Checkliste für die Kanzlei vor der Steuersaison

In Steuerkanzleien verlaufen bestimmte Zeiten des Jahres anders als der Rest. Es gibt mehr Arbeit, das Telefon klingelt häufiger, und die Mitarbeitenden bearbeiten gleichzeitig die Akten mehrerer Mandanten. Ein Teil des Drucks in diesen Zeiten kommt aus der Arbeit selbst, ein anderer Teil aus kleinen organisatorischen Fragen, die vor Beginn der Zeit nicht geklärt wurden.

Dieser Beitrag handelt von der internen Vorbereitung der Kanzlei: wer welche Arbeit hat, wo die Belege liegen, wie mit Mandanten gesprochen wird, wie die Daten geschützt werden und wie die abschließende Kontrolle abläuft. Amtliche Fristen, Arten von Erklärungen und Pflichten ändern sich und sind nicht Thema dieses Beitrags; hier geht es nur um die eigene Organisation der Kanzlei.

Warum die arbeitsreiche Zeit die Kanzlei belastet

In der arbeitsreichen Zeit gibt es mehr Arbeit, doch die Arbeitsweise der Kanzlei bleibt oft gleich. Gewohnheiten, die im Alltag genügen, etwa Aufgaben im Kopf der Mitarbeitenden zu behalten oder dass Fragen von Mandanten bei allen einzeln ankommen, geraten unter Druck, wenn die Arbeitslast wächst.

Deshalb besteht der größte Teil der Vorbereitung nicht darin, neue Arbeit hinzuzufügen, sondern die bestehende Organisation vor Beginn der Zeit zu überprüfen. Die folgenden Abschnitte folgen der Reihenfolge dieser Überprüfung.

Die Arbeitsverteilung für die Zeit vorab klären

Wenn vor Beginn der Zeit schriftlich festgelegt wird, wer sich um die Akte welches Mandanten kümmert, können die Fragen „wer hat das“ während der Zeit weniger werden. Steht die Verteilung in einer Liste, die alle sehen können, und nicht im Kopf einer einzelnen Person, kann die Person am Telefon den Mandanten an die richtige Stelle weiterleiten.

Eine zuständige Person je Mandant

Für jeden Mandanten kann eine zuständige Person bestimmt werden. Sie kennt den Stand der Akte dieses Mandanten und beantwortet Fragen. Das heißt nicht, dass nur diese Person die Arbeit erledigt; es heißt nur, dass die Akte eine klare Zuständigkeit hat.

Eine Vertretung

An wen die Akte geht, wenn die zuständige Person nicht im Büro ist, kann ebenfalls vorab festgehalten werden. Wenn die Vertretung weiß, wo die Akte liegt und wie der letzte Stand ist, kann das helfen, dass die Arbeit nicht an einer einzigen Person hängt.

Die Freigabereihenfolge der Kanzleileitung

Liegen die abschließende Kontrolle und Freigabe bei der Kanzleileitung, kann auch besprochen werden, in welcher Reihenfolge die Akten dort ankommen. In den Verteilungsplan können Zwischentermine eingebaut werden, damit sich die Akten zur Freigabe nicht in den letzten Tagen stauen.

Den Belegstatus jedes Mandanten an einem Ort sehen

Vor der Zeit in einer einzigen Liste zu sehen, in welchem Stadium die Belege jedes Mandanten sind, kann einer der hilfreichsten Vorbereitungsschritte sein. Wie Belege von Mandanten eingesammelt werden, haben wir im Beitrag Wie kommen Belege der Mandanten pünktlich an? gesondert behandelt; hier geht es darum, wie eingegangene Belege innerhalb der Kanzlei verfolgt werden.

In einer solchen Liste steht neben jedem Mandanten sein Stand: Belege erledigt, etwas fehlt oder noch nichts eingegangen. Steht der Name der zuständigen Person in derselben Zeile, kann die Kanzleileitung sehen, wo die Zeit steht, ohne alle einzeln zu fragen. Der Aufbau, den wir auf unserer Seite CRM und Kundenverwaltung beschreiben, kann auch dafür genutzt werden, Mandantendaten, zuständige Person und Aktenstand auf einem Bildschirm zu halten.

