Cinq erreurs de rangement des fichiers

On cherche la dernière version d'un devis ; une personne ouvre la copie sur le bureau, une autre la pièce jointe d'un e-mail, une troisième regarde une photo sur son téléphone. Les trois fichiers semblent corrects, mais il peut être difficile de dire lequel est le plus récent.

Le désordre dans les fichiers partagés n'arrive généralement pas d'un coup ; il peut s'accumuler par petites habitudes. Cet article présente cinq erreurs fréquentes lors du rangement des fichiers partagés, le résultat auquel chacune peut mener et ce qu'il est possible de faire à la place.

Pourquoi le rangement peut se défaire tout seul

Le rangement des fichiers peut se défaire par petites habitudes, même si personne ne cherche à le casser. Un document enregistré sur le bureau un jour chargé, une pièce jointe laissée dans un e-mail ou une photo restée sur un téléphone peuvent sembler anodins séparément ; en s'accumulant, retrouver un fichier peut prendre du temps.

Le tableau ci-dessous résume les cinq erreurs, le résultat auquel chacune peut mener et ce qu'il est possible de faire à la place.

1. Tout garder dans une seule pile

Garder tous les fichiers dans un seul dossier ou sur le bureau peut sembler pratique au début. À mesure que les fichiers se multiplient, retrouver un document peut demander de parcourir une longue liste.

Choisir un seul lieu partagé n'est pas la même chose que tout jeter dans une pile. Nous avons présenté l'intérêt de garder les fiches communes au même endroit dans notre article sur ce qu'il faut prévoir avant de suivre les réclamations clients ; pour les fichiers, quelques dossiers principaux dans le lieu partagé peuvent aider à trouver plus vite ce que l'on cherche.

2. Nommer les fichiers selon ses habitudes

Quand chaque employé nomme les fichiers selon ses habitudes, les autres peuvent avoir plus de mal à les reconnaître. Des noms comme « nouveau », « final » ou « corrigé » peuvent avoir un sens le jour où ils sont écrits ; quelques semaines plus tard, leur objet peut devenir flou.

Faire figurer dans le même ordre, dans chaque nom de fichier, quelques informations comme le type de travail, le nom du client ou du projet et la date peut aider à reconnaître un fichier sans l'ouvrir.

3. Faire circuler plusieurs versions d'un même fichier

Lorsqu'un fichier est envoyé par e-mail et modifié séparément, plusieurs copies différentes peuvent apparaître en peu de temps. Quand on ne sait plus laquelle est à jour, une ancienne version peut être utilisée par erreur.

Nous avons traité ce problème pour les listes de clients dans notre article sur quand le suivi client sous Excel ne suffit plus. Le même principe peut servir pour les autres fichiers partagés : que chacun travaille dans un seul fichier à jour.

4. Laisser des fichiers dans des coins privés

Certains fichiers peuvent rester dans la messagerie, le téléphone ou l'ordinateur d'une personne sans rejoindre le lieu partagé. Lorsque cette personne est en congé ou occupée, accéder au fichier peut devenir plus difficile.

Trois coins peuvent ressortir.

1. Des fichiers restés en pièce jointe

Quand un document du client ne se trouve que dans un e-mail, la personne qui le cherche peut ne pas savoir dans quel message il est. Déplacer les pièces jointes importantes vers le dossier partagé peut faciliter la recherche.

2. Des photos restées sur un téléphone personnel

Les photos prises sur le chantier peuvent souvent rester sur le téléphone de la personne qui les a prises. Les transférer dans le dossier partagé à la fin du travail peut aider les autres à les voir aussi.

3. Des dossiers gardés sur un seul ordinateur

Un dossier gardé sur un seul ordinateur peut devenir inaccessible si cet ordinateur tombe en panne. Nous avons présenté des moyens de vérifier où se trouvent les informations et si elles ont une sauvegarde dans notre article sur les contrôles avant une panne d'ordinateur.

5. Ne confier le rangement à personne

Si personne ne vérifie un rangement une fois mis en place, les règles peuvent se relâcher avec le temps. Un nouvel employé peut ne pas connaître la règle, et un jour chargé, on peut revenir aux anciennes habitudes.

Désigner une personne pour vérifier le rangement de temps en temps et partager la règle avec tous dans une courte note peut aider le rangement à durer. Son rôle peut être non pas de ranger seule tous les fichiers, mais d'aider à garder la règle en mémoire.

Mettre en place un rangement partagé

Mettre en place le rangement peut ne pas demander un grand changement. Quelques dossiers principaux et une règle de nommage simple peuvent suffire pour commencer.

Tenir la même information à plusieurs endroits peut de nouveau défaire le rangement ; nous l'avons traité dans notre article sur pourquoi je saisis la même information deux fois. Les outils utiles quand le nombre de fichiers grandit sont présentés dans notre article sur l’automatisation de la gestion documentaire.

En résumé

Les fichiers partagés peuvent se disperser lorsqu'ils sont gardés dans une seule pile, nommés selon les habitudes de chacun, diffusés en plusieurs versions, laissés dans des coins privés ou quand personne ne vérifie le rangement. Quelques dossiers principaux, une règle de nommage simple, un seul fichier à jour et une personne qui rappelle la règle peuvent aider à retrouver le document cherché. Le rangement peut se construire non par un grand changement, mais par de petites étapes durables.