Aynı Bilgiyi Neden İki Yere Giriyorum?

Bir bilgi geliyor. Önce deftere yazıyorsunuz, sonra Excel'e geçiriyorsunuz, akşam da programa giriyorsunuz. Üç yerde aynı satır.

Bunu herkes zaman kaybı sanır. Asıl sorun o değil. Asıl sorun, üç yerden hangisinin doğru olduğunu bir gün bilemeyecek olmanızdır.

Bu yazı, çift kaydın nereden doğduğunu ve nasıl kapandığını anlatıyor.

Çift kayıt tembellikten doğmaz

Kimse keyfinden aynı bilgiyi iki yere girmez. Çift kayıt genellikle bir eksiği kapatmak için doğar ve o eksik kapanmadığı sürece devam eder.

En sık görülen sebep şudur: sistem bir şeyi yapamıyor, o yüzden yanına bir defter ya da tablo kuruluyor. Sistem faturayı kesiyor ama teslim tarihini tutmuyorsa, teslim tarihi başka yere yazılır.

İkinci sebep erişimdir. Sistemi yalnız bir kişi kullanabiliyorsa, diğerleri kendi kaydını tutar. Üçüncüsü güvendir: sistem bir kez yanlış çıkmışsa, insanlar kendi kopyalarını saklamaya başlar.

Çift kaydın doğduğu beş yer

Aşağıdaki tablo, küçük işletmelerde en sık rastlanan beş noktayı topluyor.

Beşinin ortak yanı şu: hiçbiri yanlış bir alışkanlık değil. Her biri, o an eksik olan bir şeyi kapatmak için kurulmuş.

Neden kendiliğinden geçmiyor

Çift kayıt kurulduğu gün zararsız görünür. Zararı zamanla birikir ve üç yerden gelir.

Sapma. İki kayıt bir süre sonra ayrışır. Biri güncellenir, öteki kalır. Hangisinin güncel olduğunu anlamanın yolu kalmaz.

Kör nokta. Kimse iki listeyi birden okumaz. Karar verirken hangisi elinizin altındaysa ona bakarsınız, ötekinde yazan şey görünmez olur.

Devredilemezlik. Sistemi anlatmak kolaydır, iki sistemi ve aralarındaki sözsüz kuralı anlatmak zordur. Bu yüzden iş kişiye bağlanır. Aynı mesele siz yokken iş duruyorsa ne yapmalı yazısında ele alınıyor.

Üç çıkış yolu

Çift kaydı kapatmanın üç yolu var ve üçü farklı durumlara uygun.

Üçüncü yol genelde en kalıcısıdır ama en çok konuşma ister. Defterin ne işe yaradığı anlaşılmadan kapatılırsa, bir hafta sonra yeni bir defter doğar.

Başlamadan önce üç ölçüm

Hangi yolun uygun olduğunu bilmek için üç şeyi ölçmek yeterli.

Üç ölçüm de bir saatlik iştir ve yazılı yapılmalıdır. Akıldan yapılan ölçüm, ölçüm sayılmaz. Bu ayrım Excel ile müşteri takibi ne zaman yetmez olur yazısında da geçiyor.

Otomatikleştirmeden önce sadeleştirin

Çift kayıt gördüğünde ilk akla gelen şey iki sistemi birbirine bağlamaktır. Bu bazen doğrudur ama sırası ikincidir.

Önce şu soru cevaplanmalı: bu iki kayıttan biri kalkabilir mi? Kalkabiliyorsa bağlantı kurmaya gerek yok. Bağlantı kurmak, kaldırılabilecek bir şeyi kalıcı hale getirmek olabilir.

Ve bağlantının da bir bakım maliyeti vardır. Bir taraf değişince bağlantı bozulur, kimsenin haberi olmaz. Bu risk otomasyon projeleri neden başarısız olur yazısında ayrıntılı anlatılıyor.

Sadeleştirmenin fiyata etkisi

Çift kaydı olan bir işletmede yapılacak iş, olmayan bir işletmeye göre daha büyüktür. Eski kayıtların karşılaştırılması, hangisinin doğru sayılacağına karar verilmesi ve temizlik gerekir.

Bu yüzden teklif alırken çift kayıt durumunuzu söylemek işinize yarar. Söylenmezse kapsam eksik yazılır ve iş sırasında büyür. Kapsamın fiyata etkisi aynı işe neden iki farklı fiyat verdim yazısında anlatılıyor.

Özet

Aynı bilgiyi iki yere girmek bir alışkanlık değil, bir eksiğin belirtisidir. Eksik bulunmadan kayıt kapatılırsa yerine yenisi doğar.

Sıra şudur: önce nerede ve neden doğduğunu ölç, sonra birini kapat ya da eksiği gider, en son bağlantıyı düşün.

Ekip büyütmeyi düşünüyorsanız eleman mı almalıyım, otomasyon mu kurmalıyım yazısı komşu bir soruyu ele alıyor.