Wie kommen Belege der Mandanten pünktlich an?

Gegen Monatsende entsteht in einem Steuerbüro ein vertrautes Bild. Ein Teil der Rechnungen kommt als Foto über WhatsApp, ein Teil hängt an einer E-Mail, und ein Teil wird vom Mandanten selbst im Umschlag in der Kanzlei abgegeben. Manche Mandanten schicken ihre Belege früh, andere bleiben bis zum letzten Tag still. Wer in der Kanzlei arbeitet, legt das Eingegangene ab und läuft zugleich dem Fehlenden hinterher.

Das Einsammeln der Belege ist ein Schritt, der vor der eigentlichen Arbeit der Kanzlei steht, dem Buchen und Prüfen. Wenn dieser Schritt zerstreut abläuft, kann auch die Zeit für die eigentliche Arbeit knapper werden. In diesem Artikel betrachten wir Wege, mit denen sich das Einsammeln der Belege planbarer gestalten lässt: den Kalender vorab ankündigen, ein einziger Kanal, eine Liste fehlender Belege, gestaffelte Erinnerungen und der Überblick darüber, wer geschickt hat und wer nicht.

Warum Belege bis zum letzten Tag liegen bleiben

Dass ein Mandant Belege spät schickt, entsteht oft nicht aus Nachlässigkeit, sondern aus Unklarheit. Wenn nicht klar ist, welcher Beleg bis wann und wohin geschickt werden soll, schiebt der Mandant das zwischen seine eigenen Aufgaben und verschiebt es, bis eine Erinnerung kommt. Auf der Seite der Kanzlei gibt es eine ähnliche Unklarheit: Da nicht bekannt ist, über welchen Kanal die Belege kommen, kann schon das Bemerken eines eingegangenen Belegs Zeit kosten.

Deshalb geht es beim Ordnen des Belegeinsammelns weniger darum, den Mandanten unter Druck zu setzen, als darum, Unklarheit zu verringern. Wenn der Mandant weiß, was er wann und wohin schicken soll, kann auch die Wahrscheinlichkeit steigen, dass er den Beleg rechtzeitig schickt.

Den Belegkalender vorab ankündigen

Dass die Kanzlei einen eigenen internen Abgabetag festlegt, kann der erste Schritt beim Einsammeln der Belege sein. Dieser Tag zeigt, unabhängig von offiziellen Fristen, welchen Puffer sich die Kanzlei lässt, um die Belege bearbeiten zu können. Offizielle Termine und Pflichten ändern sich und sind nicht Thema dieses Artikels; hier geht es darum, an welchem Tag die Kanzlei die Belege von den Mandanten anfordert.

Dieser interne Abgabetag kann zu Beginn des Zeitraums allen Mandanten mit demselben Satz angekündigt werden. Ist die Ankündigung kurz, kann die Wahrscheinlichkeit steigen, dass sie gelesen wird: welcher Tag, welche Belege, welcher Kanal. Wenn sich der Kalender in jedem Zeitraum im gleichen Muster wiederholt, kann der Mandant ihn nach einer Weile in seine eigene Routine aufnehmen.

Einen einzigen Kanal für Belege festlegen

Dass Belege über mehr als einen Kanal eintreffen, gehört zu den häufigsten Formen von Unordnung in einer Kanzlei. Die Rechnung desselben Mandanten kann in einem Monat über WhatsApp und im nächsten per E-Mail kommen; eine angestellte Person kann vergessen, einen Beleg vom privaten Handy in den gemeinsamen Ordner zu übertragen. Einen einzigen Kanal festzulegen kann die Frage beseitigen, wo ein Beleg zu suchen ist.

Welcher Kanal gewählt werden kann

Wenn die meisten Mandanten gewohnt sind, Belegfotos vom Handy zu schicken, kann eine gemeinsame WhatsApp-Nummer der Kanzlei passen. Kommen die Belege überwiegend als elektronische Dateien, kann die gemeinsame E-Mail-Adresse der Kanzlei die geordnetere Wahl sein. Bei der Wahl des Kanals kann auch berücksichtigt werden, dass Belege persönliche und finanzielle Daten enthalten; auch unter diesem Gesichtspunkt kann eine Nummer oder Adresse der Kanzlei statt privater Handys vorgezogen werden.

Der Kanal gehört der Kanzlei

Wenn der Kanal auf dem privaten Handy einer angestellten Person liegt, warten die Belege mit ihr, solange sie im Urlaub ist. Eine gemeinsame Nummer oder Adresse der Kanzlei kann den Beleg an einem Ort halten, den alle sehen können, unabhängig davon, wer ihn öffnet. Wie sich die gemeinsame Nutzung einer WhatsApp-Nummer und das Ordnen eingehender Nachrichten aufbauen lassen, beschreiben wir in unserem Dienst WhatsApp- und Telegram-Automatisierung; für das Sortieren eingehender Belege auf der E-Mail-Seite können Sie auch unsere Seite E-Mail-Verwaltungsautomatisierung ansehen.

