La caisse ne tombe pas juste le soir : que faire ?

La boutique a fermé, l'argent du tiroir a été compté. Le total ne correspond pas aux ventes notées dans la journée. Parfois l'écart est petit, parfois trop grand pour passer inaperçu ; ce qui use le plus, pourtant, c'est de ne pas trouver d'où il vient.

Un écart de caisse est souvent vu comme la négligence de quelqu'un ; son origine se trouve pourtant en général dans la façon dont le relevé est tenu. Cet article aborde, question par question, d'où peut venir un écart de caisse en fin de journée et une routine de suivi des paiements qui peut faciliter sa recherche.

D'où vient un écart de caisse ?

L'origine d'un écart de caisse se trouve souvent non pas dans l'argent lui-même, mais dans la façon dont la vente a été notée. Espèces, carte et virement se trouvent à des endroits différents ; comparés en fin de journée à un seul total, ils ne laissent guère voir de quel côté vient l'écart.

Le tableau ci-dessous résume les origines connues de l'écart et la façon dont elles apparaissent dans le relevé.

Pourquoi noter à part le mode de paiement ?

Quand le mode de paiement est noté avec la vente, espèces, carte et virement peuvent être comparés séparément en fin de journée plutôt qu'en un seul total. Les espèces sont dans le tiroir, les paiements par carte dans le relevé de fin de journée du terminal et les virements dans les mouvements du compte ; une fois réunis en un seul total, la trace de l'écart peut se perdre.

Noter le mode de paiement en plus du montant peut allonger un peu le relevé, mais peut raccourcir la recherche en fin de journée. Nous avons décrit le suivi conjoint du paiement, du stock et du relevé au point de vente dans le guide sur l'automatisation du commerce de détail.

Que doit contenir la caisse en début de journée ?

Une partie de l'argent compté le soir peut venir non pas des ventes du jour, mais de la monnaie laissée le matin dans le tiroir. Si le fond de caisse n'est pas connu, l'écart de fin de journée ne peut pas non plus être lu correctement.

Compter et noter l'argent de la caisse le matin peut fixer le point de départ de la comparaison du soir. Que le montant laissé la veille pour le lendemain corresponde au comptage du matin peut aussi montrer que rien n'a changé pendant la nuit.

Où noter l'argent qui sort de la caisse ?

Dans la journée, de l'argent peut sortir du tiroir pour des frais d'envoi, une petite fourniture ou un remboursement. Si ces sorties ne sont pas notées, un manque peut apparaître le soir et être pris pour une erreur de vente.

Noter sur une ligne à part chaque montant qui sort de la caisse, avec sa raison, peut réduire l'écart. Les ventes notées mais payées plus tard peuvent aussi être tenues à part ; le suivi des encaissements qui arrivent plus tard est traité dans quand un client tarde à payer. Le sujet de cet article est l'argent qui doit entrer dans la caisse le jour même.

Que regarder en fin de journée ?

La comparaison de fin de journée n'a pas besoin d'être un long travail. Regarder trois choses dans le relevé peut suffire.

1. Les totaux du relevé

Les ventes notées dans la journée sont additionnées séparément par mode de paiement : espèces, carte et virement. L'argent sorti de la caisse est retiré du total des espèces.

2. L'argent compté et reçu sur le compte

Les espèces du tiroir sont comptées, le relevé de fin de journée du terminal de carte est édité et les virements sont vérifiés dans les mouvements du compte. Chacun est placé à côté de son propre total du relevé.

3. L'écart et une courte note

S'il y a un écart, on note dans quel mode de paiement il est apparu. Si quelque chose d'inhabituel s'est produit ce jour-là, comme une heure d'affluence ou un remboursement, on ajoute une courte note à côté.

Que faire quand un écart apparaît ?

Revenir sur la journée où l'écart apparaît peut éviter que le même écart se reproduise le lendemain. Tant que les relevés du jour sont encore frais, revoir quelle vente a été notée avec quel mode de paiement peut faciliter la recherche de l'origine.

Parfois l'écart reste introuvable ; dans ce cas, le noter et clore la journée peut permettre de suivre s'il grandit. Avec le temps, les notes peuvent montrer quels jours, quelles heures ou quel mode de paiement posent problème. Nous avons décrit comment le relevé quotidien peut nourrir la vue d'ensemble de l'entreprise dans quel travail me rapporte vraiment.

Où tenir le relevé ?

Un petit tableau qui place le relevé à côté du comptage peut rendre visible le jour et le mode de paiement où l'écart est apparu. L'endroit où tenir le relevé peut se choisir selon le rythme de l'entreprise et le volume de ventes quotidien.

Le tableau ci-dessous compare les façons de tenir le relevé.

Si un écran de vente tout fait ne convient pas au déroulement du travail, construire le relevé autour de l'entreprise peut aussi être une option ; nous décrivons cette voie sur notre page développement de logiciels sur mesure. Le relevé de caisse ne remplace pas la comptabilité générale ; les possibilités d'automatisation côté comptable sont traitées dans le guide sur l'automatisation de la comptabilité et des finances.

En résumé

Un écart de caisse peut tenir davantage à la façon dont la vente a été notée qu'à la façon dont l'argent a été compté. Noter chaque vente avec son mode de paiement, relever l'argent de la caisse en début de journée, noter à part les sorties et poser le relevé à côté du comptage en fin de journée peut rendre visible l'origine de l'écart. Avec le temps, les notes des jours avec écart peuvent aussi montrer quelles situations se répètent.