Eine Information kommt herein. Zuerst schreiben Sie sie ins Heft, dann übertragen Sie sie nach Excel, und abends geben Sie sie ins Programm ein. Dieselbe Zeile an drei Stellen.
Die meisten halten das für verlorene Zeit. Das ist nicht das eigentliche Problem. Das eigentliche Problem ist, dass Sie eines Tages nicht mehr sagen können, welche der drei stimmt.
Dieser Artikel handelt davon, woher Doppelerfassung kommt und wie sie sich schließt.
Doppelerfassung kommt nicht von Faulheit
Niemand erfasst dieselbe Information zum Vergnügen zweimal. Doppelerfassung entsteht meist, um eine Lücke zu decken, und sie hält an, solange diese Lücke offen bleibt.
Der häufigste Grund ist dieser: das System kann etwas nicht, also wird daneben ein Heft oder eine Tabelle aufgesetzt. Stellt das System die Rechnung, hält aber das Lieferdatum nicht fest, wandert das Lieferdatum woandershin.
Der zweite Grund ist der Zugang. Kann nur eine Person das System nutzen, führen die anderen ihre eigenen Aufzeichnungen. Der dritte ist Vertrauen: hat das System einmal danebengelegen, beginnen die Leute, eigene Kopien zu behalten.
Fünf Stellen, an denen Doppelerfassung entsteht
Die folgende Tabelle sammelt die fünf Punkte, die in kleinen Betrieben am häufigsten auftauchen.
| Wo | Warum es entsteht | Das Anzeichen |
|---|---|---|
| Bei der Auftragsannahme | Am Telefon ins Heft, später ins System | Der Auftragsstand lässt sich ohne Blick ins Heft nicht sagen |
| In der Bestandsführung | Das Programm zählt, das Lager führt seine eigene Liste | Am Zähltag stimmen die beiden Listen nicht überein |
| Bei Kundendaten | Telefonbuch getrennt, System getrennt | Derselbe Kunde steht unter zwei verschiedenen Namen |
| Beim Zahlungseingang | Kontoauszug getrennt, Zahlungsliste getrennt | Zum Monatsende kann niemand sagen, wer bezahlt hat |
| In der Zeiterfassung | Kommen und Gehen auf Papier, Lohn im Programm | Ein Urlaubstag sieht in beiden Aufzeichnungen anders aus |
Das Gemeinsame der fünf ist dies: keine davon ist eine schlechte Angewohnheit. Jede wurde aufgesetzt, um etwas zu decken, das damals fehlte.
Warum es sich nicht von selbst legt
Am Tag der Einführung wirkt Doppelerfassung harmlos. Der Schaden sammelt sich mit der Zeit und kommt aus drei Richtungen.
Auseinanderlaufen. Die beiden Aufzeichnungen trennen sich nach einer Weile. Die eine wird aktualisiert, die andere bleibt. Es gibt keinen Weg mehr zu erkennen, welche aktuell ist.
Blinder Fleck. Niemand liest beide Listen zugleich. Beim Entscheiden schauen Sie auf die, die gerade zur Hand ist, und was in der anderen steht, wird unsichtbar.
Nicht übergebbar. Ein System zu erklären ist leicht; zwei Systeme und die unausgesprochene Regel dazwischen zu erklären ist schwer. So hängt die Arbeit an einer Person. Dasselbe Thema behandelt was tun, wenn ohne Sie die Arbeit stillsteht.
Drei Auswege
Es gibt drei Wege, Doppelerfassung zu schließen, und jeder passt zu einer anderen Lage.
| Weg | Wann er passt | Worauf zu achten ist |
|---|---|---|
| Eine davon schließen | Wenn eine der beiden Aufzeichnungen wirklich entbehrlich ist | Vor dem Schließen fragen, warum sie aufgesetzt wurde |
| Die Übertragung automatisieren | Wenn beide gebraucht werden und eine die andere speist | Eine Richtung wählen, zwei Richtungen stiften Verwirrung |
| Die Lücke decken | Wenn das Heft etwas tut, das das System nicht kann | Kommt das Feld ins System, fällt das Heft von selbst weg |
Der dritte Weg hält meist am längsten, verlangt aber die meisten Gespräche. Wird das Heft geschlossen, bevor jemand verstanden hat, wozu es diente, taucht binnen einer Woche ein neues auf.
