同じ仕事に二つの金額を出した理由

ある仕事に見積もりを出しました。数週間後、似た仕事が来て、今度は口から別の金額が出ました。どちらも同じ仕事に見えます。

問いはそこから生まれます。答えは意外なことが多いのです。どちらも正しかった、二つは同じ仕事ではなかったからです。

この記事は、金額がなぜ動くのかと、見積書に何を書いておくべきかについてのものです。

動いているのは金額ではなく範囲

同じ一文で説明された二つの仕事は、中身がかなり離れていることがあります。「在庫管理を入れたい」という一文は、店では三つの商品群、倉庫では四百点を意味します。

金額を決めるのは仕事の名前ではなく、その中に何が入っているかです。そして仕事がまだ説明されていないなら、口から出た数字は金額ではなく見当です。

困るのは見当が外れているからではなく、相手がそれを金額として記録するからです。こちらは「だいたい」と言い、お客さまは見積もりとして受け取ります。

金額を動かす六つの項目

同じ仕事を二つの数字へ導くのは、たいていこの六つのどれかです。

1. データがどこから来るか。 既存のシステムから読めるなら仕事は小さくなります。手入力なら入力画面も作ることになります。他社のソフトから取るならその会社の許可が要り、これはこちらの手の届かない待ち時間です。

2. 何人が使うか。 一人分の記録と、十人が同時に入力するシステムは同じ仕事ではありません。権限、衝突、変更履歴が後者では必須になります。

3. 古いデータを移すか。 ゼロから始めることと、三年分のExcelを移すことはかなり違います。古いデータが乱れていれば、片づけのほうが仕事本体より長引くこともあります。

4. 帳票が何枚、どの頻度か。 画面一つと、日次・週次・月次・年次の四種類の帳票は同じ手間ではありません。帳票の数はたいていの見積もりで語られず、あとから増えます。

5. 教育と引き渡しが含まれるか。 システムを作ることと、使えるようにすることは別の仕事です。利用者教育が話されていなければ、納品後に何週間も電話が続きます。

6. その後だれが面倒を見るか。 月額の保守があるなら、その範囲を書いておく必要があります。でなければ「ちょっとここ直して」という依頼が無償の仕事として積もります。同じ話は自動化の案件がうまくいかない理由でも触れています。

見積書に書いておくべき三行

込み入ったひな形は要りません。三行あれば、たいていの議論は始まる前に片づきます。

範囲。 何をするのかを、数字で。「在庫管理」ではなく「商品群三つ、利用者一名、画面一つ、帳票二つ」と書きます。

範囲外。 何をしないのか。この行は妙に見えますが、いちばん役に立つ行です。書かれていないと、新しい依頼はすべて範囲内として数えられます。

期間の起点。 どの日から暦が動き始めるのか。こちらの手の届かない待ちに左右されるなら、そのまま書きます。期間の詳しい話は自動化はどれくらいかかり、いつ効いてくるのかで測られています。

「とりあえずこのくらい」が後で高くつく理由

早い段階で数字を出すと、相手の中に錨が下ります。あとから範囲が広がったとき、上げることは値引きの取り消しのように受け取られ、信頼を揺らします。

下げるのは易しく、上げるのは難しい。だから範囲を書く前に出した数字は、実のところ上限を置いていることになります。

言うべき一文はこうです。範囲を一緒に洗い出して、そのうえで金額を書面でお出しします。売り手というより、仕事を知っている人の言い方になります。

お客さまが値引きを求めたら

値引きの相談が来たとき、道は二つあり、行き着く先はかなり違います。

数字から引くこと。 同じ仕事をより安く引き受けること。最初の数字が水増しだった印象を残し、次の仕事でも値引きが期待されます。

範囲から引くこと。 金額を下げる代わりに項目を一つ外すこと。「この予算なら帳票は二つではなく一つ、二つ目はあとで足します」と言うこと。金額と仕事の釣り合いが保たれます。

二つ目は今日と明日を同時に救います。そしてお客さまに一つ伝わります。金額は気分ではなく、範囲に従うのだと。

自分の原価を知らずに金額は出ない

ここが金額の話の見えない側です。その仕事が自分にとって何時間かかるのかを知らなければ、出した数字が利益なのか損なのかも分かりません。

そのために込み入った帳簿は要りません。仕事中の時間をざっくり書き留めておけば、三件目で本当の土台ができます。記録を取るだけでは追いつかなくなる地点はExcelでの顧客管理が追いつかなくなるときで扱っています。

そしてこの違いが効きます。安い金額はお客さまを呼び、間違った金額はお客さまを失わせます。損で受けた仕事は、品質が落ちるか、納期が延びるかのどちらかです。どちらも紹介を持っていきます。

決める前の四つの問い

1. この仕事を前にやったことがあるか。 あるなら本当の所要時間を持っています。ないなら出した数字は見当であり、それは自分にも言っておくほうがよいのです。

2. 範囲を書き出したか。 書いていないなら金額はまだ形になっていません。会話で出た数字は、書面の見積もりの代わりにはなりません。

3. 自分の手の届かない待ちがあるか。 第三者の許可、お客さまの書類、機材の到着。あるなら期間はそこから始まります。

4. この金額で仕事を終えられるか。 守れない金額を受けることは、仕事を取ることではなく、問題を買うことです。範囲がどこまで伸び縮みするかは個別開発か既製パッケージかにも出てきます。

まとめ

同じ仕事に二つの金額が出るのは矛盾ではなく、たいていは測り損ねです。二つの仕事は同じ名前を持っていましたが、同じ範囲は持っていませんでした。

することは数字を守ることではなく、範囲を書くことです。範囲が書かれれば金額はおのずと出て、話は金額から範囲へ移ります。そこでなら双方とも話しやすくなります。

隣り合う判断については人を雇うべきか、自動化すべきかをご覧ください。