Siz Yokken İş Duruyorsa Ne Yapmalı?

Küçük işletmelerde bir kişi vardır ve her şeyi o bilir. Hangi müşteriyle ne konuşulduğunu, sistemin şifresini, tedarikçiyi kimin aradığını, fiyatın nasıl hesaplandığını. Genelde o kişi işletme sahibidir.

Bu düzen bir gün hastalanana kadar çalışır. Ya da bir hafta izin alınana, ya da bir işin ortasında başka bir iş çıkana kadar. O gün iş yavaşlamaz, durur. Bu yazı, durmaması için yazılması gereken asgari kaydı anlatıyor.

Önce ayrım: bilgi nerede duruyor

İki farklı durum var ve çözümleri farklı.

Bilgi bir kişinin kafasındaysa, o kişi yokken hiç kimse ulaşamaz. Telefonu açık olsa bile her seferinde onu aramak gerekir. Bu, tatil sırasında da ameliyat sonrasında da aynı sonucu verir.

Bilgi yazılı ama dağınıksa, durum daha iyidir ama tam değildir. Şifre bir yerde, tedarikçi listesi başka yerde, fiyat hesabı üçüncü bir yerde durur. Aramak, kişiye sormaktan biraz daha hızlıdır.

Amaç ikisini de düzeltmek değil. Amaç, bir hafta boyunca işin yürümesi için gereken asgari bilgiyi tek yere koymaktır.

Siz yokken kaybolan beş şey

1. Müşteriyle ne konuşulduğu

Müşteri arıyor, geçen ay konuşulan fiyatı soruyor. O konuşmanın kaydı yoksa cevap veremezsiniz. Yerinize bakan kişi hiç veremez.

Bu, kayıp müşterinin en sessiz biçimidir: müşteri kızmaz, bir daha aramaz.

2. Sistemlerin şifresi ve ayarı

Site paneli, e-posta hesabı, muhasebe programı, sosyal medya. Bunların erişimi tek kişide durursa, o kişi olmadan hiçbirine girilemez. Sıfırlama yolları da genelde aynı telefona bağlıdır.

Küçük işletmede en sık atlanan başlık budur ve tek başına en çok işi durduran odur.

3. Kimin aranacağı

Tedarikçi, muhasebeci, servis, nakliyeci. Bu numaralar telefonda kayıtlıdır ve kimin ne için arandığı yalnız sahibinin aklındadır. Yerinize bakan kişi listeye baksa bile kimin ne işe baktığını bilmez.

4. Fiyatın nasıl hesaplandığı

Bir işe fiyat verirken maliyet, süre ve pazarlık payı hesaba girer. Bu hesap yazılı değilse, yerinize bakan kişi ya çok düşük verir ya çok yüksek. İkisi de zarardır.

Fiyat listesi olsa bile yetmez. Yazılması gereken şey liste değil, **hangi durumda ne yapıldığıdır.**

5. Tekrarlayan işin sırası

Her ayın başında yapılan şeyler vardır: fatura kesme, ödeme takibi, stok sayımı, rapor gönderme. Bunlar bir kişinin alışkanlığıysa, o kişi yokken hiç yapılmaz ve kimse eksik olduğunu fark etmez.

Aynı sorunun otomasyon tarafı için kod yazmadan iş süreçlerini otomatikleştirme yazısına bakabilirsiniz.

Bir hafta yokken neler oluyor

Tek bir olayla durmaz, küçük şeyler üst üste biner. Tipik bir hafta şöyle geçer:

Pazartesi. Müşteri arıyor, geçen ay konuşulan fiyatı soruyor. Telefonu açan kişi bakacak bir yer bulamıyor ve siz dönünce arayacağını söylüyor. Müşteri bekliyor.

Salı. Tedarikçi ödeme tarihini soruyor. Anlaşmanın ne olduğunu bilen yok. Fatura bir yerde duruyor ama hangi vade konuşulmuştu, kimse söyleyemiyor.

