在会计事务所里，临近月底时会出现一幅熟悉的景象。一部分发票以照片的形式从 WhatsApp 发来，一部分附在电子邮件里，还有一部分由客户自己装在信封里送到事务所。有的客户很早就把单据发来，有的客户却一直到最后一天都没有动静。事务所的员工既要整理收到的单据，又要追着没收到的单据跑。
收集单据是事务所的本职工作，也就是记账和核对之前的一步。这一步如果做得零乱，留给本职工作的时间也可能被压缩。本文探讨可以用哪些办法让单据收集更可预期：提前公布日程表、统一渠道、缺件清单、分阶段提醒，以及跟踪谁已经发来、谁还没有发来。
⚡ 示例场景：设想一家小型会计事务所。除了会计师，事务所里还有几名员工，每名员工负责固定的一批客户。单据有时发到员工的个人手机上，有时发到事务所的公用邮箱里。月底有人问某位客户的单据到了没有，要回答这个问题，就得翻好几部手机和收件箱。
单据为什么会拖到最后一天
客户晚交单据，多半不是因为疏忽，而是因为不明确。如果哪份单据、什么时候之前、发到哪里都不清楚，客户就会把这件事夹在自己的事情之间，一直拖到收到提醒为止。事务所这边也有类似的不明确：因为不知道单据会从哪个渠道来，连注意到新到的单据都可能要花时间。
所以，让单据收集变得有条理，与其说是给客户施压，不如说是减少不明确。客户清楚要发什么、什么时候发、发到哪里时，按时发来的可能性也可以随之提高。
提前公布单据日程表
事务所确定自己的内部交件日，可以是收集单据的第一步。这个日子与官方截止日期无关，表示事务所为了来得及处理单据而给自己留出的余地。官方日期和义务会有变化，也不是本文的话题；这里说的是事务所要求客户在哪一天之前交单据。
这个内部交件日可以在每期开始时用同一句话通知所有客户。通知写得简短，被读到的可能性可以更高：哪一天、哪些单据、哪个渠道。日程表每期都按同样的方式重复，客户过一段时间后就可能把它纳入自己的日常安排。
为单据确定统一渠道
单据从多个渠道进来，是事务所最常见的混乱之一。同一位客户的发票，可能这个月从 WhatsApp 来，下个月从电子邮件来；员工也可能忘了把发到个人手机上的单据转到公用文件夹里。确定统一渠道，可以让“单据该到哪里找”这个问题不再出现。
可以选择哪个渠道
如果大多数客户习惯用手机拍照发送单据，事务所的公用 WhatsApp 号码可能比较合适。如果单据大多是电子文件，事务所的公用邮箱地址可能是更有条理的选择。选择渠道时，也可以考虑到单据里含有个人信息和财务信息；从这一点看，也可以优先使用属于事务所的号码或地址，而不是个人手机。
渠道应当属于事务所
渠道放在某位员工的个人手机上时，这位员工休假，单据也跟着一起等。属于事务所的公用号码或地址，可以把单据放在所有人都看得到的地方，不管由谁来打开。关于如何共同使用 WhatsApp 号码、整理收到的消息，我们在 WhatsApp 和 Telegram 自动化 服务中介绍了这种结构可以怎样搭建；邮件方面，对收到的单据进行分拣，可以参看我们的 电子邮件管理自动化 页面。
每位客户专属的缺件清单
一句笼统的“请把单据发过来”，并没有告诉客户缺的是什么。客户可能不记得自己已经发过哪份单据，只好自己去找缺的那份。而每位客户专属的缺件清单只列出还没收到的单据。
要做这份清单，事务所需要把每位客户应交的单据种类写下来一次。本期收到的单据逐一勾掉后，清单会变短，发给客户的提醒也可以只包含剩下的项目。下表概括了笼统消息和专属清单之间的区别。
| 情况 | 笼统提醒 | 客户专属清单 |
|---|---|---|
| 客户已经发来一部分单据 | 可能以为自己都发齐了 | 只看到缺的单据 |
