パソコンが壊れる前の七つの確認

朝、電源ボタンを押しても画面が暗いままです。請求書、顧客リスト、見積もり、写真がその中に入っています。どれに別の場所のコピーがあり、どれがそこにしかないのか、その場ではなかなか分かりません。こうした朝が、仕事を数日遅らせることがあります。

こうした日への備えに、高価な設備は必要ないかもしれません。この記事では、パソコンが壊れる前にできる七つのシンプルな確認を順に取り上げます。情報の置き場所、バックアップの保管場所と開けるかどうか、パスワード、ソフト、パソコンのない一日、そして故障時の連絡先です。

1. そのパソコンにしかない情報を洗い出す

最初の確認は、パソコンが起動しなかったらどの情報に手が届かなくなるかを知ることです。デスクトップの表、フォルダー内の見積もり、ソフトの中の記録は、そこにしかないかもしれません。顧客リスト、見積もり、請求書、写真、ソフトの記録について「別のコピーはあるか」と問い、答えを短い一覧にすると、バックアップが何を含むべきかも見えてくることがあります。

紙とデジタルの書類が散らばっていると、この一覧は長くなりがちです。書類を一つの形にまとめる方法は文書管理自動化の記事で紹介しています。

2. バックアップの保管場所をはっきりさせる

同じパソコンの中にあるバックアップは、そのパソコンが壊れたときに役に立たないことがあります。外付けディスクやクラウドサービスなど、別の場所に置いたコピーなら、故障の間も手が届くことがあります。バックアップが定期的に取られているか、どのフォルダーが対象かも、この確認に含まれます。

バックアップをクラウドに置く場合は、情報がどこへ行くのかを知ることも大切です。この点はあなたのデータはどこへ行くのかの記事で扱いました。不正なソフトがバックアップにまで影響しうる場合については、AIサイバーセキュリティのガイドが参考になります。

3. バックアップを戻して試す

バックアップが使えるかどうかは、実際に戻してみて初めて分かります。ときどきいくつかのファイルを別の場所に戻して中身を見ると、バックアップの欠けや破損に早く気づけることがあります。この確認で、故障時に慌てる可能性を減らせることがあります。

誰がいつ確認するかを決めておくのも適切です。そうすれば、この手順を忘れずに続けやすくなります。

4. パスワードを誰が持っているか把握する

パソコンが起動しても、メールや会計ソフト、クラウドのパスワードが分からなければ仕事は止まることがあります。パスワードを安全な場所に保管し、誰が使えるかをはっきりさせておくと、このリスクを減らせることがあります。情報が一人に偏ることの影響は、あなたが不在だと仕事が止まる場合の記事で詳しく説明しました。

5. ソフトと設定を書き出す

新しいパソコンや修理後のパソコンで仕事を再開できるかは、何が入っていたかを知っているかどうかにかかっています。こうした情報は、たいてい誰かの記憶の中にしかありません。

書き出しておける項目が三つあります。

1. 使っているソフトの一覧

日々使うソフトの名前と用途を書いておくと、再インストールを早められることがあります。

2. ライセンスと契約の情報

有料ソフトがどのアカウントにひもづき、契約情報がどこにあるかを知っておくと、再設定がしやすくなることがあります。

3. プリンターと機器の設定

プリンター、スキャナー、レジなど、つないでいる機器の設定をメモしておくと、故障後の手間を減らせることがあります。

6. パソコンのない一日を想定する

パソコンが数日使えないとき仕事をどう続けるかは、前もって考えておけます。注文の受け付け、予約、支払いの記録のための一時的な方法を決めておくと、慌てずに済むことがあります。一時的な記録を後で本来の仕組みにどう移すかも、計画の一部です。

一時的な記録を後で二度入力すると、新たな負担が生まれることがあります。この問題は同じ情報を二度入力してしまう理由の記事で取り上げました。

7. 故障時の連絡先を決めておく

パソコンが起動しないその場で連絡先を探すと、時間を失うことがあります。信頼できる技術サポートの連絡先を、パソコンのメーカーと型番とあわせて、見つけやすい場所に書いておくのが適切です。その相手にバックアップの場所とパスワードの管理者をすぐ伝えられると、対応が早まることがあります。

修理の間、パソコンの情報が誰の手を通るかを考えておくことも大切です。大切な情報を前もってバックアップし、分けておくと、この不安を和らげられることがあります。

まとめ

パソコンが壊れる前の七つの確認は、故障の日を落ち着いて乗り切る助けになることがあります。そのパソコンにしかない情報を知ること、バックアップを別の場所に置いて戻して試すこと、パスワードとソフトの情報の場所を書いておくこと、パソコンのない一日を想定すること、連絡先を決めておくことが、この備えの要素です。