Eine Liste fehlender Belege für jeden Mandanten

Eine allgemeine Nachricht wie "Schicken Sie Ihre Belege" sagt dem Mandanten nicht, was fehlt. Der Mandant erinnert sich vielleicht nicht, welche Belege er geschickt hat, und muss das Fehlende selbst herausfinden. Eine Liste fehlender Belege für den einzelnen Mandanten zeigt dagegen nur das, was noch nicht eingegangen ist.

Für diese Liste muss die Kanzlei einmal aufschreiben, welche Belegarten sie von jedem Mandanten erwartet. Wenn die im Zeitraum eingegangenen Belege abgehakt werden, wird die Liste kürzer, und die Erinnerung an den Mandanten kann nur die verbleibenden Posten enthalten. Die folgende Tabelle fasst den Unterschied zwischen einer allgemeinen Nachricht und einer mandantenbezogenen Liste zusammen.

Wie gestaffelte Erinnerungen aufgebaut werden

Eine einzige Erinnerung kurz vor dem letzten Tag kann dazu führen, dass sich die Belege an denselben Tagen stauen. Gestaffelte Erinnerungen erreichen den Mandanten dagegen in mehreren Schritten und ändern bei jedem Schritt leicht den Ton.

Erste Ankündigung

Zu Beginn des Zeitraums werden der interne Abgabetag und die erwarteten Belege allen angekündigt. Diese Nachricht dient der Information und enthält noch keine Liste fehlender Belege.

Zwischenerinnerung

Einige Zeit vor dem internen Abgabetag erhalten Mandanten mit fehlenden Belegen ihre eigene Liste. Dass diese Nachricht nicht an Mandanten geht, die ihre Belege schon eingereicht haben, kann dazu beitragen, dass die Erinnerung ernst genommen wird.

Letzte Erinnerung und Anruf

Wenn der interne Abgabetag näher rückt, geht eine letzte Nachricht an Mandanten, bei denen noch etwas fehlt. Sind nach diesem Schritt noch keine Belege eingegangen, kann in Betracht gezogen werden, dass die zuständige angestellte Person den Mandanten anruft. Wird das Telefon für die wenigen Mandanten reserviert, bei denen schriftliche Erinnerungen nicht ausreichen, kann auch die Zeit der angestellten Person geschont werden.

Wer hat geschickt, wer nicht

Der zeitaufwendigste Teil des Belegeinsammelns ist oft nicht, den Beleg zu erhalten, sondern zu wissen, was von wem gekommen ist. Wenn diese Information in den Köpfen der Angestellten oder in einzelnen Notizen steckt, kann es am Monatsende nötig sein, alle einzeln zu fragen, um den Stand zu sehen.

Die Mandantenliste, die erwarteten und die eingegangenen Belege in einer einzigen Tabelle oder einem Panel zu führen, kann diese Frage auf einen Blick beantwortbar machen. In einer solchen Ansicht steht neben jedem Mandanten sein Stand: erledigt, etwas fehlt oder noch nichts eingegangen. Auch der Steuerberater kann sehen, wo der Zeitraum steht, ohne die Angestellten zu fragen. Die Struktur, die wir auf unserer Seite CRM- und Kundenverfolgungssysteme beschreiben, um Mandantendaten und Kommunikationsverlauf an einem Ort zu führen, kann auch für diesen Zweck genutzt werden.

Wo Automatisierung helfen kann

Alle oben genannten Schritte lassen sich auch von Hand durchführen. In einer Kanzlei mit wenigen Mandanten können eine Tabelle und ein regelmäßiger Kalender ausreichen. Mit mehr Mandanten beginnen die wiederkehrenden Teile jedoch, die Zeit der Angestellten zu beanspruchen, und hier kann Automatisierung ansetzen.

Automatisierung kann dort helfen, wo Aufgaben sich wiederholen und an Regeln gebunden werden können: das Versenden der Ankündigung zu Beginn des Zeitraums, das Vorbereiten einer persönlichen Erinnerung anhand der Liste fehlender Belege, das Ablegen eines über den gemeinsamen Kanal eingegangenen Belegs im Ordner des jeweiligen Mandanten und das Aktualisieren der Statustabelle. Es gibt auch Bereiche, die Automatisierung nicht übernehmen kann: zu entscheiden, ob der Inhalt eines Belegs korrekt ist, mit dem Mandanten über einen fehlenden Beleg zu sprechen und jede Art von Beurteilung in finanziellen Fragen sind die eigene Arbeit der Kanzlei.

Zusammenfassung

Dass Belege von Mandanten spät kommen, hat oft mit Unklarheit zu tun. Wenn die Kanzlei einen eigenen internen Abgabetag festlegt und zu Beginn des Zeitraums ankündigt, einen einzigen kanzleieigenen Kanal für Belege wählt, für jeden Mandanten eine Liste fehlender Belege führt und gestaffelt erinnert, kann das diese Unklarheit verringern. Wenn an einem Ort sichtbar ist, wer geschickt hat und wer nicht, kann das auch die Suche am Monatsende verkürzen. Mit mehr Mandanten kann der wiederkehrende Teil dieser Schritte der Automatisierung überlassen werden; die Beurteilung der Belege bleibt Aufgabe der Kanzlei.

Häufig gestellte Fragen