| 客户不确定需要哪份单据 | 可能打电话到事务所询问 | 应交的单据写在清单上 |
| 事务所员工核对进度 | 逐封翻看收件箱 | 从清单上读出缺的项目 |
| 客户多了一种新的单据 | 可能被漏掉 | 加进清单一次，之后各期也会问到 |
分阶段提醒怎样设置
如果只提醒一次，而且临近最后一天才提醒，单据可能会挤在同几天里。分阶段提醒则分几个阶段联系客户，每个阶段的语气稍有变化。
第一次通知
每期开始时，向所有人通知内部交件日和应交的单据。这条消息以告知为目的，还不包含缺件清单。
中途提醒
在内部交件日之前一段时间，向缺单据的客户发送各自的缺件清单。已经交齐的客户收不到这条消息，可以帮助大家认真对待提醒。
最后提醒和电话
内部交件日临近时，向仍有缺件的客户发出最后一条消息。过了这个阶段单据仍未到，可以考虑由负责的员工给客户打电话。把电话留给书面提醒不起作用的少数客户，员工的时间也可以得到节省。
谁发来了，谁还没发
收集单据最花时间的部分，往往不是拿到单据，而是弄清楚谁那里来了什么。这些信息如果只在员工的脑子里或零散的笔记里，月底想看清进度，可能就得一个个去问。
把客户名单、应交单据和已收单据放在一张表格或一个面板里，可以让这个问题一眼就能看出答案。在这样的视图里，每位客户旁边都写着状态：已齐、有缺件，或者还什么都没来。会计师也可以不问员工，就看到本期进行到了哪一步。为了把客户记录和沟通历史放在一处，我们在 CRM 和客户跟进系统 页面介绍的结构也可以用于这个目的。
自动化可以在哪里帮上忙
上面这些步骤都可以手工完成。客户不多的事务所，一张表格加一份固定的日程表可能就够用。客户越来越多时，重复的部分开始占用员工的时间，自动化可以在这里发挥作用。
自动化可以帮上忙的，是那些重复、能用规则描述的工作：发送每期开始时的通知，按缺件清单准备给每位客户的专属提醒，把发到公用渠道的单据存进对应客户的文件夹，以及更新状态表。也有自动化替代不了的地方：判断单据内容是否正确，就缺的单据与客户沟通，以及财务方面的各种判断，都是事务所自己的工作。
总结
客户单据来得晚，多半源于不明确。事务所确定自己的内部交件日并在每期开始时公布，为单据选定一个属于事务所的统一渠道，为每位客户维护缺件清单，并分阶段进行提醒，这些做法可以减少不明确。谁发来了、谁还没发能在一处看清，也可以缩短月底四处寻找的时间。客户增多时，这些步骤中重复的部分可以交给自动化；而对单据的判断仍然是事务所的工作。
常见问题
客户的单据为什么会拖到最后一天
单据来得晚，多半源于不明确。客户不清楚要发哪份单据、什么时候之前发、发到哪里时，就可能一拖再拖。事务所提前公布内部交件日、应交单据和渠道，可以减少这种不明确。
单据应该用哪个渠道收
如果客户大多用手机拍照发送单据，事务所的公用 WhatsApp 号码可能合适；如果以电子文件发送，公用邮箱地址可能合适。重要的是只选一个渠道，而且这个渠道属于事务所，而不是某位员工的个人手机。
缺件清单怎样准备
事务所把每位客户应交的单据种类写下来一次。本期收到的单据逐一勾掉后，清单会变短，发给客户的提醒也可以只包含剩下的项目。
提醒应该分几个阶段
可以采用分阶段的做法：每期开始时通知所有人，内部交件日之前一段时间向缺件的客户发送专属清单，日子临近时发最后一条消息，必要时再打电话。交齐单据的客户收不到提醒，可以帮助大家认真对待这些消息。
自动化在单据收集中能做什么
自动化可以在重复的工作上帮忙：发送通知，按缺件清单准备提醒，把收到的单据存进对应的文件夹，以及更新状态表。判断单据内容和就财务问题作出决定，仍然是事务所的工作。