手書きの記録から月次報告へ：変電所の教訓

手で付けた記録は、月次報告になるまでにたいてい何度も人の手を渡ります。値を読み、紙に書き、システムに入力し、月末には別の人がその紙を読み直してExcelに打ち込みます。ミスの多くは測定のときではなく、この受け渡しの中で生まれます。この連鎖を短くするには、まず報告に本当に必要なものを整理して絞り込み、次に値を最初に読む場所で、一度だけ、読みやすく記録することです。集計はソフトウェアに任せることができますが、判断と決定は人に残ります。

この記事は、高圧変電所の運転業務に11年携わり、企業向けのソフトウェア開発に5年取り組んでいる人の視点で書いています。変電所では、毎正時に値を読んで手でシステムに入力し、月末にはほかの技術者が手書きした日々の記録からExcelで月次のMAX-MIN表を作ることが、仕事のごく普通の一部です。以下には設備そのものの詳細はありません。小さな会社でも出会うことのある仕事のパターンだけを書いています。

毎時の検針、手書きの文字、そして月末：一つの報告がたどる道

変電所で報告に至る道は、次のように始まります。毎正時に計測値を読み、書き留めます。同じ値をパソコンの記録システムにも手で入力します。一日のうちにこの作業を担当するのは複数の技術者で、それぞれが自分の字で、自分のやり方で書きます。月が終わると誰かが席に着き、その月の日々の記録をすべて手元に集めて、Excelで各値の月内の最も高い点と最も低い点、つまりMAX-MIN表を作ります。

この道のりを一歩ずつ数えると、全体像がはっきりします。一つの値はまず一人の目で読まれ、一人の手で紙に書かれ、一台のキーボードからシステムに入力されます。月末には別の人の目がその紙を読み直し、別の人の手がExcelに打ち込みます。同じ数字が少なくとも三回書かれ、二回読まれたことになります。書くたび、読むたびに、値が少し変わってしまう可能性があります。

この連鎖は変電所に限った話ではありません。一日の締めのレジ金額をノートに書く店、メーターの検針値を用紙に写す建物の管理事務所、生産数をホワイトボードに書く作業場も、同じ道をたどることがあります。まず紙、次に表、月末に報告です。

ここで一つの区別をはっきりさせておきます。同じことを二度入力していませんかという記事は、同じ情報を二つの別々のプログラムに並行して入力する問題を扱っています。この記事のテーマは、一つの値が読まれた瞬間から月次報告に届くまでに紙から表へと移っていく連鎖と、その連鎖がどの輪でどのように切れうるかです。

紙からExcelに転記するとき、ミスはどこで生まれるか

転記ミスは、不注意よりも紙そのものから生まれることがよくあります。月末に表を作る人は、その場で記録を書いた人に質問できません。手元にある唯一の資料は紙です。ミスが最もよく生まれるのは次のような場所です。

読みにくい文字

急いで書いた数字では、一と七、零と六、四と九が見分けにくくなることがあります。書いた本人にとって記録は明らかです。何を書いたか知っているからです。しかし月末に読む人は推測するしかありません。推測した数字が一度表に入ると、それは正しい値のように見えてしまいます。

ずれた行と列

長い日報の用紙では、目が一行下にずれることがあります。ある時刻の値が隣の時刻のセルに、ある計測の値が隣の計測の列に書き込まれることがあります。数字は正しく読めているのに、場所を間違えて置かれたのです。値がもっともらしく見えるため、このミスは一見しただけでは気づかれません。

小数点と単位

紙の上では、コンマとピリオド、ときにはインクのしみが互いに似て見えます。ある人はある単位で値を書き、別の人は別の単位で書いたかもしれません。Excelにはこの違いがわかりません。入力されたものをそのまま数値として受け取り、その誤った数値から最高値や最低値を選んでしまうことがあります。

空いたままの時刻

忙しいときには、ある時刻の検針が抜けたり、あとで書き足すつもりで空欄のままにされたりします。月末に空のセルに出会った人は、空のままにするか、前後の値から推定するか、記録を書いた人に聞くかを決めなければなりません。どれを選ぶかによって、報告が別の方向へ引っ張られることがあります。

MAX-MIN表はなぜ月に一度これほど時間がかかるのか

一見すると、MAX-MIN表は簡単な作業です。各値の月内の最も高い点と最も低い点を見つければよいのです。Excelでは一つの数式でできます。時間がかかるのは数式ではなく、数式が計算できる表を紙から組み直す作業です。これにはいくつかの理由があります。

• 作業が月末にたまる：日々の記録は一か月間紙のまま置かれ、転記は一度にまとめて行われます。丸一か月分の記録が一度に目の前に来ると、疲れがミスを連れてくることがあります。
• ページごとに筆跡が違う：読む人はページごとに、書いた人の癖にあらためて慣れなければなりません。
• あいまいな点は聞くことでしか解けない：読めない数字は書いた人に聞く必要がありますが、その人はその日勤務していないかもしれません。
• 値はすでに一度入力されている：変電所の例では、毎時の値はすでにシステムに手で入力されているのに、月次の表は今も紙の記録から作られています。同じ作業を二度しているうえ、二つの記録が合わないときには、どちらが正しいかを別に調べる必要があります。
• 確認も手作業：転記した表が紙と合っているかを見るには、同じページをもう一度見直す必要があります。確認を飛ばせばミスが報告に入り、確認すれば作業が長くなります。

