Elle Tutulan Kayıttan Aylık Rapora: Trafodan Ders

Elle tutulan bir kayıt aylık rapora dönüşene kadar çoğu zaman birkaç el değiştirir: değer okunur, kâğıda yazılır, bir sisteme girilir, ay sonunda başka biri o kâğıtları yeniden okuyup Excel'e aktarır. Hata çoğunlukla ölçümde değil, bu el değiştirmelerde doğar. Zinciri kısaltmanın yolu önce raporun gerçekten neye ihtiyaç duyduğunu sadeleştirmek, sonra değeri ilk okunduğu yerde bir kez ve okunaklı biçimde kayda geçirmektir. Toplama işi yazılıma bırakılabilir; değerlendirme ve karar insanda kalır.

Bu yazı, 11 yıldır yüksek gerilim trafo merkezlerinde işletmede çalışan ve 5 yıldır işletmeler için yazılım geliştiren birinin gözünden yazıldı. Trafoda her saat başı değerleri okuyup sisteme elle girmek, ay sonunda da diğer teknisyenlerin günlük el yazısı kayıtlarından aylık MAX-MİN tablosunu Excel'de çıkarmak işin olağan bir parçası. Aşağıda tesise ait ayrıntılar yok; yalnızca küçük bir işletmede de karşınıza çıkabilecek iş deseni var.

Saatlik okuma, el yazısı ve ay sonu: bir raporun yolculuğu

Bir trafo merkezinde rapora giden yol şöyle başlar: her saat başı ölçü değerleri okunur ve not edilir. Aynı değerler bilgisayardaki kayıt sistemine de elle girilir. Gün boyunca bu işi farklı teknisyenler yapar; her biri kendi el yazısıyla, kendi alışkanlığıyla yazar. Ay bitince biri oturur, o ayın bütün günlük kayıtlarını önüne alır ve her değerin ay içindeki en yüksek ve en düşük noktasını, yani MAX-MİN tablosunu Excel'de çıkarır.

Bu yolculuğu adım adım sayınca tablo netleşir. Bir değer önce bir göz tarafından okunur, bir el tarafından kâğıda yazılır, bir klavyeden sisteme girilir. Ay sonunda başka bir göz o kâğıdı yeniden okur, başka bir el onu Excel'e yazar. Aynı sayı en az üç kez yazılmış, iki kez okunmuştur. Her yazış ve her okuyuş, değerin biraz değişebileceği bir andır.

Bu zincir trafoya özgü değildir. Gün sonu kasa sayımını deftere yazan bir dükkân, sayaç okumasını forma işleyen bir apartman yönetimi, üretim adetlerini tahtaya yazan bir atölye de aynı yolu izleyebilir: önce kâğıt, sonra tablo, ay sonunda rapor.

Burada bir ayrımı netleştirmek gerekir. Aynı Bilgiyi Neden İki Yere Giriyorum? yazısı, aynı bilginin iki ayrı programa yan yana girilmesini anlatır. Bu yazının konusu ise bir değerin okunduğu andan aylık rapora varana kadar kâğıttan tabloya geçtiği zincir ve bu zincirin her halkasında nasıl bozulabildiğidir.

Kâğıttan Excel'e aktarırken hata nerede doğar

Aktarma hatası çoğu zaman dikkatsizlikten değil, kâğıdın kendisinden doğar. Ay sonunda tabloyu hazırlayan kişi, kaydı yazan kişiye o an soru soramaz; elindeki tek kaynak kâğıttır. Hatanın en sık doğduğu yerler şunlardır.

Zor okunan el yazısı

Aceleyle yazılmış bir rakamda bir ile yedi, sıfır ile altı, dört ile dokuz birbirine karışabilir. Yazan kişi için kayıt açıktır, çünkü ne yazdığını bilir. Ay sonunda okuyan kişi ise tahmin yürütmek zorunda kalır. Tahmin edilen bir rakam tabloya girdiğinde artık doğru bir değer gibi görünür.

Kayan satır ve sütun

Uzun bir günlük formda göz bir satır aşağı kayabilir. Bir saatin değeri komşu saatin hücresine, bir ölçünün değeri yandaki ölçünün sütununa yazılabilir. Rakam doğru okunmuş ama yanlış yere konmuştur. Bu hata ilk bakışta fark edilmez, çünkü değer makul görünür.

