Vom Handprotokoll zum Monatsbericht

Eine von Hand geführte Aufzeichnung wechselt meist mehrmals die Hände, bevor sie zum Monatsbericht wird: Ein Wert wird abgelesen, auf Papier notiert und in ein System eingegeben, und am Monatsende liest jemand anderes diese Blätter noch einmal und tippt sie in Excel ab. Fehler entstehen meist nicht bei der Messung, sondern bei diesen Übergaben. Der Weg, die Kette zu verkürzen, besteht darin, zuerst zu vereinfachen, was der Bericht wirklich braucht, und dann den Wert dort, wo er zuerst abgelesen wird, einmal und lesbar zu erfassen. Das Zusammentragen kann einer Software überlassen werden; Bewertung und Entscheidung bleiben beim Menschen.

Dieser Beitrag ist aus der Sicht von jemandem geschrieben, der seit 11 Jahren im Betrieb von Hochspannungs-Umspannwerken arbeitet und seit 5 Jahren Software für Unternehmen entwickelt. Im Umspannwerk gehört es zum gewöhnlichen Arbeitsalltag, die Werte zu jeder vollen Stunde abzulesen und von Hand ins System einzugeben und am Monatsende aus den handschriftlichen Tagesaufzeichnungen der anderen Techniker die monatliche MAX-MIN-Tabelle in Excel zu erstellen. Unten stehen keine Einzelheiten über die Anlage selbst, nur ein Arbeitsmuster, das Ihnen auch in einem kleinen Unternehmen begegnen kann.

Stündliche Ablesung, Handschrift und Monatsende: der Weg eines Berichts

In einem Umspannwerk beginnt der Weg zum Bericht so: Zu jeder vollen Stunde werden die Messwerte abgelesen und notiert. Dieselben Werte werden außerdem von Hand in das Erfassungssystem am Computer eingegeben. Im Laufe des Tages erledigen verschiedene Techniker diese Arbeit; jeder schreibt in seiner eigenen Handschrift und auf seine eigene Art. Wenn der Monat endet, setzt sich jemand hin, nimmt alle Tagesaufzeichnungen dieses Monats vor sich und ermittelt in Excel den höchsten und den niedrigsten Punkt jedes Werts im Monat, also die MAX-MIN-Tabelle.

Zählt man diesen Weg Schritt für Schritt, wird das Bild klar. Ein Wert wird zuerst von einem Augenpaar abgelesen, von einer Hand auf Papier geschrieben und über eine Tastatur ins System eingegeben. Am Monatsende liest ein anderes Augenpaar dieses Papier erneut, und eine andere Hand tippt es in Excel. Dieselbe Zahl wurde mindestens dreimal geschrieben und zweimal gelesen. Jedes Schreiben und jedes Lesen ist ein Moment, in dem sich der Wert ein wenig verändern kann.

Diese Kette ist nicht auf Umspannwerke beschränkt. Ein Laden, der den Kassenstand am Tagesende in ein Heft schreibt, eine Hausverwaltung, die Zählerstände auf ein Formular überträgt, oder eine Werkstatt, die Produktionsmengen an eine Tafel schreibt, können denselben Weg gehen: zuerst Papier, dann eine Tabelle, am Monatsende ein Bericht.

Hier muss eine Abgrenzung klar sein. Der Beitrag Warum erfasse ich alles zweimal? beschreibt, wie dieselbe Information nebeneinander in zwei getrennte Programme eingegeben wird. Thema dieses Beitrags ist die Kette, die ein Wert vom Moment der Ablesung bis zum Monatsbericht vom Papier in die Tabelle durchläuft, und wie diese Kette an jedem Glied brechen kann.

Wo beim Übertragen vom Papier nach Excel Fehler entstehen

Ein Übertragungsfehler entsteht meist nicht aus Unachtsamkeit, sondern aus dem Papier selbst. Wer am Monatsende die Tabelle erstellt, kann der Person, die den Eintrag geschrieben hat, in diesem Moment keine Frage stellen; die einzige Quelle in der Hand ist das Papier. An diesen Stellen entstehen Fehler am häufigsten.

Schwer lesbare Handschrift

In einer hastig geschriebenen Ziffer können Eins und Sieben, Null und Sechs, Vier und Neun verwechselt werden. Für den Schreiber ist der Eintrag klar, denn er weiß, was er geschrieben hat. Wer ihn am Monatsende liest, muss raten. Sobald eine geratene Ziffer in der Tabelle steht, sieht sie aus wie ein richtiger Wert.

Verrutschte Zeilen und Spalten

Auf einem langen Tagesformular kann das Auge eine Zeile nach unten rutschen. Der Wert einer Stunde landet in der Zelle der Nachbarstunde, der Wert einer Messung in der Spalte der danebenliegenden Messung. Die Zahl wurde richtig gelesen, aber an die falsche Stelle gesetzt. Dieser Fehler fällt auf den ersten Blick nicht auf, weil der Wert plausibel aussieht.