結局、報告そのものは短い表ですが、そこにたどり着くにはその月の記録をすべて書き直す必要があります。報告は月に一度作るものなので、この負担は毎月同じ人のところに回ってきます。

まず絞り込む：本当に報告に入る値はどれか

連鎖をソフトウェアに移す前に問うべきことがあります。この報告は誰のために、どんな決定のために作るのか、ということです。紙のやり方は年を追うごとに膨らみます。かつては必要だった列が、もう誰も見ていないのに毎日書き込まれ続けていることがあります。雑然としたやり方をそのままソフトウェアに移すと、不要な手順も一緒に移ってしまいます。

絞り込むには次の問いが役立ちます。

• 報告を読むのは誰か：管理者のもとに届くのか、それともファイルに綴じられたままなのか。読む人のいない列は、集計の負担から外すことができます。
• この報告に基づく決定は何か：保守計画なのか、容量の評価なのか、請求書の確認なのか。決定がはっきりすれば、必要な値もはっきりします。
• どの値が報告に入り、どの値が記録に残るのか：毎時の検針値は記録に残しておけます。報告に入るのは多くの場合、最高値と最低値、そしてそれが現れた時刻だけです。
• 時刻も一つの値：最高値が何日の何時に現れたかは、値そのものと同じだけの情報を持っています。紙から転記するときに最も失われやすいのが、この情報です。
• 同じ値を何か所に書いているか：紙、システム、Excelが同じ数字を持っているなら、そのうちどれを正となる記録にするかを最初に決めておきます。

この段階にソフトウェアはいりません。紙一枚と、報告を使う人との短い話し合いで、何を記録するかを決められることがあります。こうしてできた一覧が、次の段階、つまり記録をどう付けるかの枠組みになります。

読んだ値は一度だけ書く：発生源での記録

連鎖の中で最も弱い輪は、同じ値が二度以上書かれることです。発生源で記録するとは、値を最初に読む場所で、一度だけ、読みやすく、正しい欄に書くということです。そのあとの人は皆その記録を読むだけで、誰も書き直しません。

そのために大きなシステムが要るとは限りません。大切なのは、記録がいくつかの決まりを備えていることです。

• 決まった欄：値ごとに名前の付いた専用の欄があります。値を行ではなくその欄に書くので、行のずれが起こりにくくなります。
• 自動の日付と時刻：記録の時刻は手で書かず、記録した瞬間に自動で入ります。
• 決まった単位：単位は欄の横に書かれていて、記録する人は数字だけを入力します。
• 妥当な範囲の警告：値がその計測で想定される範囲を外れていると、記録中に警告が出ます。警告は記録を止めるものではなく、書く人に値を正しく読んだかを尋ねるものです。
• 記録した人の名前：月末にある値に疑問が出たとき、誰に聞けばよいかがはっきりしています。
• 空欄の理由：検針ができなかった場合、欄を黙って空けておくのではなく、短いメモで印を付けます。

計測機器が自分でデータを出せるなら、検針の作業を人の手から離すこともできます。ただし、どこでもできるわけではなく、最初の一歩である必要もありません。紙にも居場所があります。停電や通信の途絶のときには、紙の用紙を予備として付けておけます。違いは、紙がもはや正となる記録ではなく予備であり、通信が戻ったら一度だけシステムに入力されるという点です。

Excel自体がこのやり方と対立するわけではありません。共有の表で欄をロックし、入力規則を設ければ、紙からは大きな一歩です。顧客リストを例にExcelがいつ足りなくなるかを説明したエクセルの顧客管理はいつ限界を迎えるかの判断基準は、記録用の表にも参考になります。

報告は自動で集め、決定は人に残す

値が発生源で、整った欄に記録されるようになると、月次のMAX-MIN表は書き直しの作業ではなく、問い合わせの一つに変わります。一か月の間に積み重なった記録から、各値の最も高い点と最も低い点を、それが現れた時刻とともにソフトウェアが集めることができます。報告が月末を待つ必要もありません。その月のどの日でも、その日までの表を見ることができます。

ここでは線を正しい位置に引く必要があります。ソフトウェアは集め、並べ替え、目立つ値を示します。判断と決定は人が行います。値が想定を外れたとき、それが検針の誤りなのか、機器の不具合なのか、本当の負荷の変化なのかを見分けるのは、現場を知る人です。変電所で故障が起きたときに停電時間を短く抑えるために行う切り替え操作の判断も同じです。記録と画面は助けになりますが、決定は現場にいる人のものです。小さな会社でも変わりません。報告は警告を示すことができますが、その警告を受けて何をするかは、仕事を知る人が決めます。

同じ考え方は、ほかの報告にも当てはめられます。たとえば電気料金の請求書にある無効電力に関わる料金を期間ごとに確認することも、値の連鎖です。電気料金の無効電力料金はどう管理する？の記事では、手作業での追跡がなぜ続けにくいのか、期間ごとの報告に何が含まれるのかを説明しています。

自社で同じ連鎖を見つけるためのチェックリスト

次の問いは、会社のどの月次報告にも当てはめることができます。レジ、在庫、生産、メーター、売上などです。「はい」が多いほど連鎖は長く、短くする価値があるかもしれません。

この一覧で「はい」がいくつか出たからといって、すぐにソフトウェアへ移る必要があるわけではありません。最初の一歩は多くの場合、上で述べた絞り込みです。記録の場所と形が決まってから、集計をどう自動化するかを話し合うことができます。

よくある質問