В конце месяца вы смотрите на цифры: продажи есть, работа есть, загрузка большая. Но остаётся меньше, чем ожидалось. Неясно, какая работа окупает усилия, а какая лишь занимает время. По мере роста выручки этот вопрос может становиться ещё более размытым.
В малом бизнесе прибыль обычно смотрят в целом. Когда итог выглядит хорошо, убыточные заказы прячутся за прибыльными. В этой статье речь идёт о том, как разделить выручку и прибыль, какие расходы скрывают прибыль и как выстроить простой расчёт по каждому заказу.
⚡ Пример сценария: Типография в течение месяца записывает по каждому заказу затраченное время, брак и расходы на доставку. Список показывает, что один из самых частых заказов забирает большую часть усилий, а более редкий приносит деньги спокойнее. Такая картина может дать более прочную основу для разговоров о ценах и выборе заказов.
Выручка и прибыль не одно и то же
Загруженный месяц может не оказаться прибыльным. Выручка показывает, насколько вырос бизнес; прибыль показывает, сколько из этого роста остаётся у вас. Они могут двигаться в одну сторону, но могут и расходиться. Если расходы растут быстрее продаж, можно работать больше, а зарабатывать меньше.
Поэтому первым шагом может стать отказ от взгляда на общий итог и разбор заказов по одному. Что принёс каждый заказ и чего он стоил? Когда вопрос настолько прост, найти ответ может оказаться легче.
Пять расходов, которые скрывают прибыль
Часть прибыли может растворяться в расходах, которых нет в счёте. Материалы и оплату труда обычно учитывают. А вот статьи ниже часто остаются незамеченными и могут сделать прибыль по заказу непохожей на общий итог.
| Статья | Как она скрывается | Где её отслеживать |
|---|---|---|
| Затраченное время | Не измеряется, труд считается бесплатным | Запись часов по заказу |
| Брак и ошибки | Растворяются в общих расходах | Пометка в карточке заказа |
| Возвраты и переделки | Переходят на следующий месяц | Список возвратов |
| Доставка и поездки | Мелкие суммы накапливаются | Чеки расходов |
| Задержка оплаты | Цена ожидания денег не видна | Срок и дата оплаты |
Простой расчёт по заказу
Для расчёта по заказу не нужна сложная таблица. Для начала может хватить четырёх данных рядом с каждым заказом: полученная сумма, материалы, затраченное время и расходы, связанные именно с этим заказом. Оценка времени по часовой ставке может помочь сделать труд заметным.
Часовая ставка не обязана быть точной; важно применять одну и ту же ставку ко всем заказам. Так заказы становятся сопоставимыми. Как учитывать эти статьи при назначении цены, мы разбирали в статье о том, почему одна работа получила две цены.
| Поле | Что записать | Зачем |
|---|---|---|
| Полученная сумма | Сумма из счёта | Что приносит заказ |
| Материалы | Стоимость использованных материалов | Прямые расходы |
| Время | Затраченные часы | Цена труда |
| Расходы по заказу | Поездки, доставка, брак | Расходы, которые не видны |
Взгляд на каждого клиента
Одна и та же работа может давать разный результат у разных клиентов. Клиент, который постоянно просит изменения, поздно согласовывает или задерживает оплату, может приносить меньше даже при одинаковой сумме счёта.
Взгляд на каждого клиента может показать не только, кто приносит больше заказов, но и с кем работать проще. Чтобы отслеживать, сколько ждут деньги у клиентов с поздней оплатой, загляните в статью про контроль просроченных оплат.
Признаки невыгодной работы
Невыгодная работа обычно проявляется рано, но в загруженный период её легко не заметить.
На три признака стоит обратить внимание.
1. Она постоянно сжимает график
Заказ, который длится дольше плана и постоянно отодвигает другие дела, может забирать больше усилий, чем кажется.
2. Одни и те же проблемы повторяются
Если возвраты, исправления или переделки повторяются в одном и том же виде работ, эти расходы могут не отражаться в цене.
3. Команда берётся за неё неохотно
Работа, за которую команда берётся неохотно, нередко оказывается трудной и малодоходной; это ощущение стоит сверить с записями.
Какие записи нужны для оценки
Для оценки нужно записывать доходы и расходы по каждому заказу. Когда доходы и расходы ведутся в одном месте и привязаны к заказу или клиенту, расчёт в конце месяца перестаёт быть догадкой. Такой учёт может начаться с тетради; регулярность важнее того, где он ведётся.
Чтобы собрать доходы, расходы и данные клиентов на одном экране, можно использовать такое решение, как Система управления бизнесом. По мере накопления записей может становиться яснее, что приносит каждый заказ; как читать эти данные, рассказывает Руководство по анализу данных с ИИ для МСП.
Четыре вопроса перед решением
Когда невыгодная работа замечена, первая реакция может быть отказаться от неё. Сначала можно задать четыре вопроса: можно ли пересмотреть цену, можно ли выполнять работу проще, приводит ли она другие заказы и на что пойдёт освободившееся время?
Последний вопрос важен, потому что освободившееся время превращается в доход, только если уходит на более выгодную работу. Как делить время между командой и автоматизацией, мы обсуждали в статье о том, стоит ли нанять сотрудника или настроить автоматизацию.
Коротко
Выручка может расти, а источник прибыли оставаться неясным. Если учесть такие статьи, как время, брак, возвраты, доставка и задержка оплаты, заказы становятся сопоставимыми. Простой учёт по заказам и клиентам может облегчить поиск невыгодной работы. Четыре вопроса перед решением могут прояснить, от какой работы отказаться и что поставить на её место.
Частые вопросы
Если выручка растёт, растёт ли прибыль?
Не в каждом случае. Если расходы растут быстрее продаж, остаток может не меняться или уменьшаться, пока выручка растёт. Поэтому обе цифры имеет смысл отслеживать отдельно.
Какие данные нужны для расчёта прибыли по заказу?
Для начала может хватить полученной суммы, использованных материалов, затраченного времени и расходов по заказу. Одинаковая часовая ставка для всех заказов может облегчить сравнение.
Как определить часовую ставку?
Точное значение не обязательно. Важно применять одну и ту же ставку ко всем заказам, чтобы их можно было последовательно сравнивать между собой.
Стоит ли сразу отказаться от невыгодной работы?
Сначала стоит проверить, можно ли пересмотреть цену и не приводит ли эта работа другие заказы. На что пойдёт освободившееся время, так же важно, как само решение.
Нужна ли отдельная программа для учёта рентабельности?
Не обязательно. Для начала может хватить учёта, где доходы и расходы привязаны к заказу или клиенту. Когда записей становится больше, сведение их на одном экране может упростить работу.
Посмотрим вместе, какие заказы приносят деньги
Что принёс каждый заказ, с кем работать легко, куда ушли расходы. Порядок, который собирает это в одном месте, можно выстроить вместе.
💬 Запросить предложение в WhatsAppПервая консультация бесплатна.