Ondalık işaret ve birim

Kâğıtta virgül ile nokta, bazen de bir mürekkep lekesi birbirine benzer. Bir kişi değeri bir birimle, bir diğeri başka bir birimle yazmış olabilir. Excel bu farkı bilemez; ne yazılırsa onu sayı kabul eder ve en yüksek ya da en düşük değeri bu hatalı sayıdan seçebilir.

Boş kalan saat

Yoğun bir anda bir saatin okuması atlanabilir ya da sonradan eklenmek üzere boş bırakılabilir. Ay sonunda boş hücreyle karşılaşan kişi onu boş mu bırakacağına, komşu değerlerden mi tahmin edeceğine, yoksa kaydı yazana mı soracağına karar vermek zorundadır. Her seçenek raporu farklı bir yöne çekebilir.

MAX-MİN tablosu ayda bir neden uzun sürer

MAX-MİN tablosu ilk bakışta basit bir iştir: her değerin ay içindeki en yüksek ve en düşük noktası bulunur. Excel'de bu iş bir formülle yapılır. Zaman alan kısım formül değil, formülün çalışabileceği tabloyu kâğıttan yeniden kurmaktır. Bunun birkaç nedeni vardır:

• İş ay sonuna birikir: günlük kayıtlar ay boyunca kâğıtta bekler ve aktarma tek oturuşta yapılır. Bir ayın kayıtları tek seferde önünüze geldiğinde yorgunluk da hatayı beraberinde getirebilir.
• Her sayfa farklı bir el yazısıdır: okuyan kişi her sayfada yazanın alışkanlığına yeniden alışmak zorunda kalır.
• Belirsizlik ancak soruyla aydınlanır: okunmayan bir rakam için kaydı yazana sormak gerekir; o kişi o gün işte olmayabilir.
• Değer zaten bir kez girilmiştir: trafodaki örnekte saatlik değerler sisteme zaten elle giriliyor, ama aylık tablo yine kâğıttaki kayıtlardan kuruluyor. Aynı iş iki kez yapılır; iki kayıt birbirini tutmadığında hangisinin doğru olduğunun ayrıca araştırılması gerekir.
• Kontrol de elle yapılır: aktarılan tablonun kâğıtla tutup tutmadığını görmek için aynı sayfalara bir kez daha bakmak gerekir. Kontrol atlanırsa hata rapora girer; yapılırsa iş uzar.

Sonuçta raporun kendisi kısa bir tablodur, ama ona varmak için ayın bütün kayıtlarını yeniden yazmak gerekir. Rapor ayda bir kez hazırlandığı için bu yük de her ay aynı kişinin önüne gelir.

Önce sadeleştir: hangi değer gerçekten rapora girer

Zinciri yazılıma taşımadan önce sorulması gereken soru şudur: bu rapor kim için, hangi karar için hazırlanıyor? Kâğıt düzeni yıllar içinde büyür; bir zaman gerekli olan bir sütun, artık bakan olmadığı hâlde her gün doldurulmaya devam edebilir. Dağınık bir düzeni olduğu gibi yazılıma taşımak, gereksiz adımları da beraberinde taşır.

Sadeleştirmek için şu sorular işe yarar:

• Raporu kim okuyor: rapor bir yöneticinin önüne mi gidiyor, yoksa bir dosyada mı bekliyor? Okuyanı olmayan bir sütun toplama yükünden çıkarılabilir.
• Hangi karar bu rapora dayanıyor: bakım planı mı, kapasite değerlendirmesi mi, fatura kontrolü mü? Karar belli olunca gereken değerler de belli olur.
• Hangi değer rapora girer, hangisi kayıtta kalır: her saatlik okuma kayıtta durabilir; rapora çoğu zaman yalnızca en yüksek ve en düşük değer ile bunların görüldüğü zaman girer.
• Zaman da bir değerdir: en yüksek değerin hangi gün ve saatte görüldüğü, değerin kendisi kadar bilgi taşır. Kâğıttan aktarılırken en kolay kaybolan bilgi budur.
• Aynı değeri kaç yerde yazıyorsunuz: kâğıt, sistem ve Excel aynı sayıyı tutuyorsa, bunlardan hangisinin asıl kayıt olacağına baştan karar verilir.

Bu adım için yazılım gerekmez. Bir kâğıt ve raporu kullanan kişiyle yapılacak kısa bir konuşma, neyin kayda geçirileceğini belirlemeye yetebilir. Çıkan liste bir sonraki adımın, yani kaydın nasıl tutulacağının çerçevesini çizer.

