同一条信息为什么录两遍？

来了一条信息。先写进本子，再抄进 Excel，晚上又录进系统。同一行在三个地方。

多数人把这当成浪费时间。真正的麻烦不在那里。真正的麻烦是，有一天你说不清三份里哪一份是对的。

这篇文章讲的是重复录入从哪里来，又怎么收住。

重复录入不是因为懒

没人乐意把同一条信息录两遍。重复录入多半是为了补一个缺口而出现的，缺口不补上，它就一直在。

最常见的原因是这样：系统做不了某件事，于是旁边支起一个本子或一张表。系统能开发票却不存交付日期，那交付日期就写到别处去。

第二个原因是权限。系统只有一个人能用，其他人就各记各的。第三个是信任：系统错过一次，人们就开始留自己的底稿。

重复录入冒出来的五个地方

下面这张表收了小公司里最常见的五个点。

这五个的共同点是：没有一个是坏习惯。每一个都是为了补上当时缺的东西才立起来的。

为什么它不会自己消失

刚立起来那天，重复录入看着无害。害处是随时间攒起来的，从三个方向来。

走偏。 两份记录过一阵就分开了。一份更新了，另一份留在原地。再也没法判断哪一份是新的。

盲区。 没人会同时读两份清单。做判断时看手边那份，另一份写的东西就看不见了。

交不出去。 讲清楚一套系统容易，讲清楚两套系统和它们之间那条没说出口的规矩很难。活儿就这样拴在了一个人身上。同样的话在你不在的时候工作就停了怎么办里也讲过。

三条出路

收住重复录入有三条路，各自适合不同的局面。

第三条路通常最耐久，但要花最多的沟通。没弄明白本子是干什么的就把它关掉，一周之内会冒出一个新的。

动手前的三次测量

要知道哪条路合适，量三样就够了。

三样加起来一个钟头左右，最好写在纸上做。凭记忆做的测量不算测量。同样的区分在用 Excel 管客户什么时候就不够用了里也出现过。

先理简单，再谈自动

看到重复录入，第一个念头往往是把两套系统连起来。有时这是对的，但顺序上排第二。

先要回答的是这个问题：两份记录里有一份能不能去掉？能去掉就不必连。连起来，有时等于把本来可以撤掉的东西固定了下来。

而且连接本身也要维护。一头变了，连接就断，没人会收到通知。这个风险在自动化项目为什么会失败里讲过。

理简单对价格的影响

带着重复录入的公司，活儿比没有的公司要大。旧记录要比对，要定下哪一份算数，还要清理。

所以在要报价的时候把重复录入的情况说出来，对你是有利的。不说，范围就会写得偏短，做到一半再长出来。范围怎么影响价格，写在同一件事为什么报了两个价里。

小结

把同一条信息录两遍不是习惯，是缺口的迹象。缺口还没找到就先关掉记录，位置上会补进一个新的。

次序是这样：先量清楚在哪里、为什么冒出来，然后关掉一份或者补上缺口，连接放到最后再想。

如果你在考虑扩充人手，该招人还是做自动化讲的是一个相邻的问题。