo el mes y el traspaso se hace de una sentada. Cuando los registros de un mes entero llegan de golpe, el cansancio puede traer errores consigo.
• Cada página es una letra distinta: quien lee tiene que acostumbrarse de nuevo, en cada página, a los hábitos de quien escribió.
• La duda solo se aclara preguntando: ante una cifra ilegible hay que preguntar a quien la escribió; puede que esa persona no esté trabajando ese día.
• El valor ya se introdujo una vez: en el ejemplo de la subestación, los valores horarios ya se introducen a mano en el sistema, pero la tabla mensual se sigue construyendo a partir de los registros en papel. El mismo trabajo se hace dos veces y, cuando los dos registros no coinciden, hay que investigar aparte cuál es el correcto.
• La revisión también es manual: para ver si la tabla traspasada coincide con el papel, hay que repasar las mismas páginas otra vez. Si se omite la revisión, el error entra en el informe; si se hace, el trabajo se alarga.

Al final, el informe es una tabla corta, pero para llegar a él hay que volver a escribir todos los registros del mes. Como el informe se prepara una vez al mes, esta carga cae cada mes sobre la misma persona.

Primero simplificar: qué valores entran de verdad en el informe

Antes de llevar la cadena a un programa, hay que hacerse esta pregunta: ¿para quién y para qué decisión se prepara este informe? Una rutina en papel crece con los años; una columna que en su día fue necesaria puede seguir rellenándose a diario aunque ya nadie la mire. Trasladar a un programa una rutina desordenada tal como está arrastra también los pasos innecesarios.

Estas preguntas ayudan a simplificar:

• Quién lee el informe: ¿llega a un responsable o se queda en una carpeta? Una columna sin lector puede salir de la carga de recopilación.
• Qué decisión se apoya en este informe: ¿un plan de mantenimiento, una evaluación de capacidad, una revisión de facturas? Cuando la decisión está clara, los valores necesarios también lo están.
• Qué valor entra en el informe y cuál se queda en el registro: cada lectura horaria puede quedarse en el registro; al informe suelen ir solo el valor más alto y el más bajo y el momento en que se vieron.
• El tiempo también es un valor: el día y la hora en que se vio el valor más alto aportan tanta información como el propio valor. Es la información que con más facilidad se pierde al pasar del papel.
• En cuántos sitios escribe el mismo valor: si el papel, el sistema y Excel guardan el mismo número, se decide desde el principio cuál de ellos será el registro principal.

Este paso no necesita software. Una hoja de papel y una conversación breve con la persona que usa el informe pueden bastar para decidir qué se va a registrar. La lista resultante marca el marco del paso siguiente, es decir, cómo se llevará el registro.

Escribir la lectura una vez: registro en el origen

El eslabón más débil de la cadena es que el mismo valor se escriba más de una vez. Registrar en el origen significa escribir el valor una sola vez, de forma legible y en el campo correcto, en el lugar donde se lee por primera vez. Todos los que vienen después leen ese registro; nadie lo vuelve a escribir.

Para ello puede no hacer falta un sistema grande. Lo importante es que el registro cumpla unas pocas reglas:

• Campos fijos: cada valor tiene su propio campo con nombre. Como el valor se escribe en ese campo y no en una fila, desplazarse de fila resulta más difícil.
• Fecha y hora automáticas: el momento del registro no se escribe a mano; se rellena en el instante de registrar.
• Unidad fija: la unidad aparece junto al campo; quien registra solo introduce el número.
• Aviso de rango razonable: si el valor queda fuera del rango esperado para esa medida, aparece un aviso al registrar. El aviso no detiene el registro; pregunta a quien escribe si leyó bien el valor.
• El nombre de quien escribe: si a fin de mes un valor genera dudas, está claro a quién preguntar.
• El motivo de un campo vacío: si no se pudo hacer una lectura, el campo no se deja vacío en silencio, sino que se marca con una nota breve.

Si el equipo de medida puede entregar los datos por sí mismo, la lectura puede dejar de depender de las personas; esto no es posible en todas partes y tampoco tiene que ser el primer paso. El papel también tiene su sitio: cuando se corta la electricidad o la conexión, puede llevarse un formulario en papel como respaldo. La diferencia es esta: el papel ya no es el registro principal, sino un respaldo, y se introduce una vez en el sistema cuando vuelve la conexión.

Excel en sí no es contrario a este enfoque. Una tabla compartida, con campos bloqueados y reglas de validación, es un paso importante respecto al papel. Los criterios del artículo Seguimiento de clientes en Excel: ¿cuándo no basta?, que explica con una lista de clientes cuándo Excel deja de ser suficiente, también pueden orientar una tabla de registro.

Recopilar el informe de forma automática y dejar la decisión a las personas

Cuando los valores se registran en el origen y en campos ordenados, la tabla mensual MAX-MIN deja de ser un trabajo de volver a escribir y pasa a ser una consulta. A partir de los registros acumulados durante el mes, un programa puede recopilar el punto más alto y el más bajo de cada valor junto con el momento en que se produjo. El informe tampoco tiene que esperar al fin de mes; cualquier día del mes puede verse la tabla hasta esa fecha.

Aquí hay que trazar la línea en el lugar correcto. El programa recopila, ordena y muestra el valor que llama la atención; la valoración y la decisión corresponden a las personas. Cuando un valor sale de lo esperado, es quien conoce la instalación quien distingue si se trata de un error de lectura, de un problema del equipo o de un cambio real de carga. Con la decisión sobre la maniobra que se realiza en una subestación ante una avería para que el corte dure poco ocurre lo mismo: el registro y la pantalla ayudan, la decisión es de la persona que está en el lugar. En una pequeña empresa no es distinto; un informe puede mostrar un aviso, pero qué hacer ante ese aviso lo decide quien conoce el trabajo.

La misma lógica puede aplicarse a otros informes. Por ejemplo, el seguimiento en cada periodo del cargo por energía reactiva en la factura de la luz también es una cadena de valores; el artículo ¿Cómo se controla la penalización por reactiva? explica por qué el seguimiento manual cuesta mantenerlo y qué contiene un informe de periodo.

Lista de control para encontrar la misma cadena en su empresa

Puede hacerse las preguntas siguientes para cualquier informe mensual de su empresa: caja, existencias, producción, contadores o ventas. Cuantas más respuestas sean «sí», más larga es la cadena y más puede valer la pena acortarla.

Unos cuantos «sí» en esta lista no significan que haya que pasar enseguida a un programa. El primer paso suele ser la simplificación descrita más arriba. Una vez claros el lugar y la forma del registro, puede hablarse de cómo automatizar la recopilación.

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