整理共享文件时的五个错误

大家在找一份报价的最新版：一个人打开桌面上的副本，另一个人打开邮件附件，第三个人看手机里的照片。三个文件看起来都对，却很难说哪一个是最新的。

共享文件的混乱通常不是一下子出现的，而可能由一些小习惯慢慢累积。本文介绍整理共享文件时常见的五个错误、每个错误可能带来的结果，以及可以换一种什么做法。

文件秩序为什么会自己变乱

即使没人想打乱，文件秩序也可能因为一些小习惯而变乱。 忙碌时存在桌面上的文件、留在邮件里的附件、存在手机里的照片，单独看也许不算问题；积累起来后，找一个文件可能要花不少时间。

下表汇总了五个错误、各自可能带来的结果以及可以换成的做法。

1. 所有东西堆在一处

把所有文件放在一个文件夹或桌面上，一开始可能显得方便。 文件越来越多时，找一份文件可能需要翻看很长的列表。

选定一个共享位置，和把所有东西堆在一起并不是一回事。共同记录放在一处的好处，我们在开始跟进客户投诉前的准备一文中介绍过；文件也一样，在共享位置里设几个主要文件夹，可以帮助更快找到要找的东西。

2. 按个人习惯给文件起名

如果每位员工都按自己的习惯给文件起名，别人可能更难认出这些文件。 像“新”“最终”“已改”这样的名字，在起名当天也许清楚，几周后可能就说不清指的是什么了。

在每个文件名里按同样的顺序写上工作类型、客户或项目名称和日期等几项信息，可以帮助不打开文件也能认出它。

3. 同一文件的多个版本来回传

文件通过邮件发出、各自分别修改时，短时间内可能出现好几个互不相同的副本。一旦分不清哪个是最新的，就可能误用旧版本。

这个问题我们在谈用 Excel 管客户什么时候就不够用了的文章里，以客户名单为例讲过。同样的原则也可以用于其他共享文件：大家都在一个最新文件里工作。

4. 把文件留在个人角落

有些文件可能一直没进入共享位置，而是留在某个人的邮箱、手机或电脑里。这个人休假或忙碌时，就可能更难拿到文件。

有三个角落值得注意。

1. 留在邮件附件里的文件

客户发来的文件只在邮件里时，找它的人可能不知道在哪封邮件里。把重要附件移到共享文件夹，可以让查找更容易。

2. 留在个人手机里的照片

在工地拍的照片往往容易留在拍摄者的手机里。在工作结束时把它们转到共享文件夹，可以帮助其他人也看到。

3. 只存在一台电脑上的文件夹

只存在一台电脑上的文件夹，在这台电脑出故障时可能打不开。如何确认信息存在哪里、有没有备份，我们在电脑坏掉前的检查一文中介绍过。

5. 不把整理交给任何人

建立好的文件秩序如果没人定期检查，规则可能会随时间变松。 新来的员工可能不知道规则，忙的时候也可能回到老习惯。

指定一人不时检查文件秩序，并用简短的说明把规则告诉大家，可以帮助秩序维持下去。这个人的任务未必是自己整理所有文件，而是让大家记得规则。

建立共享文件秩序

建立文件秩序可能不需要大改动。几个主要文件夹加上简单的命名规则，就可以作为起点。

同一信息存在好几个地方，可能再次打乱秩序；这一点我们在为什么同一条信息要录入两次一文中讲过。文件越来越多时可以借助的工具，可参考文档管理自动化文章。

小结

共享文件堆在一处、按个人习惯起名、多个版本来回传、留在个人角落，或没人检查秩序时，都可能变乱。几个主要文件夹、简单的命名规则、一个最新文件，再加上一位提醒规则的人，可以让要找的文件更容易找到。秩序不必靠大改动，而可以靠小而可持续的步骤建立。