Am Monatsende schauen Sie auf die Zahlen: Es gibt Umsatz, Aufträge, viel zu tun. Doch am Ende bleibt weniger übrig als erwartet. Welcher Auftrag die Arbeit wert ist und welcher nur beschäftigt, ist nicht klar. Mit wachsendem Umsatz kann diese Frage noch unschärfer werden.
In kleinen Betrieben wird der Gewinn meist als Summe betrachtet. Sieht die Summe gut aus, verschwinden Aufträge mit Verlust hinter denen, die etwas einbringen. Dieser Beitrag zeigt, wie man Umsatz und Gewinn trennt, welche Kosten Gewinn verdecken und wie eine einfache Rechnung pro Auftrag aussieht.
⚡ Beispielszenario: Eine Druckerei notiert einen Monat lang zu jedem Auftrag die aufgewendete Zeit, den Ausschuss und die Lieferkosten. Die Liste zeigt, dass einer der am häufigsten bestellten Aufträge einen großen Teil der Arbeit bindet, während ein seltener Auftrag entspannter Geld einbringt. Dieses Bild kann Gesprächen über Preise und Auftragsauswahl eine festere Grundlage geben.
Umsatz und Gewinn sind nicht dasselbe
Ein voller Monat muss kein einträglicher Monat sein. Der Umsatz zeigt, wie stark das Geschäft gewachsen ist; der Gewinn zeigt, wie viel davon bei Ihnen bleibt. Beide können sich in dieselbe Richtung bewegen, aber auch auseinanderlaufen. Steigen die Kosten schneller als der Umsatz, kann man mehr arbeiten und weniger verdienen.
Deshalb kann der erste Schritt sein, nicht mehr auf die Summe zu schauen, sondern die Aufträge einzeln zu betrachten. Was hat ein Auftrag eingebracht, was hat er gekostet? Bleibt die Frage so einfach, lässt sich die Antwort leichter finden.
Fünf Kosten, die den Gewinn verdecken
Ein Teil des Gewinns kann in Kosten verschwinden, die auf keiner Rechnung stehen. Material und Arbeitszeit werden meist berücksichtigt. Die folgenden Posten geraten dagegen oft aus dem Blick und können den Gewinn pro Auftrag anders aussehen lassen als die Summe.
| Posten | Wie er sich versteckt | Wo man ihn erfasst |
|---|---|---|
| Aufgewendete Zeit | Wird nicht gemessen, Arbeit gilt als kostenlos | Stundennotiz pro Auftrag |
| Ausschuss und Fehler | Gehen in den allgemeinen Kosten unter | Notiz im Auftragsdatensatz |
| Rücksendungen und Nacharbeit | Rutschen in den nächsten Monat | Rücksendeliste |
| Transport und Fahrten | Kleine Beträge summieren sich | Belege |
| Zahlungsverzug | Die Kosten des Wartens auf Geld bleiben unsichtbar | Fälligkeit und Zahlungsdatum |
Eine einfache Rechnung pro Auftrag
Für eine Rechnung pro Auftrag braucht es keine komplizierte Tabelle. Vier Angaben neben jedem Auftrag können ein ausreichender Anfang sein: der berechnete Betrag, das Material, die aufgewendete Zeit und auftragsbezogene Kosten. Die Zeit mit einem Stundenwert anzusetzen, kann helfen, die Arbeit sichtbar zu machen.
Der Stundenwert muss nicht exakt sein; wichtig ist, bei jedem Auftrag denselben Wert zu verwenden. So werden Aufträge miteinander vergleichbar. Wie diese Posten bei der Preisfindung berücksichtigt werden, haben wir im Beitrag über zwei Preise für denselben Auftrag beschrieben.
| Feld | Was eingetragen wird | Warum |
|---|---|---|
| Berechneter Betrag | Betrag auf der Rechnung | Was der Auftrag einbringt |
| Material | Kosten des verwendeten Materials | Direkte Kosten |
| Zeit | Aufgewendete Stunden | Wert der Arbeit |
| Auftragsbezogene Kosten | Fahrt, Transport, Ausschuss | Kosten, die sonst verborgen bleiben |
Der Blick auf einzelne Kunden
Derselbe Auftrag kann bei verschiedenen Kunden unterschiedlich ausfallen. Ein Kunde, der ständig Änderungen wünscht, spät freigibt oder die Zahlung verzögert, kann weniger einbringen, auch wenn der Rechnungsbetrag gleich ist.
Der Blick auf einzelne Kunden kann zeigen, wer nicht nur die meisten Aufträge bringt, sondern mit wem die Zusammenarbeit leichter fällt. Wie sich Wartezeiten auf Zahlungen verfolgen lassen, lesen Sie im Beitrag über die Verfolgung verspäteter Zahlungen.