Çarşamba. Muhasebe programına girilmesi gerekiyor. Şifre sizde, kurtarma kodu da sizin telefonunuza geliyor. O gün girilemiyor.

Perşembe. Yeni müşteri fiyat soruyor. Yerinize bakan kişi rakam veremiyor, çünkü hesabın nasıl yapıldığını bilmiyor. Müşteri başka yere soruyor.

Cuma. Ay sonu işleri yapılmamış. Fatura kesilmemiş, ödeme takibi yapılmamış, rapor gönderilmemiş. Kimse eksik olduğunu fark etmemiş çünkü o işler bir listede değil, sizin alışkanlığınızda duruyordu.

Bu haftada kimse hata yapmadı ve teknik bir arıza da çıkmadı. Sadece bilgi tek bir yerde, sizde duruyordu.

Üç dakikada kendi kendine kontrol

• Yarın gelemeseniz kim ne yapardı? Bir isim söyleyebiliyorsanız, o kişi gerekeni bulabilir mi?
• Sistemlerin şifresi başka birinde var mı? Yoksa hiçbirine girilemez demektir.
• Bu ayın işleri bir yerde yazılı mı? Yazılı değilse, ay sonunda eksik kalan şeyi kimse görmez.

Üç soruya da rahat cevap veremiyorsanız, aşağıdaki asgari kayıt işinizi görür.

Neyi yazmak yeterli

Amaç el kitabı yazmak değil. Bir hafta işin yürümesi için gereken şey azdır:

• Erişimler. Hangi sistem, hangi hesapla giriliyor, kurtarma yolu ne. Şifreler bir parola yöneticisinde dursun, kâğıtta değil.
• Kim kimdir. Tedarikçi, muhasebeci, servis. Ad, telefon ve tek satır açıklama: ne işe bakıyor.
• Ayın işleri. Hangi gün ne yapılır. Fatura, ödeme, rapor, sayım.
• Fiyat mantığı. Liste değil, karar kuralı. Hangi durumda ne yapılıyor.
• Açık işler. Şu an bekleyen müşteri ve teklifler, son durumuyla.

Nasıl yazılır

Uzun yazmayın. Her başlık için birkaç satır yeterlidir ve okunabilir olması uzun olmasından önemlidir. Kırk sayfalık bir belge kimse tarafından açılmaz.

Tek dosyada tutun. Beş ayrı yerde duran bilgi, hiç yazılmamış bilgiyle aynı sonucu verir çünkü acil durumda hiçbiri bulunamaz. Telefondan açılabilsin, çünkü ihtiyaç duyulduğunda ofiste olunmayabilir.

Ne zaman yazılır

Bugün yazılır. Bunun doğru zamanı yoktur çünkü ihtiyaç duyulan an haber vermeden gelir.

Bir oturuşta bitirmeye çalışmayın. İlk gün yalnız erişimleri yazın, o tek başına en büyük farkı yaratır. Sonraki günlerde diğer başlıklar eklenir.

Yazdıktan sonra ayda bir bakın. Değişen bir şey varsa güncelleyin. Güncellenmeyen kayıt altı ay sonra yanlış bilgi kaynağına döner ve yanlış bilgi, hiç bilgi olmamasından kötüdür.

Yapılmaması gerekenler

• Şifreleri kâğıda yazmak. Kaybolur, okunmaz, güncellenmez. Parola yöneticisi bu iş için vardır.
• Her şeyi tek seferde yazmaya kalkmak. Yarım kalır ve yarım kalan belge kimseye yaramaz.
• Yazıp bir daha bakmamak. Eski bilgi, yerinize bakan kişiyi yanlış yönlendirir.
• Yalnız kendinizin anlayacağı gibi yazmak. Kısaltmalar ve kendi notlarınız başkasına bir şey anlatmaz.

Devamı

Tekrarlayan işleri kayda bağlamak için: kod yazmadan otomasyon, izlenmesi gereken sistemler için enerji yönetimi ve bina otomasyonu, süre ve eşik takibi için reaktif ceza izleme.