您不在的时候，生意怎么办？

小生意里通常有一个人什么都知道。跟哪位客户谈过什么、系统的密码、供应商那边找谁、价格怎么算出来的。这个人一般就是老板本人。

这套安排一直管用，直到有一天人病了。或者休一个星期。或者干到一半被另一件事拉走。那一天生意不是变慢，是停住。这篇文章讲的就是让它不停下来的那份最少记录。

先分清楚：知识放在哪里

有两种不同的情况，解法也不同。

知识在一个人脑子里，那么这个人不在，谁也够不着。就算手机开着，每次也得打给他。休假和住院给出的是同一个结果。

写下来了但是散着，情况好一些，但没有解决。密码在一处，供应商名单在另一处，报价逻辑在第三处。找，只比问快一点点。

目标不是两样都修好。目标是把撑住一个星期所需要的最少内容，放到一个地方。

您不在时会丢的五样东西

1. 跟客户谈过什么

客户打电话来，问上个月谈的那个价。那次对话没有记录，您就答不上来。替您接电话的人更答不上来。

这是丢客户最安静的方式。他不抱怨，他只是不再打来。

2. 密码和设置

网站后台、邮箱、记账软件、社交账号。访问权限落在一个人身上，没有这个人，哪一样都打不开。找回的路子通常也走同一部手机。

这是小生意最常漏掉的一条，单这一条就卡住最多的活儿。

3. 该找谁

供应商、会计、维修师傅、货运。这些号码存在手机里，谁管哪一摊只装在老板脑子里。替班的人看得见名单，却不知道哪个名字对应哪件事。

4. 价格是怎么算的

报一个价，成本、工期和让价空间都要算进去。这套盘算没写下来，替班的人要么报得太低，要么报得太高。两种都亏钱。

光有一张价目表不够。该写下来的不是表，而是什么情况下怎么处理。

5. 重复活儿的顺序

每个月初总有几件事：开票、催款、盘点、发报表。这些要是变成一个人的习惯，那么这个人不在就没人做，也没人发现少了什么。

同一个问题的自动化那一面，可以看不写代码实现自动化。

没有您的一个星期是什么样

不是一件事就停住的，是小事一层层堆起来。典型的一周是这样。

周一。客户来电问上个月的价。接电话的人没地方可查，只好说等您回来再给回话。客户等着。

周二。供应商问付款日期。当初怎么谈的，没人知道。发票在某个地方，但谈的是什么账期，谁也说不上来。

周三。要进记账软件。密码在您手上，找回的验证码发到您的手机。这一天打不开。

周四。新客户来问价。替班的人报不出数，因为不知道怎么算。客户转头去别家问了。

周五。月底的活儿没做。没开票、没催款、没发报表。没人看出缺口，因为这些事不在清单上，在您的习惯里。

这一周里没人出错，也没有设备故障。只是信息放在一个地方，在您那里。

三分钟的自查

• 明天您来不了，谁做什么？如果能说出一个名字，这个人找得到他需要的东西吗？
• 系统的访问权限还有别人有吗？没有的话，一个都打不开。
• 这个月的活儿写在什么地方吗？没写的话，到月底谁也看不出漏了什么。

三个问题里有一个答起来不踏实，下面这份最少记录就管用。

写下什么就够了

不是要写一本手册。撑住一个星期需要的东西不多：

• 访问方式。哪个系统、用哪个账号进、找回走什么路。密码放密码管理器，不放纸上。
• 谁是谁。供应商、会计、维修。姓名、电话，再加一行说明他管什么。
• 一个月的节奏。哪天做什么。开票、催款、报表、盘点。
• 报价逻辑。不是价目表，是判断规则。什么情况下怎么办。
• 在办的事。正在等的客户和报价，各自到了哪一步。

怎么写

写短。每一条几行就够，能读下去比写全更要紧。四十页的文档没人打开。

放在一个文件里。分散在五个地方的信息，效果跟没写一样，因为着急的时候一样都找不到。要能用手机打开，因为真需要的时候您未必在店里。

什么时候写

今天。这件事没有合适的时机，因为需要它的那一刻不打招呼就来了。

别想一口气写完。第一天只写访问方式，光这一条就带来最大的差别。其余几条接下来几天再加。

写完之后每月看一遍。变了的就改。没人维护的记录，半年后会变成错误信息的来源，而错误信息比没有信息更糟。

不该做的事

• 把密码写在纸上。纸会丢、会看不清、也不会更新。密码管理器就是为这个准备的。
• 想一次全部写完。会写一半，写一半的文档谁也用不上。
• 写完就再也不看。过时的信息会把替班的人带错方向。
• 只写给自己看。您的缩写和私人笔记，对别人什么也说明不了。

延伸阅读

要把重复的活儿定下来：不写代码的自动化。要盯住的设备：能源管理与楼宇自动化。要看住期限和阈值：无功罚款监控。