Anzeichen für einen Auftrag, der sich nicht lohnt
Ein Auftrag, der sich nicht lohnt, zeigt sich oft früh, bleibt im vollen Betrieb aber leicht unbemerkt.
Drei Anzeichen können auffallen.
1. Er drängt den Terminplan ständig zusammen
Ein Auftrag, der länger dauert als geplant und andere Arbeiten ständig nach hinten schiebt, bindet möglicherweise mehr Arbeit als sichtbar.
2. Dieselben Probleme kehren wieder
Wiederholen sich Rücksendungen, Korrekturen oder Nacharbeit bei derselben Auftragsart, fließen diese Kosten womöglich nicht in den Preis ein.
3. Das Team übernimmt ihn ungern
Aufträge, die das Team ungern übernimmt, sind häufig aufwendig und bringen wenig ein; dieses Gefühl lohnt einen Abgleich mit den Aufzeichnungen.
Welche Aufzeichnungen man zum Messen braucht
Zum Messen braucht es Einnahmen und Ausgaben pro Auftrag. Werden Einnahmen und Ausgaben an einer Stelle geführt und einem Auftrag oder Kunden zugeordnet, ist die Monatsrechnung keine Schätzung mehr. Die Aufzeichnung kann in einem Heft beginnen; dass sie regelmäßig geführt wird, ist wichtiger als der Ort.
Um Einnahmen, Ausgaben und Kundendaten auf einem Bildschirm zusammenzuführen, lässt sich eine Lösung wie ein Betriebsmanagementsystem nutzen. Mit wachsenden Daten kann klarer werden, was welcher Auftrag einbringt; wie sich diese Daten lesen lassen, beschreiben wir im KI-Datenanalyse-Leitfaden für KMU.
Vier Fragen vor der Entscheidung
Wird ein Auftrag erkannt, der sich nicht lohnt, liegt es nahe, ihn aufzugeben. Vorher lassen sich vier Fragen stellen: Kann der Preis angepasst werden, lässt sich der Auftrag einfacher erledigen, bringt er andere Aufträge mit, und wofür wird die frei werdende Zeit genutzt?
Die letzte Frage ist wichtig, denn frei werdende Zeit wird erst dann zu Ertrag, wenn sie in bessere Arbeit fließt. Wie sich Zeit zwischen Team und Automatisierung aufteilen lässt, haben wir im Beitrag Mitarbeiter einstellen oder automatisieren besprochen.
Zusammenfassung
Der Umsatz kann wachsen, während unklar bleibt, woher der Gewinn kommt. Werden Posten wie Zeit, Ausschuss, Rücksendungen, Transport und Zahlungsverzug berücksichtigt, werden Aufträge vergleichbar. Eine einfache Aufzeichnung pro Auftrag und Kunde kann helfen, Aufträge zu erkennen, die sich nicht lohnen. Die vier Fragen vor der Entscheidung können klären, welcher Auftrag wegfällt und was an seine Stelle tritt.
Häufig gestellte Fragen
Steigt der Gewinn, wenn der Umsatz steigt?
Nicht in jedem Fall. Steigen die Kosten schneller als der Umsatz, kann der verbleibende Betrag gleich bleiben oder sinken, während der Umsatz wächst. Deshalb ist es sinnvoll, beide Zahlen getrennt zu verfolgen.
Welche Angaben braucht man für den Gewinn pro Auftrag?
Der berechnete Betrag, das verwendete Material, die aufgewendete Zeit und auftragsbezogene Kosten können für den Anfang ausreichen. Denselben Stundenwert für jeden Auftrag zu nutzen, kann den Vergleich erleichtern.
Wie lege ich den Stundenwert fest?
Ein exakter Wert ist nicht nötig. Wichtig ist, bei jedem Auftrag denselben Wert zu verwenden, damit sich die Aufträge untereinander stimmig vergleichen lassen.
Sollte ich einen Auftrag, der sich nicht lohnt, sofort aufgeben?
Zuerst lohnt der Blick darauf, ob sich der Preis anpassen lässt und ob der Auftrag andere Aufträge mitbringt. Wofür die frei werdende Zeit genutzt wird, ist ebenso wichtig wie die Entscheidung selbst.
Braucht man für die Rentabilitätsprüfung ein eigenes Programm?
Nicht zwingend. Eine regelmäßige Aufzeichnung, die Einnahmen und Ausgaben einem Auftrag oder Kunden zuordnet, kann für den Anfang reichen. Wächst sie, kann eine Zusammenführung auf einem Bildschirm die Arbeit vereinfachen.
Sehen wir gemeinsam, welche Aufträge sich lohnen
Was jeder Auftrag einbrachte, mit wem es leicht lief, wohin die Kosten gingen. Eine Ordnung, die das an einem Ort bündelt, lässt sich aufbauen.
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