Dezimalzeichen und Einheit

Auf Papier sehen Komma, Punkt und manchmal ein Tintenfleck einander ähnlich. Eine Person hat den Wert vielleicht in einer Einheit notiert, eine andere in einer anderen. Excel kann diesen Unterschied nicht kennen; es nimmt als Zahl, was eingetippt wird, und kann den höchsten oder niedrigsten Wert aus dieser fehlerhaften Zahl auswählen.

Die leere Stunde

In einem hektischen Moment kann die Ablesung einer Stunde übersprungen oder leer gelassen werden, um sie später nachzutragen. Wer am Monatsende auf die leere Zelle stößt, muss entscheiden, ob sie leer bleibt, aus den Nachbarwerten geschätzt wird oder ob die Person gefragt wird, die den Eintrag geschrieben hat. Jede dieser Möglichkeiten kann den Bericht in eine andere Richtung ziehen.

Warum die MAX-MIN-Tabelle einmal im Monat so lange dauert

Auf den ersten Blick ist die MAX-MIN-Tabelle eine einfache Aufgabe: Für jeden Wert wird der höchste und der niedrigste Punkt im Monat gesucht. In Excel geschieht das mit einer Formel. Zeit kostet nicht die Formel, sondern das erneute Aufbauen der Tabelle aus dem Papier, auf der die Formel arbeiten kann. Dafür gibt es mehrere Gründe:

• Die Arbeit staut sich am Monatsende: Die Tagesaufzeichnungen warten den ganzen Monat auf Papier, und die Übertragung geschieht in einer Sitzung. Wenn die Aufzeichnungen eines ganzen Monats auf einmal vor Ihnen liegen, kann die Müdigkeit Fehler mit sich bringen.
• Jede Seite ist eine andere Handschrift: Wer liest, muss sich auf jeder Seite neu an die Gewohnheiten des Schreibers gewöhnen.
• Unklarheit lässt sich nur durch Nachfragen klären: Bei einer unleserlichen Ziffer muss die Person gefragt werden, die sie geschrieben hat; diese Person ist an dem Tag vielleicht nicht im Dienst.
• Der Wert wurde schon einmal eingegeben: Im Beispiel des Umspannwerks werden die stündlichen Werte bereits von Hand ins System eingegeben, und trotzdem wird die Monatstabelle aus den Papieraufzeichnungen aufgebaut. Dieselbe Arbeit wird zweimal gemacht, und wenn die beiden Aufzeichnungen nicht übereinstimmen, muss gesondert geprüft werden, welche richtig ist.
• Auch die Kontrolle geschieht von Hand: Um zu sehen, ob die übertragene Tabelle mit dem Papier übereinstimmt, müssen dieselben Seiten noch einmal durchgesehen werden. Wird die Kontrolle ausgelassen, gelangt der Fehler in den Bericht; wird sie gemacht, dauert die Arbeit länger.

Am Ende ist der Bericht selbst eine kurze Tabelle, aber um ihn zu erreichen, müssen alle Aufzeichnungen des Monats neu geschrieben werden. Da der Bericht einmal im Monat erstellt wird, landet diese Last jeden Monat bei derselben Person.

Zuerst vereinfachen: Welche Werte gehören wirklich in den Bericht

Bevor die Kette in eine Software verlagert wird, ist diese Frage zu stellen: Für wen und für welche Entscheidung wird dieser Bericht erstellt? Eine Papierroutine wächst über die Jahre; eine Spalte, die einmal nötig war, wird vielleicht weiter täglich ausgefüllt, obwohl niemand mehr hinschaut. Wer eine unübersichtliche Routine unverändert in eine Software überträgt, nimmt die überflüssigen Schritte mit.

Diese Fragen helfen beim Vereinfachen:

• Wer liest den Bericht: Geht er an eine Führungskraft, oder liegt er in einem Ordner? Eine Spalte ohne Leser kann aus der Sammelarbeit herausgenommen werden.
• Welche Entscheidung stützt sich auf diesen Bericht: ein Wartungsplan, eine Kapazitätsbewertung, eine Rechnungsprüfung? Ist die Entscheidung klar, werden auch die benötigten Werte klar.
• Welcher Wert gehört in den Bericht, welcher bleibt in der Aufzeichnung: Jede stündliche Ablesung kann in der Aufzeichnung bleiben; in den Bericht gehören oft nur der höchste und der niedrigste Wert und der Zeitpunkt, zu dem sie auftraten.
• Auch die Zeit ist ein Wert: Tag und Stunde, an denen der höchste Wert auftrat, tragen so viel Information wie der Wert selbst. Beim Übertragen vom Papier geht genau diese Information am leichtesten verloren.
• An wie vielen Stellen schreiben Sie denselben Wert: Wenn Papier, System und Excel dieselbe Zahl führen, wird von Anfang an festgelegt, welche davon die maßgebliche Aufzeichnung ist.

Für diesen Schritt ist keine Software nötig. Ein Blatt Papier und ein kurzes Gespräch mit der Person, die den Bericht nutzt, können reichen, um festzulegen, was erfasst wird. Die entstandene Liste gibt den Rahmen für den nächsten Schritt vor, nämlich wie die Aufzeichnung geführt wird.

