Sieben Checks, bevor der Computer ausfällt

Morgens drücken Sie den Einschaltknopf, und der Bildschirm bleibt dunkel. Rechnungen, Kundenliste, Angebote und Fotos stecken in diesem Gerät. Wovon es anderswo eine Kopie gibt und was nur dort liegt, lässt sich in dem Moment schwer sagen. Ein solcher Morgen kann die Arbeit für mehrere Tage aufhalten.

Die Vorbereitung auf so einen Tag erfordert womöglich keine teure Einrichtung. Dieser Beitrag geht sieben einfache Checks durch, die sich vor einem Ausfall erledigen lassen: wo Informationen liegen, wo das Backup aufbewahrt wird und ob es sich öffnen lässt, Passwörter, Programme, ein Tag ohne Computer und wen man bei einem Defekt anruft.

1. Informationen finden, die nur auf diesem Computer liegen

Der erste Check besteht darin zu wissen, welche Informationen unerreichbar wären, wenn der Computer nicht startet. Eine Tabelle auf dem Desktop, Angebote in einem Ordner oder Einträge in einem Programm liegen womöglich nur dort. Für Kundenliste, Angebote, Rechnungen, Fotos und Programmdaten zu fragen „Gibt es eine zweite Kopie?“ und die Antworten kurz aufzuschreiben, kann auch zeigen, was das Backup abdecken sollte.

Verstreute Papier- und Digitaldokumente können diese Liste verlängern; Wege, Dokumente in eine Ordnung zu bringen, beschreibt unser Artikel zur Dokumentenmanagement-Automatisierung.

2. Klären, wo das Backup liegt

Ein Backup im selben Computer nützt womöglich nichts, wenn genau dieser Computer ausfällt. Eine Kopie an einem getrennten Ort, etwa auf einer externen Festplatte oder bei einem Cloud-Dienst, kann bei einem Defekt erreichbar bleiben. Ob das Backup regelmäßig entsteht und welche Ordner es umfasst, gehört ebenfalls zu diesem Check.

Liegt das Backup in der Cloud, ist es auch wichtig zu wissen, wohin die Informationen gehen; darüber schreiben wir im Beitrag wohin gehen Ihre Daten. Für Fälle, in denen Schadsoftware auch Backups treffen kann, lohnt ein Blick in unseren Leitfaden zur KI-Cybersicherheit.

3. Das Backup wiederherstellen und testen

Ob ein Backup taugt, zeigt sich erst, wenn es wiederhergestellt wird. Hin und wieder einige Dateien aus dem Backup an einen anderen Ort zurückzuholen und den Inhalt anzusehen, kann früh zeigen, ob das Backup lückenhaft oder beschädigt ist. Dieser Test kann das Risiko von Überraschungen bei einem Ausfall senken.

Sinnvoll ist auch festzulegen, wer den Test wann macht. So kann dieser Schritt weiterlaufen, ohne vergessen zu werden.

4. Wissen, wer die Passwörter hat

Selbst wenn der Computer startet, kann die Arbeit stocken, wenn das Passwort für E-Mail, Buchhaltungsprogramm oder Cloud-Konto unbekannt ist. Passwörter an einem sicheren Ort aufzubewahren und klar zu regeln, wer darauf zugreifen kann, kann dieses Risiko senken. Die Folgen von Wissen, das bei einer einzigen Person bleibt, haben wir ausführlich im Beitrag was tun, wenn ohne Sie die Arbeit stillsteht beschrieben.

5. Programme und Einstellungen aufschreiben

Ob die Arbeit auf einem neuen oder reparierten Computer wieder anläuft, hängt davon ab, zu wissen, was installiert war. Diese Informationen stecken oft nur im Kopf.

Drei Dinge lassen sich aufschreiben.

1. Liste der genutzten Programme

Die Namen der im Alltag genutzten Programme und ihren Zweck aufzuschreiben, kann die Neuinstallation beschleunigen.

2. Lizenz- und Abodaten

Zu wissen, an welches Konto kostenpflichtige Programme gebunden sind und wo die Abodaten liegen, kann die erneute Aktivierung erleichtern.

3. Drucker- und Geräteeinstellungen

Die Einstellungen angeschlossener Geräte wie Drucker, Scanner oder Kasse zu notieren, kann den Aufwand nach einem Ausfall verringern.

6. Einen Tag ohne Computer planen

Wie die Arbeit weitergeht, wenn der Computer einige Tage ausfällt, lässt sich vorab überlegen. Einen vorübergehenden Weg festzulegen, um Bestellungen aufzunehmen, Termine zu vergeben oder Zahlungen zu erfassen, kann die Hektik mindern. Wie diese vorläufigen Einträge später ins Hauptsystem gelangen, gehört ebenfalls zum Plan.

Vorläufige Einträge später doppelt zu erfassen, kann neue Mühe verursachen; dieses Problem behandeln wir im Beitrag warum ich dieselbe Angabe zweimal eingebe.

7. Festlegen, wen man bei einem Defekt anruft

Erst dann nach jemandem zu suchen, wenn der Computer nicht startet, kann Zeit kosten. Sinnvoll ist es, die Kontaktdaten eines vertrauenswürdigen technischen Supports zusammen mit Hersteller und Modell des Computers leicht auffindbar zu notieren. Dieser Person sagen zu können, wo das Backup liegt und wer die Passwörter hat, kann den Ablauf verkürzen.

Es lohnt sich auch zu überlegen, durch wessen Hände die Daten auf dem Computer bei einer Reparatur gehen können. Sensible Daten vorher zu sichern und getrennt abzulegen, kann diese Sorge verringern.

Zusammenfassung

Sieben Checks vor einem Ausfall können helfen, den Tag eines Defekts ruhiger zu überstehen. Zu wissen, welche Daten nur auf diesem Computer liegen, das Backup getrennt aufzubewahren und testweise wiederherzustellen, festzuhalten, wo Passwörter und Programmdaten sind, einen Tag ohne Computer zu planen und festzulegen, wen man anruft, sind Teile dieser Vorbereitung.