Aynı İşe Neden İki Farklı Fiyat Verdim?

Bir işe teklif verdiniz. Aradan birkaç hafta geçti, benzer bir iş daha geldi ve bu sefer ağzınızdan başka bir rakam çıktı. İkisi de aynı iş gibi görünüyor.

Hangisi doğruydu sorusu buradan doğar. Ve çoğu zaman cevabı şaşırtıcıdır: ikisi de doğruydu, çünkü ikisi aynı iş değildi.

Bu yazı, fiyatın neden oynadığını ve teklifte neyin yazılı olması gerektiğini anlatıyor.

Fiyat oynamıyor, kapsam oynuyor

Aynı cümleyle anlatılan iki iş, içerik olarak birbirinden epey uzak olabilir. "Stok takibi kurulsun" cümlesi bir dükkanda üç ürün grubu, bir depoda dört yüz kalem demektir.

Fiyatı belirleyen şey işin adı değil, işin içinde ne olduğudur. Ve iş henüz tarif edilmemişse, ağızdan çıkan rakam bir fiyat değil, bir tahmindir.

Tahmin yanlış olduğu için değil, karşı tarafta fiyat olarak kaydedildiği için sorun çıkarır. Siz "aşağı yukarı" demiş olursunuz, müşteri o rakamı teklif sanır.

Fiyatı oynatan altı kalem

Aynı işi iki farklı rakama götüren şey genellikle şu altı başlıktan biridir.

1. Veri nereden gelecek. Hazır bir sistemden okunuyorsa iş küçüktür. Elle giriliyorsa giriş ekranı da yazılır. Üçüncü bir yazılımdan alınacaksa o yazılımın izni gerekir ve bu sizin elinizde olmayan bir beklemedir.

2. Kaç kişi kullanacak. Tek kişilik bir kayıt ile on kişinin aynı anda giriş yaptığı bir sistem aynı iş değildir. Yetki, çakışma ve kayıt geçmişi ikincisinde zorunlu hale gelir.

3. Eski veri taşınacak mı. Sıfırdan başlamak ile üç yıllık Excel arşivini aktarmak arasında ciddi fark vardır. Eski veri düzensizse temizlik işin kendisinden uzun sürebilir.

4. Kaç rapor, ne sıklıkta. Tek ekran ile günlük, haftalık, aylık ve yıllık dört ayrı rapor aynı emek değildir. Rapor sayısı çoğu teklifte hiç konuşulmaz ve sonradan büyür.

5. Eğitim ve devir dahil mi. Sistemi kurmak bir iş, kullandırmak ayrı bir iştir. Kullanıcı eğitimi konuşulmadıysa teslimden sonra haftalarca telefon trafiği doğar.

6. Sonrasında kim bakacak. Aylık bakım varsa kapsamı yazılmalı. Yoksa "şuraya bir dokunuver" talepleri ücretsiz iş olarak birikir. Bu mesele otomasyon projeleri neden başarısız olur yazısında da karşımıza çıkıyor.

Teklifte yazılması gereken üç satır

Karmaşık bir teklif şablonuna gerek yok. Üç satır çoğu tartışmayı baştan bitirir.

Kapsam. Neyin yapılacağı, sayıyla. "Stok takibi" değil, "üç ürün grubu, tek kullanıcı, bir ekran, iki rapor".

Kapsam dışı. Neyin yapılmayacağı. Bu satır garip görünür ama en çok işe yarayan satırdır. Yazılmadığında her yeni istek kapsam içinde sayılır.

Sürenin başlangıcı. Takvimin hangi günden işlemeye başladığı. Sizin elinizde olmayan bir beklemeye bağlıysa bu açıkça yazılır. Süre konusunun ayrıntısı otomasyon ne kadar sürer, ne zaman işe yarar yazısında ölçülerek anlatılmış.

Neden "şimdilik şu kadar" pahalıya patlar

Rakamı erken söylemek karşı tarafta bir çapa bırakır. Sonradan kapsam büyüdüğünde yukarı çıkmak, indirimden dönmek gibi algılanır ve güveni sarsar.

Aşağı inmek kolaydır, yukarı çıkmak zordur. Bu yüzden kapsam yazılmadan söylenen her rakam, aslında bir tavan koymaktır.

Söylenecek doğru cümle şudur: kapsamı birlikte çıkaralım, sonra fiyatı yazılı vereyim. Bu satıcı gibi değil, işini bilen biri gibi durur.

Müşteri indirim isterse

İndirim talebi geldiğinde iki yol vardır ve ikisi çok farklı sonuç verir.

Rakamdan indirmek. Aynı işi daha ucuza yapmayı kabul etmek. Bu, ilk rakamın şişirilmiş olduğu izlenimini bırakır ve sonraki işlerde de indirim beklenir.

Kapsamdan indirmek. Fiyatı düşürürken bir kalemi çıkarmak. "Bu bütçeyle iki rapor yerine bir rapor yaparız, ikincisi sonra eklenir" demek. Fiyat ile işin oranı korunur.

İkincisi hem bugünü kurtarır hem ileriyi. Ve müşteriye şunu öğretir: fiyat keyfi değil, kapsama bağlı.

Kendi maliyetinizi bilmeden fiyat çıkmaz

Fiyat konuşmasının görünmeyen tarafı burasıdır. İşin size kaç saate mal olduğunu bilmiyorsanız, verdiğiniz rakamın kâr mı zarar mı olduğunu da bilemezsiniz.

Bunun için karmaşık bir muhasebe gerekmiyor. Bir işi yaparken geçen saatleri kabaca yazmak, üçüncü işte size gerçek bir taban verir. Kayıt tutmanın nerede yetmez olduğu Excel ile müşteri takibi ne zaman yetmez olur yazısında anlatılıyor.

Ve şu ayrım önemli: düşük fiyat müşteri kazandırır, yanlış fiyat müşteri kaybettirir. İşi zararına aldığınızda ya kaliteyi düşürürsünüz ya da işi sürüncemede bırakırsınız. İkisi de referansı götürür.

Karar öncesi dört soru

1. Bu işi daha önce yaptım mı? Yaptıysanız gerçek süreniz var demektir. Yapmadıysanız verdiğiniz rakam tahmindir ve bunu kendinize de söylemeniz gerekir.

2. Kapsamı yazıya döktüm mü? Dökülmediyse fiyat henüz oluşmamıştır. Konuşmada çıkan rakam, yazılı teklifin yerini tutmaz.

3. Elimde olmayan bir bekleme var mı? Üçüncü tarafın izni, müşterinin evrakı, bir donanımın gelmesi. Varsa süre oradan başlar.

4. Bu fiyatla işi bitirebilir miyim? Bitiremeyeceğiniz bir fiyatı kabul etmek, işi almak değil, sorunu satın almaktır. Kapsamı büyütüp küçültmenin sınırı özel yazılım mı hazır paket mi yazısında da geçiyor.

Özet

Aynı işe iki farklı fiyat çıkması bir tutarsızlık değil, genellikle bir ölçüm eksikliğidir. İki iş aynı adı taşıyordu ama aynı kapsamı taşımıyordu.

Yapılacak şey rakamı savunmak değil, kapsamı yazmaktır. Kapsam yazılınca fiyat kendiliğinden çıkar ve tartışma fiyattan kapsama kayar. Orada konuşmak ikisi için de kolaydır.

Bu kararın komşusu olan bir başka soru için eleman mı almalıyım, otomasyon mu kurmalıyım yazısına bakabilirsiniz.