Kasse stimmt abends nicht: Was tun?

Der Laden ist geschlossen, das Geld in der Schublade ist gezählt. Die Summe passt nicht zu den Verkäufen, die tagsüber notiert wurden. Mal ist die Differenz klein, mal zu groß, um sie zu übersehen; zermürbend ist aber vor allem, dass sich nicht klären lässt, woher sie kommt.

Eine Kassendifferenz wird oft als Unachtsamkeit einer Person gesehen; ihre Ursache liegt jedoch meist in der Art, wie die Aufzeichnung geführt wird. Dieser Beitrag behandelt Frage für Frage, woher eine Kassendifferenz am Tagesende kommen kann, und eine Routine zur Zahlungsverfolgung, die das Finden der Differenz erleichtern kann.

Woher kommt eine Kassendifferenz?

Die Ursache einer Kassendifferenz liegt oft nicht im Geld selbst, sondern darin, wie der Verkauf notiert wurde. Bargeld, Karte und Überweisung liegen an verschiedenen Orten; werden sie am Tagesende mit einer einzigen Summe verglichen, ist kaum zu erkennen, von welcher Seite die Differenz kommt.

Die folgende Tabelle fasst bekannte Ursachen der Differenz zusammen und zeigt, wie sie in der Aufzeichnung erscheinen.

Warum sollte die Zahlungsart getrennt notiert werden?

Wird die Zahlungsart zusammen mit dem Verkauf notiert, lassen sich am Tagesende Bargeld, Karte und Überweisung getrennt statt als eine Summe vergleichen. Bargeld liegt in der Schublade, Kartenzahlungen im Tagesabschluss des Terminals, Überweisungen in den Kontobewegungen; werden alle drei zu einer Summe zusammengeführt, kann sich die Spur der Differenz verlieren.

Neben dem Betrag auch die Zahlungsart zu notieren, kann die Aufzeichnung etwas verlängern, die Suche am Tagesende aber verkürzen. Wie sich Zahlung, Bestand und Aufzeichnung am Verkaufspunkt gemeinsam verfolgen lassen, beschreiben wir im Leitfaden zur Automatisierung im Einzelhandel.

Was sollte zu Tagesbeginn in der Kasse sein?

Ein Teil des abends gezählten Geldes kann nicht aus den Verkäufen des Tages stammen, sondern aus dem Wechselgeld, das morgens in der Schublade liegt. Ist der Anfangsbestand unbekannt, lässt sich auch die Differenz am Tagesende nicht richtig lesen.

Das Geld morgens zu zählen und zu notieren, kann den Ausgangspunkt für den Abgleich am Abend festlegen. Stimmt der am Vorabend für den nächsten Tag zurückgelassene Betrag mit der Zählung am Morgen überein, kann das auch zeigen, dass sich über Nacht nichts verändert hat.

Wo sollte Geld notiert werden, das aus der Kasse genommen wird?

Im Laufe des Tages kann Geld für Versandkosten, kleines Material oder eine Rückerstattung aus der Schublade gehen. Werden diese Entnahmen nicht notiert, kann abends ein Fehlbetrag erscheinen, der für einen Verkaufsfehler gehalten werden kann.

Jeden Betrag, der die Kasse verlässt, mit dem Grund in einer eigenen Zeile zu notieren, kann die Differenz verkleinern. Verkäufe, die notiert, aber später bezahlt werden, lassen sich ebenfalls getrennt führen; wie später eingehende Zahlungen nachverfolgt werden können, behandeln wir in wenn ein Kunde die Zahlung verzögert. In diesem Beitrag geht es um das Geld, das am selben Tag in die Kasse kommen soll.

Worauf sollte man am Tagesende schauen?

Der Abgleich am Tagesende muss keine lange Arbeit sein. Ein Blick auf drei Dinge in der Aufzeichnung kann ausreichen.

1. Die Summen in der Aufzeichnung

Die tagsüber notierten Verkäufe werden nach Zahlungsart getrennt addiert: bar, Karte und Überweisung. Aus der Kasse entnommenes Geld wird von der Barsumme abgezogen.

2. Gezähltes und eingegangenes Geld

Das Bargeld in der Schublade wird gezählt, der Tagesabschluss des Kartenterminals wird gezogen, Überweisungen werden in den Kontobewegungen geprüft. Jeder Wert wird neben seine eigene Summe aus der Aufzeichnung gelegt.

3. Die Differenz und eine kurze Notiz

Gibt es eine Differenz, wird notiert, bei welcher Zahlungsart sie auftrat. War an diesem Tag etwas ungewöhnlich, etwa eine Stoßzeit oder eine Rückerstattung, kommt eine kurze Notiz dazu.

Was lässt sich tun, wenn eine Differenz auftritt?

Am Tag der Differenz zurückzuschauen, kann helfen, dass dieselbe Differenz am nächsten Tag nicht wieder auftritt. Solange die Aufzeichnungen des Tages noch frisch sind, kann es die Suche erleichtern durchzugehen, welcher Verkauf mit welcher Zahlungsart notiert wurde.

Manchmal lässt sich die Differenz nicht finden; dann kann man sie notieren und den Tag abschließen, so lässt sich verfolgen, ob die Differenz wächst. Mit der Zeit können die Notizen zeigen, an welchen Tagen, zu welchen Uhrzeiten oder bei welcher Zahlungsart Probleme entstehen. Wie die tägliche Aufzeichnung zum Gesamtbild des Betriebs beitragen kann, beschreiben wir in welche Arbeit wirklich Geld bringt.

Wo sollte die Aufzeichnung geführt werden?

Eine kleine Tabelle, die Aufzeichnung und Zählung nebeneinanderstellt, kann sichtbar machen, an welchem Tag und bei welcher Zahlungsart die Differenz entstand. Wo die Aufzeichnung geführt wird, lässt sich nach dem Tempo des Betriebs und dem täglichen Verkaufsaufkommen wählen.

Die folgende Tabelle vergleicht die Wege, die Aufzeichnung zu führen.

Passt eine fertige Kassenoberfläche nicht zum Arbeitsablauf, kann es auch eine Option sein, die Aufzeichnung auf den Betrieb zuzuschneiden; diesen Weg beschreiben wir auf unserer Seite zur individuellen Softwareentwicklung. Die Kassenaufzeichnung ersetzt nicht die allgemeine Buchhaltung; Automatisierungsmöglichkeiten auf der Buchhaltungsseite behandeln wir im Leitfaden zur Automatisierung von Buchhaltung und Finanzen.

Zusammenfassung

Eine Kassendifferenz kann mehr damit zu tun haben, wie der Verkauf notiert wurde, als damit, wie das Geld gezählt wurde. Jeden Verkauf mit Zahlungsart zu notieren, den Kassenbestand zu Tagesbeginn festzuhalten, Entnahmen getrennt zu erfassen und am Tagesende Aufzeichnung und Zählung nebeneinanderzulegen, kann die Ursache der Differenz sichtbar machen. Mit der Zeit können die Notizen von Tagen mit Differenz auch zeigen, welche Situationen sich wiederholen.