诊所给患者发邮件：提醒邮件示例

诊所发给患者的邮件，通常可以归为四类：预约提醒、预约变更通知、只发给已同意接收的患者的复诊时间提醒，以及休诊或营业时间通知。四类邮件遵循同一条原则：邮件承载的是预约信息，而不是患者的健康信息。下面介绍每一类的示例文案、发送前要做的检查，以及不应混入这类邮件的内容。

本文只是一个通用框架。医疗机构的宣传以及与患者的沟通受专门规则约束；在安排邮件流程时，建议遵守您所属医疗专业组织和现行规定的要求，拿不准的地方向该组织或律师咨询。

通知邮件和宣传邮件是两回事

提醒患者已经预约的就诊、告知时间有变，或者公布诊所的休诊日，属于患者与诊所之间既有关系范围内的通知。但如果在同一封邮件末尾加上服务推广或优惠活动，这封邮件就可能带有商业性质。商业性电子信息一般需要事先取得收件人的同意。

守住这条界线最简单的办法，是让通知邮件只用于通知。对于复诊时间提醒这类可能处在边界上的信息，最好取得患者明确的同意，并连同日期一起记录下来。

邮件在传递过程中可能被很多人看到：它可能在共用电脑上一直开着，可能以通知的形式出现在手机屏幕上，也可能落进家人也会查看的邮箱。因此，内容只限于管理预约所需的最少信息。

邮件主题要格外注意，因为不打开邮件也能看到。“预约提醒：[诊所名称]”这样的笼统主题就够了。如果诊所有多个科室，考虑到科室名称本身也可能透露线索，主题里可以只写诊所名称。

文案特意写得简短，可以按诊所的语气调整。方括号中的栏目在发送时用预约记录中的信息填写。

主题：预约提醒：[诊所名称]
“[姓名]您好，提醒您[日期][时间]的预约。我们的地址：[地址]。如不能按时前来，请拨打[电话]或回复本邮件告知我们。[诊所名称]敬上”

主题：[诊所名称]预约时间变更
“[姓名]您好，您[日期]的预约时间已调整为[新时间]。如该时间不便，请拨打[电话]，我们再与您另约时间。变更给您带来不便，敬请谅解。[诊所名称]”

主题：您的复诊时间快到了：[诊所名称]
“[姓名]您好，您之前希望我们在复诊时间临近时提醒您。医生建议的复诊时间即将到来，您可以拨打[电话]预约方便的日子。如不想再收到此类提醒，回复本邮件“退订”即可。[诊所名称]”

主题：[诊所名称]营业时间通知
“[姓名]您好，本诊所将于[日期范围]休诊。在此期间有预约的患者，我们正逐一致电重新安排时间。如遇紧急情况，请前往最近的医疗机构。[诊所名称]”

如果是诊所一方要求变更，单靠邮件可能不够：患者也许直到就诊当天都没有打开邮件。这种情况下，再打电话联系患者，并把没联系上的患者另行记下，可以减少患者白跑一趟、赶赴一个已经不存在的预约。

四封邮件都没有写为什么预约。即使是复诊提醒，写“医生建议的复诊时间”就够了；是哪项治疗的复诊，不写进邮件。

即使邮件里没有健康信息，一旦发错人，也会暴露某人是某家诊所的患者。养成几个习惯，就能降低这种风险：

如果邮件还是发错了地址，应请收件人删除邮件，向相关患者如实说明情况，更正记录中的地址，并连同日期记下这次事件。这类事件是否产生通报义务，可以听取律师的意见。

医疗机构的宣传受到严格限制，而提醒邮件恰恰是容易越界的地方。作为一般性的参考，以下内容不出现在这类邮件中：

化验和检查结果属于健康数据，不建议作为附件放进普通邮件发送。最好通过加密渠道或诊所的患者门户分享；邮件里可以只告知结果已出。如果患者明确要求通过邮件接收结果，建议就可以在什么条件下这样做咨询诊所的律师。

儿童患者的提醒发到记录中登记的父母或法定代理人的邮箱。登记时就讲清楚使用哪个地址，有助于避免邮件发到其他家庭成员那里。

在记录中标注患者偏好的渠道，提醒就通过该渠道发送。最少信息原则适用于所有渠道；消息简短，并不意味着要往里多加信息。

把新地址录入记录，并删除旧地址。旧地址如果留在记录里，提醒可能会继续发往患者已不再使用、或者如今已归别人所有的地址。

可以。与预约记录相连的系统，可以根据记录中的日期和时间自行准备提醒。即使是自动发送，模板内容和收件人也由诊所决定。

借助 Kılman 的即时通讯与语音通话自动化服务，为诊所配置的助手可以接待患者的消息，了解需求并提供合适的选项，创建预约并记入日历和邮件，还可以在就诊后发送跟进消息。消息中包含哪些信息、发给谁，由诊所决定。具体如何按诊所情况配置，可在服务介绍中查看。

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