Zwei Preise für denselben Auftrag?

Sie haben ein Angebot abgegeben. Ein paar Wochen später kam ein ähnlicher Auftrag herein und diesmal kam eine andere Zahl heraus. Beide sehen nach demselben Auftrag aus.

Daher kommt die Frage. Und die Antwort überrascht oft: beide waren richtig, weil die beiden nicht derselbe Auftrag waren.

Dieser Artikel handelt davon, warum der Preis sich bewegt und was schriftlich ins Angebot gehört.

Nicht der Preis bewegt sich, der Umfang

Zwei Aufträge, die mit demselben Satz beschrieben werden, können inhaltlich weit auseinanderliegen. "Bestandsverwaltung einrichten" heißt im Laden drei Warengruppen und im Lager vierhundert Positionen.

Den Preis bestimmt nicht der Name des Auftrags, sondern was darin steckt. Und wenn der Auftrag noch nicht beschrieben ist, ist die ausgesprochene Zahl kein Preis, sondern eine Schätzung.

Ärger macht sie nicht, weil die Schätzung falsch wäre, sondern weil die Gegenseite sie als Preis ablegt. Sie sagen "ungefähr", der Kunde hört ein Angebot.

Sechs Posten, die den Preis bewegen

Was denselben Auftrag zu zwei Zahlen führt, ist meist einer dieser sechs Punkte.

1. Woher die Daten kommen. Aus einem vorhandenen System gelesen bleibt der Auftrag klein. Von Hand eingegeben heißt, dass auch eine Eingabemaske entsteht. Aus einer Fremdsoftware geholt braucht deren Erlaubnis, und das ist ein Warten außerhalb Ihrer Kontrolle.

2. Wie viele Personen es nutzen. Eine Ein-Personen-Erfassung und ein System, in dem zehn Leute gleichzeitig eingeben, sind nicht derselbe Auftrag. Rechte, Konflikte und eine Änderungshistorie werden im zweiten Fall Pflicht.

3. Ob Altdaten mitwandern. Bei null anzufangen und ein dreijähriges Excel-Archiv zu übernehmen unterscheiden sich deutlich. Sind die Altdaten unordentlich, kann die Bereinigung länger dauern als der Auftrag selbst.

4. Wie viele Berichte, wie oft. Eine Maske und vier getrennte Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresberichte sind nicht derselbe Aufwand. Die Zahl der Berichte bleibt in den meisten Angeboten unausgesprochen und wächst später.

5. Ob Schulung und Übergabe enthalten sind. Das System zu bauen ist eine Sache, es in Gebrauch zu bringen eine andere. Wurde die Schulung nicht besprochen, folgen nach der Übergabe wochenlange Telefonate.

6. Wer sich danach kümmert. Gibt es monatliche Betreuung, gehört ihr Umfang schriftlich festgehalten. Sonst sammeln sich "machen Sie da mal eben"-Wünsche als unbezahlte Arbeit. Derselbe Faden zieht sich durch warum Automatisierungsprojekte scheitern.

Drei Zeilen, die ins Angebot gehören

Eine aufwendige Vorlage braucht es nicht. Drei Zeilen beenden die meisten Diskussionen, bevor sie beginnen.

Umfang. Was gemacht wird, mit Zahlen. Nicht "Bestandsverwaltung", sondern "drei Warengruppen, ein Benutzer, eine Maske, zwei Berichte".

Nicht im Umfang. Was nicht gemacht wird. Diese Zeile wirkt seltsam, verdient sich aber am ehesten ihr Geld. Fehlt sie, gilt jeder neue Wunsch als enthalten.

Wann die Uhr startet. Ab welchem Tag der Kalender läuft. Hängt das an einem Warten außerhalb Ihrer Kontrolle, wird das offen geschrieben. Zum Zeitrahmen finden Sie Zahlen in wie lange Automatisierung dauert und wann sie wirkt.

