Die letzte Fassung eines Angebots wird gesucht; einer öffnet die Kopie auf dem Desktop, eine andere den E-Mail-Anhang, ein Dritter schaut auf ein Foto im Telefon. Alle drei Dateien wirken richtig, doch welche die aktuellste ist, lässt sich schwer sagen.
Unordnung in gemeinsamen Dateien entsteht meist nicht auf einmal, sondern kann sich durch kleine Gewohnheiten ansammeln. Dieser Artikel zeigt fünf häufige Fehler bei der gemeinsamen Dateiablage, welche Folgen sie haben können und was stattdessen möglich ist.
⚡ Beispielszenario: In einem Architekturbüro sind Zeichnungen, Kundenkorrespondenz und Baustellenfotos auf die Computer und Telefone von drei Mitarbeitenden verteilt. Als sich zeigt, dass bei einem Projekt eine alte Zeichnung an den Kunden ging, beschließt das Büro, eine gemeinsame Ordnerstruktur und eine einfache Namensregel festzulegen. Diese Ordnung kann helfen, die richtige Datei leichter zu finden.
Warum die Ablage von selbst zerfallen kann
Eine Dateiablage kann durch kleine Gewohnheiten zerfallen, obwohl niemand sie stören will. Ein an einem vollen Tag auf dem Desktop gespeichertes Dokument, ein Anhang in einer E-Mail oder ein Foto im Telefon wirkt allein vielleicht nicht wie ein Problem; sammelt sich das an, kann die Suche nach einer Datei Zeit kosten.
Die folgende Tabelle fasst die fünf Fehler zusammen, welche Folge jeder haben kann und was stattdessen möglich ist.
| Fehler | Folge | Was stattdessen möglich ist |
|---|---|---|
| Alles auf einem Stapel halten | Die gesuchte Datei kann in der Menge untergehen | Einige Hauptordner festlegen |
| Nach eigener Gewohnheit benennen | Der Name zeigt womöglich nicht, was die Datei ist | Eine gemeinsame Namensregel nutzen |
| Mehrere Versionen verbreiten | Eine alte Fassung kann versehentlich genutzt werden | In einer aktuellen Datei arbeiten |
| Dateien in privaten Ecken lassen | Die Datei ist womöglich nicht auffindbar, wenn die Person fehlt | Dateien in den gemeinsamen Ordner verschieben |
| Niemanden betrauen | Die Regel kann mit der Zeit vergessen werden | Eine Person für die Durchsicht bestimmen |
1. Alles auf einem Stapel halten
Alle Dateien in einem Ordner oder auf dem Desktop zu halten, kann anfangs praktisch wirken. Mit wachsender Zahl von Dateien kann es nötig werden, eine lange Liste zu durchsuchen, um ein Dokument zu finden.
Einen gemeinsamen Ort zu wählen ist etwas anderes, als alles auf einen Stapel zu werfen. Den Vorteil, gemeinsame Einträge an einem Ort zu halten, haben wir im Beitrag bevor Sie Kundenbeschwerden erfassen beschrieben; bei Dateien können einige Hauptordner im gemeinsamen Ort helfen, das Gesuchte schneller zu finden.
2. Dateien nach eigener Gewohnheit benennen
Benennt jede Person Dateien nach eigener Gewohnheit, kann es anderen schwerer fallen, sie zu erkennen. Namen wie "neu", "final" oder "korrigiert" können am Tag des Schreibens sinnvoll sein; einige Wochen später kann unklar werden, worauf sie sich beziehen.
Stehen einige Angaben wie Art der Arbeit, Kunden- oder Projektname und Datum in jedem Dateinamen in derselben Reihenfolge, kann eine Datei leichter zu erkennen sein, ohne sie zu öffnen.
3. Mehrere Versionen derselben Datei verbreiten
Wird eine Datei per E-Mail verschickt und getrennt bearbeitet, können in kurzer Zeit mehrere voneinander abweichende Kopien entstehen. Ist unklar, welche aktuell ist, kann eine alte Fassung versehentlich genutzt werden.
Dieses Problem haben wir für Kundenlisten im Beitrag darüber beschrieben, wann Excel für die Kundenverwaltung nicht mehr ausreicht. Derselbe Grundsatz kann auch bei anderen gemeinsamen Dateien helfen: Alle arbeiten in einer aktuellen Datei.
4. Dateien in privaten Ecken lassen
Manche Dateien bleiben im E-Mail-Postfach, im Telefon oder auf dem Computer einer Person, ohne den gemeinsamen Ort zu erreichen. Ist diese Person im Urlaub oder beschäftigt, kann der Zugriff schwieriger werden.
Drei Ecken können auffallen.
1. Dateien in E-Mail-Anhängen
Liegt ein Dokument vom Kunden nur in der E-Mail, weiß die suchende Person womöglich nicht, in welcher Nachricht. Wichtige Anhänge in den gemeinsamen Ordner zu verschieben, kann die Suche erleichtern.
