Ortak Dosyaları Düzenlerken Yapılan Beş Hata

Bir teklifin son hâli aranıyor; biri masaüstündeki kopyayı açıyor, biri e-postadaki eki, bir başkası telefonundaki fotoğrafa bakıyor. Üç dosya da doğru görünüyor, ama hangisinin en güncel olduğunu söylemek zorlaşabiliyor.

Ortak dosyaların dağınıklığı genelde bir anda değil, küçük alışkanlıklarla birikebilir. Bu yazı, ortak dosyaları düzenlerken sık görülen beş hatayı, her birinin doğurabileceği sonucu ve yerine neler yapılabileceğini ele alıyor.

Dosya Düzeni Neden Kendiliğinden Bozulabilir

Dosya düzeni, kimse bozmak istemediği hâlde küçük alışkanlıklarla dağılabilir. Acele bir günde masaüstüne kaydedilen bir belge, e-postada bırakılan bir ek ya da telefonda kalan bir fotoğraf tek başına sorun gibi görünmeyebilir; bunlar biriktiğinde aranan dosyayı bulmak zaman alabilir.

Aşağıdaki tablo beş hatayı, her birinin doğurabileceği sonucu ve yerine yapılabilecekleri özetliyor.

1. Her Şeyi Tek Bir Yığında Tutmak

Bütün dosyaların tek bir klasörde ya da masaüstünde durması ilk başta pratik görünebilir. Dosya sayısı arttıkça aranan belgeyi bulmak için uzun bir listeye göz gezdirmek gerekebilir.

Tek bir ortak yer seçmek ile her şeyi tek yığına atmak aynı şey değildir. Ortak kaydın tek yerde durmasının kolaylığını şikayet takibine başlamadan önce yapılabilecekler üzerine yazdığımız yazıda ele aldık; dosyalarda da ortak yerin içinde birkaç ana klasör, aranan dosyayı daha hızlı bulmaya yardım edebilir.

2. Dosyalara Kişiye Göre Ad Vermek

Her çalışanın dosyaya kendi alışkanlığıyla ad vermesi, başkasının o dosyayı tanımasını zorlaştırabilir. "Yeni", "son" ya da "düzeltilmiş" gibi adlar yazıldığı gün anlamlı olabilir; birkaç hafta sonra ise neyi anlattığı belirsizleşebilir.

Dosya adında işin türü, müşteri ya da proje adı ve tarih gibi birkaç bilginin aynı sırayla yer alması, dosyayı açmadan tanımayı kolaylaştırabilir.

3. Aynı Dosyanın Birkaç Sürümünü Dolaştırmak

Bir dosya e-postayla gönderilip üzerinde ayrı ayrı çalışıldığında, kısa sürede birbirinden farklı birkaç kopya oluşabilir. Hangisinin güncel olduğu belirsizleştiğinde eski bir hâl yanlışlıkla kullanılabilir.

Bu sorunu müşteri listesi özelinde Excel ile müşteri takibi ne zaman yetmez olur sorusunu ele aldığımız yazıda anlattık. Aynı ilke diğer ortak dosyalar için de işe yarayabilir: herkesin tek bir güncel dosya üzerinde çalışması.

4. Dosyaları Kişisel Köşelerde Bırakmak

Bazı dosyalar ortak yere hiç ulaşmadan bir kişinin e-postasında, telefonunda ya da bilgisayarında kalabilir. O kişi izinde ya da meşgulken dosyaya ulaşmak güçleşebilir.

Üç köşe öne çıkabilir.

1. E-posta ekinde kalan dosyalar

Müşteriden gelen bir belge yalnızca e-postada durduğunda, onu arayan kişi hangi mesajda olduğunu bilmeyebilir. Önemli ekleri ortak klasöre taşımak aramayı kolaylaştırabilir.

2. Kişisel telefonda kalan fotoğraflar

Sahada çekilen fotoğraflar çoğu zaman çekenin telefonunda kalabilir. Bunları iş bitiminde ortak klasöre aktarmak, başkalarının da görmesine yardım edebilir.

3. Tek bilgisayarda duran klasörler

Yalnızca bir bilgisayarda duran klasör, o bilgisayar arızalandığında erişilemez hâle gelebilir. Hangi bilginin nerede durduğunu ve yedeğinin olup olmadığını kontrol etmenin yollarını bilgisayar bozulmadan önce yapılabilecek kontroller üzerine yazdığımız yazıda ele aldık.

5. Düzeni Kimseye Emanet Etmemek

Kurulan bir dosya düzenini gözden geçiren biri olmadığında, kurallar zamanla gevşeyebilir. Yeni başlayan bir çalışan kuralı bilmeyebilir, acele bir günde eski alışkanlığa dönülebilir.

Düzeni ara sıra kontrol edecek bir kişi belirlemek ve kuralı kısa bir notla herkesle paylaşmak, düzenin sürmesine yardım edebilir. Bu kişinin görevi dosyaları tek başına düzenlemek değil, kuralın hatırlanmasına destek olmak olabilir.

Ortak Dosya Düzenini Kurmak

Düzeni kurmak için büyük bir değişiklik gerekmeyebilir. Birkaç ana klasör ve basit bir ad kuralı başlangıç için yeterli olabilir.

Aynı bilginin birkaç yerde tutulması düzeni yeniden bozabilir; bu konuyu aynı bilgiyi neden iki yere giriyorum sorusunu ele aldığımız yazıda anlattık. Dosya sayısı büyüdüğünde başvurulabilecek araçları ise belge yönetimi otomasyonu yazımız ele alıyor.

Özet

Ortak dosyalar tek yığında tutulduğunda, kişiye göre adlandırıldığında, birkaç sürümle dolaştığında, kişisel köşelerde kaldığında ya da düzeni gözden geçiren biri olmadığında dağılabilir. Birkaç ana klasör, basit bir ad kuralı, tek bir güncel dosya ve düzeni hatırlatan bir kişi, aranan belgeyi bulmayı kolaylaştırabilir. Düzen büyük bir değişiklikle değil, küçük ve sürdürülebilir adımlarla kurulabilir.