Die Ablesung einmal schreiben: Erfassung an der Quelle

Das schwächste Glied der Kette ist, dass derselbe Wert mehr als einmal geschrieben wird. Erfassung an der Quelle bedeutet, dass der Wert dort, wo er zuerst abgelesen wird, einmal, lesbar und im richtigen Feld geschrieben wird. Alle danach lesen diese Aufzeichnung; niemand schreibt sie neu.

Dafür ist nicht unbedingt ein großes System nötig. Wichtig ist, dass die Aufzeichnung einige Regeln trägt:

• Feste Felder: Jeder Wert hat ein eigenes, benanntes Feld. Weil der Wert in dieses Feld und nicht in eine Zeile geschrieben wird, wird das Verrutschen schwieriger.
• Automatisches Datum und automatische Uhrzeit: Der Zeitpunkt der Aufzeichnung wird nicht von Hand geschrieben, sondern im Moment der Erfassung eingetragen.
• Feste Einheit: Die Einheit steht neben dem Feld; wer erfasst, gibt nur die Zahl ein.
• Warnung bei unplausiblem Bereich: Liegt der Wert außerhalb des für diese Messung erwarteten Bereichs, erscheint bei der Erfassung eine Warnung. Die Warnung hält die Erfassung nicht an; sie fragt den Schreiber, ob der Wert richtig abgelesen wurde.
• Der Name des Schreibers: Wirft ein Wert am Monatsende eine Frage auf, ist klar, wen man fragt.
• Der Grund für ein leeres Feld: Konnte eine Ablesung nicht erfolgen, wird das Feld nicht stillschweigend leer gelassen, sondern mit einer kurzen Notiz markiert.

Kann das Messgerät die Daten selbst liefern, lässt sich die Ablesung dem Menschen abnehmen; das ist nicht überall möglich und muss auch nicht der erste Schritt sein. Auch Papier hat seinen Platz: Fällt Strom oder Verbindung aus, kann ein Papierformular als Reserve geführt werden. Der Unterschied ist: Papier ist nicht mehr die maßgebliche Aufzeichnung, sondern die Reserve, und es wird einmal ins System übertragen, sobald die Verbindung zurück ist.

Excel selbst steht diesem Ansatz nicht entgegen. Eine gemeinsam genutzte Tabelle mit gesperrten Feldern und Prüfregeln ist ein wichtiger Schritt über das Papier hinaus. Die Kriterien im Beitrag Kundenverwaltung in Excel: Wann reicht sie nicht?, der am Beispiel einer Kundenliste zeigt, wann Excel nicht mehr ausreicht, können auch für eine Erfassungstabelle eine Orientierung geben.

Den Bericht automatisch zusammentragen, die Entscheidung beim Menschen lassen

Sind die Werte an der Quelle und in geordneten Feldern erfasst, ist die monatliche MAX-MIN-Tabelle keine Abschreibarbeit mehr, sondern wird zu einer Abfrage. Aus den im Monat gesammelten Aufzeichnungen kann eine Software den höchsten und den niedrigsten Punkt jedes Werts samt Zeitpunkt zusammentragen. Der Bericht muss auch nicht auf das Monatsende warten; an jedem Tag des Monats lässt sich die Tabelle bis zu diesem Tag ansehen.

Hier muss die Grenze an der richtigen Stelle gezogen werden. Die Software sammelt, sortiert und zeigt den auffälligen Wert; Bewertung und Entscheidung trifft der Mensch. Verlässt ein Wert den erwarteten Bereich, erkennt die Person, die die Anlage kennt, ob es ein Ablesefehler, ein Geräteproblem oder eine echte Laständerung ist. Mit der Entscheidung über die Schalthandlung, die in einem Umspannwerk bei einer Störung vorgenommen wird, um die Unterbrechung kurz zu halten, ist es genauso: Aufzeichnung und Bildschirm helfen, die Entscheidung liegt beim Menschen vor Ort. In einem kleinen Unternehmen ist es nicht anders; ein Bericht kann eine Warnung zeigen, aber was daraufhin zu tun ist, entscheidet die Person, die die Arbeit kennt.

Dieselbe Logik lässt sich auch für andere Berichte aufbauen. So ist zum Beispiel die Überwachung des Blindstromanteils auf der Stromrechnung in jedem Abrechnungszeitraum ebenfalls eine Kette von Werten; der Beitrag Wie wird die Blindstrom-Strafe überwacht? erklärt, warum die Verfolgung von Hand schwer durchzuhalten ist und was ein Periodenbericht enthält.

Checkliste: dieselbe Kette im eigenen Unternehmen finden

Die folgenden Fragen können Sie für jeden Monatsbericht in Ihrem Unternehmen stellen: Kasse, Lager, Produktion, Zähler oder Verkauf. Je mehr Antworten „ja“ lauten, desto länger ist die Kette, und es kann sich lohnen, sie zu verkürzen.

Ein paar „ja“ auf dieser Liste bedeuten nicht, dass Sie sofort auf Software umsteigen müssen. Der erste Schritt ist oft die oben beschriebene Vereinfachung. Sind Ort und Form der Aufzeichnung klar, lässt sich besprechen, wie das Zusammentragen automatisiert werden kann.

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