Warum "so ungefähr erst mal" später teuer wird

Eine Zahl früh zu nennen setzt bei der Gegenseite einen Anker. Wächst der Umfang danach, wirkt ein Anheben wie das Zurücknehmen eines Rabatts und erschüttert das Vertrauen.

Nach unten ist leicht, nach oben schwer. Jede Zahl, die vor dem geschriebenen Umfang fällt, setzt daher in Wahrheit eine Obergrenze.

Der richtige Satz lautet: lassen Sie uns den Umfang gemeinsam erarbeiten, dann gebe ich den Preis schriftlich. Das klingt weniger nach Verkäufer und mehr nach jemandem, der die Arbeit kennt.

Wenn der Kunde einen Nachlass möchte

Kommt eine Nachlassbitte, gibt es zwei Wege, und sie führen an sehr verschiedene Orte.

Von der Zahl abziehen. Denselben Auftrag günstiger zu machen. Das hinterlässt den Eindruck, die erste Zahl sei aufgeblasen gewesen, und beim nächsten Auftrag wird wieder ein Nachlass erwartet.

Vom Umfang abziehen. Den Preis senken und dafür einen Posten herausnehmen. "Mit diesem Budget machen wir einen Bericht statt zwei, der zweite kommt später dazu." Das Verhältnis von Preis und Arbeit bleibt gewahrt.

Der zweite Weg rettet heute und morgen zugleich. Und er bringt dem Kunden etwas bei: der Preis ist nicht willkürlich, er folgt dem Umfang.

Ohne die eigenen Kosten zu kennen entsteht kein Preis

Das ist die unsichtbare Seite des Preisgesprächs. Wenn Sie nicht wissen, wie viele Stunden der Auftrag Sie kostet, können Sie auch nicht sagen, ob die genannte Zahl Gewinn oder Verlust ist.

Eine aufwendige Buchhaltung braucht es dafür nicht. Die Stunden während der Arbeit grob mitzuschreiben gibt Ihnen beim dritten Auftrag eine echte Grundlage. Wo Aufzeichnungen nicht mehr ausreichen, steht in wann Excel für die Kundenverwaltung nicht mehr ausreicht.

Und diese Unterscheidung zählt: ein niedriger Preis gewinnt Kunden, ein falscher Preis verliert sie. Nehmen Sie einen Auftrag mit Verlust an, sinkt entweder die Qualität oder die Arbeit zieht sich. Beides kostet die Referenz.

Vier Fragen vor der Entscheidung

1. Habe ich diesen Auftrag schon einmal gemacht? Wenn ja, haben Sie eine echte Dauer. Wenn nein, ist die genannte Zahl eine Schätzung, und das darf man sich auch selbst eingestehen.

2. Habe ich den Umfang aufgeschrieben? Wenn nicht, hat sich der Preis noch nicht gebildet. Eine im Gespräch gefallene Zahl ersetzt kein schriftliches Angebot.

3. Gibt es ein Warten außerhalb meiner Kontrolle? Die Erlaubnis eines Dritten, Unterlagen des Kunden, eine Lieferung. Wenn ja, startet die Uhr dort.

4. Kann ich den Auftrag zu diesem Preis abschließen? Einen Preis anzunehmen, den Sie nicht halten können, heißt nicht einen Auftrag zu gewinnen, sondern ein Problem zu kaufen. Wo der Umfang sich dehnen und schrumpfen lässt, kommt auch in Individualsoftware oder Fertigpaket vor.

Zusammenfassung

Zwei Preise für denselben Auftrag sind kein Widerspruch, meist sind sie eine fehlende Messung. Die beiden Aufträge trugen denselben Namen, aber nicht denselben Umfang.

Zu tun ist nicht, die Zahl zu verteidigen, sondern den Umfang zu schreiben. Ist der Umfang geschrieben, ergibt sich der Preis, und die Diskussion wandert vom Preis zum Umfang. Dort redet es sich für beide Seiten leichter.

Zu einer benachbarten Entscheidung siehe Mitarbeiter einstellen oder automatisieren.