夜のレジ締めが合わないときは？

店を閉め、引き出しのお金を数え終えました。合計が、日中に書き留めた売上と合いません。差額が小さい日もあれば、見過ごせないほど大きい日もあります。ただ、何より疲れるのは、その差額がどこから来たのか見つからないことです。

レジの差額は、誰かの不注意と見られることがよくあります。けれども原因は、たいてい記録の付け方にあります。この記事では、一日の終わりの差額がどこから生じうるのか、そして差額を見つけやすくできる支払いの追跡の仕方を、問いごとに取り上げます。

レジの差額はどこから生まれる？

レジの差額の原因は、お金そのものではなく、売上の書き方にあることがよくあります。現金、カード、振込は別々の場所にあるのに、一日の終わりにひとつの合計だけで比べると、差額がどちら側から来たのか見えにくくなります。

次の表は、差額の知られている原因と、それが記録にどう表れるかをまとめたものです。

支払い方法はなぜ分けて書くべき？

支払い方法を売上と一緒に書いておけば、一日の終わりにひとつの合計ではなく、現金、カード、振込を別々に比べられます。現金は引き出しに、カード払いは端末の締めの明細に、振込は口座の入出金明細にあります。三つをひとつの合計にまとめると、差額の手がかりが消えてしまうことがあります。

金額だけでなく支払い方法まで書くと、記録は少し長くなるかもしれませんが、一日の終わりに探す手間は短くなることがあります。売り場で支払い、在庫、記録をあわせて追う方法は、小売業の自動化のガイドで取り上げました。

一日の始まりにレジには何があるべき？

夜に数えたお金の一部は、その日の売上ではなく、朝に引き出しに入れておいた釣り銭から来ていることがあります。開店時の金額が分からなければ、一日の終わりの差額も正しく読みにくくなります。

朝にレジのお金を数えて書いておくと、夜の照らし合わせの出発点を決められます。前の晩に翌日のために残した金額が朝の数と同じなら、夜の間に何も変わっていないことも確かめられます。

レジから出たお金はどこに書く？

日中、送料や小さな材料、返金のために引き出しからお金が出ることがあります。こうした出金を書いておかないと、夜にお金が足りないように見え、その不足が売上のミスと取り違えられることがあります。

レジから出る金額を理由と一緒に一行ずつ別に書いておくと、差額を小さくできることがあります。売上は書いたものの支払いが後になる取引も、別にしておけます。後から入るお金の追い方は、顧客の支払いが遅れるときの記事で取り上げました。この記事の主題は、その日にレジに入るはずのお金です。

一日の終わりには何を見る？

一日の終わりの照らし合わせは、長い作業である必要はありません。記録の中の三つを見れば足りることもあります。

1. 記録上の合計

日中に書いた売上を、支払い方法ごとに分けて足します。現金、カード、振込です。レジから出たお金は現金の合計から引きます。

2. 数えたお金と口座に入ったお金

引き出しの現金を数え、カード端末の締めの明細を出し、振込は口座の入出金明細で確かめます。それぞれを記録上の合計の横に並べます。

3. 差額と短いメモ

差額があれば、どの支払い方法で出たのかを書きます。その日に忙しい時間帯や返金など、いつもと違うことがあったなら、横に短いメモを添えます。

差額が出たら何ができる？

差額が出たその日のうちに振り返ると、同じ差額が翌日にくり返されるのを防ぐ助けになることがあります。その日の記録がまだ新しいうちに、どの売上をどの支払い方法で書いたかを見直すと、原因を見つけやすくなることがあります。

差額が見つからないこともあります。そのときは差額を書き留めてその日を締めれば、差額が大きくなっていないかを見守れます。時間がたつと、こうしたメモが、どの曜日、どの時間帯、どの支払い方法で問題が起きやすいかを示してくれることがあります。毎日の記録が商売全体を見るのにどう役立つかは、本当に利益を生んでいる仕事はどれかの記事で取り上げました。

記録はどこに付ける？

記録と数えたお金を並べた小さな表があれば、差額がどの日、どの支払い方法で出たのかが見えるようになることがあります。記録をどこに付けるかは、仕事の速さや一日の売上の量に合わせて選べます。

次の表は、記録の付け方を比べたものです。

既製の販売画面が仕事の流れに合わないなら、記録を店に合わせて作ることもひとつの選択肢になりえます。この道はオーダーメイドのソフトウェア開発のページで紹介しています。レジの記録は会計全体の代わりにはなりません。会計側の自動化については、会計・財務の自動化のガイドで取り上げました。

まとめ

レジの差額は、お金の数え方よりも売上の書き方に関係していることがあります。売上を支払い方法と一緒に書き、一日の始まりにレジのお金を書き留め、出たお金を別に記録し、一日の終わりに記録と数えたお金を並べることで、差額の原因が見えてくることがあります。時間がたつと、差額の出た日のメモが、どんな状況がくり返されているのかも示してくれることがあります。