Okumayı bir kez yazmak: kaynağında kayıt

Zincirin en zayıf halkası, aynı değerin birden çok kez yazılmasıdır. Kaynağında kayıt, değerin ilk okunduğu yerde bir kez, okunaklı biçimde ve doğru alana yazılması demektir. Sonraki herkes o kaydı okur; kimse onu yeniden yazmaz.

Bunun için büyük bir sistem gerekmeyebilir. Önemli olan, kaydın birkaç kuralı taşımasıdır:

• Sabit alanlar: her değerin adı belli bir alanı vardır. Değer bir satıra değil o alana yazıldığı için satır kayması zorlaşır.
• Otomatik tarih ve saat: kaydın zamanı elle yazılmaz, kayıt anında kendiliğinden düşer.
• Sabit birim: birim alanın yanında yazılıdır; kayıt yapan kişi yalnızca sayıyı girer.
• Makul aralık uyarısı: değer o ölçü için beklenen aralığın dışındaysa kayıt sırasında uyarı çıkar. Uyarı kaydı durdurmaz; yazan kişiye değeri doğru okuyup okumadığını sorar.
• Kaydı yazanın adı: ay sonunda bir değer soru işareti doğurursa kime sorulacağı bellidir.
• Boş alanın nedeni: okuma yapılamadıysa alan sessizce boş geçilmez, kısa bir notla işaretlenir.

Ölçü cihazı veriyi kendisi verebiliyorsa okuma işi insandan alınabilir; bu her yerde mümkün değildir ve ilk adım olması da gerekmez. Kâğıdın da bir yeri vardır: elektrik ya da bağlantı kesildiğinde yedek olarak kâğıt form tutulabilir. Fark şudur: kâğıt artık asıl kayıt değil yedektir ve bağlantı gelince bir kez sisteme işlenir.

Excel bu yaklaşımın karşısında değildir. Paylaşılan, alanları kilitli ve doğrulama kuralları olan bir tablo, kâğıttan önemli bir adım ileridir. Excel'in hangi noktada yetmez hâle geldiğini müşteri listesi örneğiyle anlatan Excel ile Müşteri Takibi Ne Zaman Yetmez? yazısındaki ölçütler, kayıt tablosu için de yol gösterebilir.

Raporu otomatik toplamak, kararı insanda bırakmak

Değerler kaynağında ve düzenli alanlarla kayda geçince aylık MAX-MİN tablosu bir yeniden yazma işi olmaktan çıkar, bir sorguya dönüşür. Ay boyunca biriken kayıtlardan her değerin en yüksek ve en düşük noktası, gerçekleştiği zamanla birlikte yazılım tarafından toplanabilir. Rapor ay sonunu beklemek zorunda da kalmaz; ayın herhangi bir gününde o güne kadarki tablo görülebilir.

Burada çizgiyi doğru yere çekmek gerekir. Yazılım toplar, sıralar ve dikkat çeken değeri gösterir; değerlendirmeyi ve kararı insan verir. Bir değer beklenenin dışına çıktığında bunun bir okuma hatası mı, bir cihaz sorunu mu, yoksa gerçek bir yük değişimi mi olduğunu sahayı bilen kişi ayırt eder. Trafoda bir arızada kesinti süresini kısa tutmak için yapılan manevranın kararı da böyledir: kayıt ve ekran yardımcı olur, karar sahadaki insanındır. Küçük bir işletmede de durum farklı değildir; rapor bir uyarı gösterebilir, ama o uyarı üzerine ne yapılacağına işi bilen kişi karar verir.

Aynı mantık başka raporlarda da kurulabilir. Örneğin elektrik faturasındaki reaktif bedelin her dönem izlenmesi de bir değer zinciridir; Reaktif Ceza Nedir, Faturada Nasıl Anlaşılır? yazısında elle takibin neden zor tuttuğu ve dönem raporunun neleri içerdiği anlatılıyor.

Kendi işletmenizde aynı zinciri bulmak için kontrol listesi

Aşağıdaki soruları işletmenizdeki herhangi bir aylık rapor için sorabilirsiniz: kasa, stok, üretim, sayaç ya da satış. "Evet" cevabı çoğaldıkça zincir uzundur ve kısaltılmaya değer olabilir.

Bu listede birkaç "evet" çıkması, hemen bir yazılıma geçmek gerektiği anlamına gelmez. İlk adım çoğu zaman yukarıdaki sadeleştirmedir. Kaydın yeri ve biçimi netleştikten sonra toplama işinin nasıl otomatikleşeceği konuşulabilir.

Sık Sorulan Sorular