2. Fotos auf privaten Telefonen
Auf der Baustelle aufgenommene Fotos bleiben oft auf dem Telefon der Person, die sie gemacht hat. Sie nach Abschluss der Arbeit in den gemeinsamen Ordner zu übertragen, kann helfen, dass auch andere sie sehen.
3. Ordner auf nur einem Computer
Ein Ordner, der nur auf einem Computer liegt, kann unerreichbar werden, wenn dieser Computer ausfällt. Wie sich prüfen lässt, wo Informationen liegen und ob es eine Sicherung gibt, beschreiben wir im Beitrag zu Checks, bevor der Computer ausfällt.
5. Niemanden mit der Ordnung betrauen
Prüft niemand die eingerichtete Ablage, können die Regeln mit der Zeit locker werden. Neue Mitarbeitende kennen die Regel womöglich nicht, und an vollen Tagen kann man in alte Gewohnheiten zurückfallen.
Eine Person zu bestimmen, die die Ordnung ab und zu prüft, und die Regel in einer kurzen Notiz mit allen zu teilen, kann helfen, dass die Ordnung bestehen bleibt. Ihre Aufgabe kann sein, nicht allein alle Dateien zu ordnen, sondern die Regel in Erinnerung zu halten.
Eine gemeinsame Ablage aufbauen
Für den Aufbau der Ablage ist womöglich keine große Umstellung nötig. Einige Hauptordner und eine einfache Namensregel können für den Anfang genügen.
| Ordner | Was hineingehört | Namensbeispiel |
|---|---|---|
| Angebote | Erstellte und verschickte Angebote | angebot_kundenname_datum |
| Kundenkorrespondenz | Dokumente und Anhänge von Kunden | kundenname_thema_datum |
| Projekte | Dateien laufender Arbeiten | projektname_phase_datum |
| Fotos | Bilder von der Baustelle und der Arbeit | projektname_ort_datum |
| Archiv | Dateien abgeschlossener Arbeiten | projektname_abgeschlossen |
Dieselbe Angabe an mehreren Orten zu führen, kann die Ordnung erneut stören; darüber haben wir im Beitrag geschrieben, warum ich dieselbe Angabe zweimal eingebe. Werkzeuge für wachsende Dateimengen behandelt unser Artikel zur Dokumentenmanagement-Automatisierung.
Zusammenfassung
Gemeinsame Dateien können zerfallen, wenn sie auf einem Stapel liegen, nach eigener Gewohnheit benannt werden, in mehreren Versionen kursieren, in privaten Ecken bleiben oder niemand die Ordnung prüft. Einige Hauptordner, eine einfache Namensregel, eine aktuelle Datei und eine Person, die an die Regel erinnert, können helfen, das gesuchte Dokument leichter zu finden. Die Ordnung lässt sich nicht mit einer großen Umstellung, sondern mit kleinen, dauerhaften Schritten aufbauen.
Häufig gestellte Fragen
Welche Fehler können bei der gemeinsamen Dateiablage passieren?
Dateien auf einem Stapel zu halten, sie nach eigener Gewohnheit zu benennen, mehrere Versionen zu verbreiten, Dateien in privaten Ecken zu lassen und niemanden mit der Ordnung zu betrauen, kann zu diesen Fehlern zählen.
Wie sollten Dateien benannt werden?
Angaben wie Art der Arbeit, Kunden- oder Projektname und Datum in jeder Datei in derselben Reihenfolge zu schreiben, kann helfen. So lässt sich erkennen, worum es geht, ohne die Datei zu öffnen.
Was tun, wenn es mehrere Versionen derselben Datei gibt?
Es ist sinnvoll festzulegen, welche aktuell ist, und alle in dieser Datei arbeiten zu lassen. Alte Kopien in einen eigenen Ordner zu verschieben, kann Verwirrung verringern.
Was lässt sich mit Arbeitsfotos auf privaten Telefonen tun?
Auf der Baustelle aufgenommene Fotos nach Abschluss der Arbeit in den gemeinsamen Ordner zu übertragen, kann helfen, dass auch andere sie erreichen. Es ist sinnvoll festzulegen, wer die Übertragung übernimmt.
Wer sollte sich um die Dateiablage kümmern?
Eine Person zu bestimmen, die die Ordnung ab und zu prüft, und die Regel in einer kurzen Notiz zu teilen, kann helfen. Statt alle Dateien allein zu ordnen, kann diese Person an die Regel erinnern.
Bauen wir Ihre gemeinsame Dateiablage zusammen auf
Welche Datei wo liegt, wie sie heißt, wer sie prüft. Diese Ordnung können wir gemeinsam mit Ihrem Team im Alltag verankern.
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