Drei Messungen vor dem Start
Um zu wissen, welcher Weg passt, genügen drei Messungen.
| Messung | Wie sie geht | Was sie sagt |
|---|---|---|
| An wie vielen Stellen es geführt wird | Eine Information auswählen und ihr nachgehen | Die wirkliche Zahl liegt meist höher als vermutet |
| Welche aktuell ist | Aus beiden Aufzeichnungen je eine zufällige Zeile vergleichen | Laufen sie auseinander, hat das Problem schon begonnen |
| Wer worauf schaut | Die Entscheider fragen, welche sie benutzen | Hier zeigt sich der blinde Fleck |
Alle drei dauern etwa eine Stunde und gehören auf Papier. Eine aus der Erinnerung gemachte Messung ist keine Messung. Dieselbe Unterscheidung kommt in wann Excel für die Kundenverwaltung nicht mehr ausreicht vor.
Vor dem Automatisieren vereinfachen
Das Erste, was einem bei Doppelerfassung einfällt, ist, die beiden Systeme zu verbinden. Manchmal stimmt das, aber es kommt an zweiter Stelle.
Zuerst gehört diese Frage beantwortet: kann eine der beiden Aufzeichnungen wegfallen? Wenn ja, braucht es keine Verbindung. Eine Verbindung zu bauen kann heißen, etwas dauerhaft zu machen, das man hätte entfernen können.
Und eine Verbindung bringt eigene Wartung mit. Ändert sich eine Seite, bricht die Verbindung und niemand erfährt davon. Dieses Risiko wird in warum Automatisierungsprojekte scheitern beschrieben.
Wie Vereinfachen auf den Preis wirkt
In einem Betrieb mit Doppelerfassung ist die Arbeit größer als in einem ohne. Alte Aufzeichnungen müssen verglichen werden, es braucht eine Entscheidung, welche als richtig gilt, und eine Bereinigung.
Deshalb hilft es Ihnen, beim Einholen eines Angebots Ihre Doppelerfassung zu erwähnen. Bleibt sie unerwähnt, wird der Umfang zu knapp geschrieben und wächst mitten im Auftrag. Wie der Umfang auf den Preis wirkt, steht in zwei Preise für denselben Auftrag.
Zusammenfassung
Dieselbe Information zweimal einzugeben ist keine Angewohnheit, sondern das Anzeichen einer Lücke. Wird die Aufzeichnung geschlossen, bevor die Lücke gefunden ist, tritt eine neue an ihre Stelle.
Die Reihenfolge lautet: zuerst messen, wo und warum sie entsteht, dann eine schließen oder die Lücke decken, und zuletzt an eine Verbindung denken.
Wenn Sie über eine Vergrößerung des Teams nachdenken, behandelt Mitarbeiter einstellen oder automatisieren eine benachbarte Frage.
Häufig gestellte Fragen
Ist Doppelerfassung zwangsläufig ein Problem?
Das muss sie nicht sein. Eine bewusst geführte und regelmäßig abgeglichene Zweitaufzeichnung kann nützlich sein. Das Problem entsteht, wenn die beiden nicht verglichen werden und niemand weiß, welche stimmt.
Muss ich das Heft aufgeben?
Müssen Sie nicht. Wenn das Heft etwas schneller kann als das System, lohnt es sich, diese Funktion im System zu besprechen. Das Heft abzuschaffen ist nicht das Ziel, die Lücke zu decken schon.
Ist das Verbinden zweier Systeme die Lösung?
Manchmal, aber es kommt später. Zuerst gehört geprüft, ob eine der Aufzeichnungen wegfallen kann. Die Verbindung selbst ist ein Gebilde, das Wartung braucht.
Was geschieht mit den alten Aufzeichnungen?
Sie sollten nicht übernommen werden, bevor entschieden ist, welche als richtig gilt. Eine Übernahme ohne diese Entscheidung verschiebt die Doppelerfassung nur an einen Ort.
Zieht das ganze Team bei der neuen Ordnung mit?
Ist die Lücke gedeckt, meist ja. Doppelerfassung ist aus einem Bedarf entstanden; wird der Bedarf erfüllt, wird die alte Aufzeichnung von selbst liegen gelassen.