Die Kommunikation mit Mandanten in einen Ablauf bringen

In der arbeitsreichen Zeit kommen mehr Fragen von Mandanten. Kommt jede Frage über einen anderen Kanal bei einer anderen Person an, können Antworten sich verzögern und dieselbe Frage mehrmals beantwortet werden.

Vorbereitete Antworten auf häufige Fragen

Antworten auf Fragen, die in dieser Zeit oft kommen, können vorab geschrieben werden: wohin Belege geschickt werden, der interne Abgabetag der Kanzlei, wie man den Stand einer Akte erfährt. Eine vorbereitete Antwort kann helfen, dass alle Mitarbeitenden dieselbe Auskunft auf dieselbe Weise geben.

Rückrufnotizen an einem Ort

Für jedes Gespräch, in dem „wir melden uns“ gesagt wurde, kann eine kurze Notiz mit dem Namen der zuständigen Person an einem gemeinsamen Ort festgehalten werden. Eine Notiz auf Papier oder auf dem privaten Telefon kann in der Hektik der Zeit verloren gehen; eine Notiz in einer gemeinsamen Liste ist auch für die nächste Person sichtbar.

Datensicherung und Zugriffskontrolle

In der arbeitsreichen Zeit kann ein ausgefallener Computer oder eine versehentlich gelöschte Datei den ohnehin engen Zeitplan weiter verkürzen. Die Zeit davor eignet sich, um zu prüfen, ob die Daten gesichert werden und ob sie aus der Sicherung wiederhergestellt werden können.

Die Sicherung testen

Dass eine Sicherung erstellt wird, heißt nicht, dass sie sich wiederherstellen lässt. Vor der Zeit eine Datei aus der Sicherung wiederherzustellen, ist der direkteste Weg zu sehen, ob die Sicherung wirklich funktioniert.

Zugriffe und Passwörter

Ob die Mitarbeitenden Zugriff auf die Programme und Ordner haben, die sie brauchen, kann vor der Zeit geprüft werden. Ist der Zugriff einer ausgeschiedenen Person noch offen, kann er geschlossen werden, und der Zugriff einer neuen Person kann vor Beginn der Zeit eingerichtet werden. Für die regelmäßige Wartung von Computern und Sicherungen können Sie unsere Seite Wartung und Support ansehen.

Abschließende Checkliste vor der Zeit

Die folgende Tabelle fasst Punkte zusammen, die vor Beginn der Zeit in der Kanzlei überprüft werden können, und warum jeder davon hilft. Die Liste kann nach der eigenen Organisation jeder Kanzlei erweitert werden.

Eine kurze Auswertung nach der Zeit

Eine kurze Auswertung nach Ende der Zeit kann die Vorbereitung der nächsten Zeit erleichtern. Welche Mandanten ihre Belege erst am letzten Tag brachten, welche Fragen am häufigsten kamen und an welchem Schritt es gestockt hat, lässt sich in wenigen Zeilen notieren.

Diese Notizen fließen in die Checkliste der nächsten Zeit ein. So beginnt die Vorbereitung nicht jedes Mal bei null, sondern baut auf der Erfahrung der vorigen Zeit auf.

Zusammenfassung

Ein Teil des Drucks in der arbeitsreichen Zeit kommt aus organisatorischen Fragen, die sich vorher klären lassen. Für jeden Mandanten eine zuständige Person und eine Vertretung festzulegen, den Belegstatus in einer Liste zu sehen, die Kommunikation mit Mandanten mit vorbereiteten Antworten und gemeinsamen Notizen zu ordnen, die Wiederherstellung aus der Sicherung zu testen und die Zugriffe zu prüfen, können die Hauptschritte dieser Vorbereitung sein. Eine kurze Auswertung danach kann die nächste Vorbereitung erleichtern. Amtliche Fristen und Pflichten sind nicht Thema dieses Beitrags; beschrieben wird hier nur die interne Organisation der Kanzlei.

Häufig gestellte Fragen