Preparar la asesoría antes de la campaña fiscal

En las asesorías, algunos momentos del año se viven de forma distinta al resto. Hay más trabajo, el teléfono suena más a menudo y el equipo lleva a la vez los expedientes de varios clientes. Parte de la presión de esos momentos viene del propio trabajo, y otra parte de pequeñas cuestiones de organización que no se aclararon antes de empezar.

Este artículo trata de la preparación interna de la asesoría: quién lleva cada trabajo, dónde están los documentos, cómo se habla con los clientes, cómo se protegen los datos y cómo se hace la revisión final. Los plazos oficiales, los tipos de declaración y las obligaciones cambian y no son el tema de este artículo; aquí solo interesa la organización propia de la asesoría.

Por qué la temporada de más trabajo pone a prueba a la asesoría

En la temporada de más trabajo hay más tareas, pero la forma de trabajar de la asesoría suele seguir igual. Costumbres que funcionan en el día a día, como guardar las tareas en la cabeza de cada persona o que las preguntas de los clientes lleguen a cada uno por separado, empiezan a resentirse cuando la carga crece.

Por eso, la mayor parte de la preparación no consiste en añadir trabajo nuevo, sino en revisar la organización existente antes de que empiece la temporada. Los apartados siguientes siguen el orden de esa revisión.

Aclarar de antemano el reparto de tareas de la temporada

Decidir por escrito, antes de empezar, quién llevará el expediente de cada cliente puede reducir las preguntas de "quién tiene esto" durante la temporada. Cuando el reparto está en una lista que todos pueden ver, y no en la cabeza de una sola persona, quien atiende el teléfono puede dirigir al cliente a la persona correcta.

Una persona responsable por cliente

Se puede asignar una persona responsable a cada cliente. Es quien conoce el estado del expediente de ese cliente y responde a sus preguntas. Esto no significa que solo esa persona haga el trabajo; solo significa que el expediente tiene un responsable claro.

Una persona de respaldo

A quién pasa el expediente cuando la persona responsable no está en la oficina también se puede dejar escrito de antemano. Si la persona de respaldo sabe dónde está el expediente y cuál es su último estado, esto puede ayudar a que el trabajo no dependa de una sola persona.

El orden de aprobación del asesor

Si la revisión final y la aprobación recaen en el asesor titular, también se puede hablar del orden en que le llegan los expedientes. Se pueden añadir entregas intermedias al plan de reparto para que los expedientes pendientes de aprobación no se acumulen en los últimos días.

Ver en un solo lugar el estado de los documentos de cada cliente

Antes de la temporada, ver en una sola lista en qué fase están los documentos de cada cliente puede ser uno de los pasos de preparación más útiles. Cómo recoger los documentos de los clientes lo tratamos aparte en el artículo ¿Cómo recoger a tiempo los documentos del cliente?; aquí se trata de cómo se sigue dentro de la asesoría la documentación que ya ha llegado.

En una lista así, junto a cada cliente figura su estado: documentos completos, falta algo o todavía no ha llegado nada. Si el nombre de la persona responsable está en la misma fila, el asesor puede ver en qué punto está la temporada sin preguntar a cada persona. La estructura que describimos en nuestra página de CRM y seguimiento de clientes también puede servir para tener en una sola pantalla los datos del cliente, la persona responsable y el estado del expediente.

Llevar la comunicación con los clientes a una sola rutina

En la temporada de más trabajo llegan más preguntas de los clientes. Cuando cada pregunta llega por un canal distinto y a una persona distinta, las respuestas pueden retrasarse y la misma pregunta puede responderse varias veces.

Respuestas preparadas para las preguntas frecuentes

Las respuestas a las preguntas que se repiten en la temporada se pueden redactar con antelación: dónde enviar los documentos, el día de entrega interno de la asesoría, cómo saber en qué punto está un expediente. Una respuesta preparada puede ayudar a que todo el equipo dé la misma información de la misma manera.

Notas de devolución de llamada en un solo lugar

Para cada llamada en la que se dijo "le llamamos", se puede apuntar una nota breve en un lugar compartido junto con el nombre de la persona responsable. Una nota en papel o en el teléfono personal puede perderse con el ajetreo de la temporada; una nota en una lista compartida también la ve la siguiente persona.

Copias de seguridad y control de accesos

En la temporada de más trabajo, un ordenador averiado o un archivo borrado por error pueden estrechar todavía más un calendario ya apretado. El periodo previo es un buen momento para comprobar que se hacen copias de seguridad y que se puede restaurar a partir de ellas.

Probar la copia de seguridad

Que se haga una copia no significa que se pueda restaurar. Intentar recuperar un archivo desde la copia antes de la temporada es la forma más directa de ver que la copia funciona de verdad.

Accesos y contraseñas

Antes de la temporada se puede comprobar si el equipo tiene acceso a los programas y carpetas que necesita. Si el acceso de alguien que ya no trabaja en la asesoría sigue abierto, se puede cerrar, y el de una persona nueva se puede abrir antes de empezar. Para el mantenimiento periódico de los ordenadores y las copias, puede consultar nuestra página de mantenimiento y soporte.

Lista de control final antes de la temporada

La tabla siguiente reúne los puntos que se pueden revisar dentro de la asesoría antes de que empiece la temporada y por qué ayuda cada uno. La lista se puede ampliar según la organización de cada asesoría.

Una breve revisión después de la temporada

Una breve revisión al terminar la temporada puede facilitar la preparación de la siguiente. Qué clientes dejaron sus documentos para el último día, qué preguntas llegaron con más frecuencia y en qué paso hubo atascos se puede anotar en unas pocas líneas.

Estas notas se añaden a la lista de control de la siguiente temporada. Así, la preparación no empieza de cero cada vez, sino que se apoya en la experiencia de la anterior.

Resumen

Parte de la presión de la temporada de más trabajo viene de cuestiones de organización que se pueden aclarar antes. Asignar a cada cliente una persona responsable y un respaldo, ver el estado de los documentos en una lista, ordenar la comunicación con los clientes con respuestas preparadas y notas compartidas, probar la restauración desde la copia y revisar los accesos pueden ser los pasos principales de esta preparación. Una breve revisión posterior puede facilitar la siguiente preparación. Los plazos oficiales y las obligaciones no son el tema de este artículo; lo que se describe aquí es solo la organización interna de la asesoría.

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