Подготовка бухгалтерской фирмы к налоговому сезону

В бухгалтерских фирмах некоторые периоды года проходят не так, как остальные. Работы становится больше, телефон звонит чаще, сотрудники одновременно ведут дела нескольких клиентов. Часть напряжения в такие периоды связана с самой работой, а часть с небольшими организационными вопросами, которые не были решены до начала периода.

Эта статья о внутренней подготовке фирмы: у кого какая работа, где лежат документы, как общаться с клиентами, как защищать данные и как проводить итоговую проверку. Официальные сроки, виды деклараций и обязанности меняются и не являются темой этой статьи; здесь речь идёт только о собственной организации фирмы.

Почему загруженный период даётся фирме тяжело

В загруженный период работы больше, но порядок работы фирмы часто остаётся прежним. Привычки, которых хватает в обычные дни, например держать задачи в голове у сотрудников или получать вопросы клиентов каждому по отдельности, начинают давать сбои, когда нагрузка растёт.

Поэтому основная часть подготовки состоит не в том, чтобы добавить новую работу, а в том, чтобы пересмотреть существующий порядок до начала периода. Разделы ниже идут в порядке такого пересмотра.

Заранее прояснить распределение работы на период

Если до начала периода письменно определить, кто будет вести дело каждого клиента, вопросов «у кого это» в течение периода может стать меньше. Когда распределение записано в списке, который видят все, а не хранится в голове одного сотрудника, тот, кто отвечает на звонок, может направить клиента к нужному человеку.

Ответственный за каждого клиента

За каждым клиентом можно закрепить ответственного сотрудника. Это человек, который знает состояние дела этого клиента и отвечает на вопросы. Это не значит, что работу делает только он; это значит лишь, что у дела есть понятный ответственный.

Замещающий сотрудник

Кому переходит дело, если ответственного нет в офисе, тоже можно записать заранее. Если замещающий сотрудник знает, где лежит дело и каково его последнее состояние, это может помочь, чтобы работа не зависела от одного человека.

Порядок утверждения у руководителя

Если итоговая проверка и утверждение лежат на руководителе фирмы, можно обсудить и порядок, в котором к нему поступают дела. В план распределения можно добавить промежуточные сроки передачи, чтобы дела на утверждение не скапливались в последние дни.

Видеть статус документов каждого клиента в одном месте

До начала периода видеть в одном списке, на каком этапе находятся документы каждого клиента, может быть одним из самых полезных шагов подготовки. О том, как собирать документы у клиентов, мы отдельно писали в статье Как вовремя собирать документы у клиентов?; здесь речь идёт о том, как поступившие документы отслеживаются внутри фирмы.

В таком списке рядом с каждым клиентом указан статус: документы собраны, чего-то не хватает или пока ничего не поступило. Когда в той же строке стоит имя ответственного, руководитель может видеть, где находится период, не спрашивая каждого сотрудника. Схема, которую мы описываем на странице CRM и учёт клиентов, может использоваться и для того, чтобы держать на одном экране данные клиента, ответственного и статус дела.

Свести общение с клиентами к единому порядку

В загруженный период вопросов от клиентов становится больше. Когда каждый вопрос приходит по своему каналу и к разному сотруднику, ответы могут задерживаться, а на один и тот же вопрос могут отвечать несколько раз.

Готовые ответы на частые вопросы

Ответы на вопросы, которые часто звучат в этот период, можно написать заранее: куда отправлять документы, внутренний день сдачи в фирме, как узнать статус дела. Готовый ответ может помочь каждому сотруднику давать одну и ту же информацию одинаково.

Заметки об обратных звонках в одном месте

Для каждого разговора, где клиенту сказали «мы вам перезвоним», можно оставить короткую заметку в общем месте вместе с именем ответственного. Заметка на бумаге или в личном телефоне может потеряться в суете периода; заметка в общем списке видна и следующему человеку.

Резервные копии и проверка доступа

В загруженный период поломка компьютера или случайно удалённый файл могут ещё сильнее сжать и без того плотный график. Время до начала периода подходит для того, чтобы проверить, что данные копируются и что их можно восстановить из копии.

Проверка резервной копии

То, что копия создаётся, не значит, что из неё можно восстановиться. Попробовать восстановить файл из копии до начала периода самый прямой способ увидеть, что копия действительно работает.

Доступы и пароли

До начала периода можно проверить, есть ли у сотрудников доступ к нужным программам и папкам. Если доступ ушедшего сотрудника всё ещё открыт, его можно закрыть, а доступ новому сотруднику можно открыть до начала периода. О регулярном обслуживании компьютеров и резервных копий можно прочитать на нашей странице обслуживание и поддержка.

Итоговый чек-лист перед периодом

В таблице ниже собраны пункты, которые можно проверить внутри фирмы до начала периода, и то, чем полезен каждый из них. Список можно дополнять под собственный порядок работы каждой фирмы.

Короткий разбор после периода

Короткий разбор по окончании периода может облегчить подготовку к следующему. Какие клиенты принесли документы в последний день, какие вопросы звучали чаще всего и на каком шаге возникали заторы, можно записать в нескольких строках.

Эти заметки добавляются в чек-лист следующего периода. Так подготовка не начинается каждый раз с нуля, а опирается на опыт предыдущего периода.

Итог

Часть напряжения загруженного периода связана с организационными вопросами, которые можно решить заранее. Закрепить за каждым клиентом ответственного и замещающего, видеть статус документов в одном списке, упорядочить общение с клиентами с помощью готовых ответов и общих заметок, проверить восстановление из копии и доступы могут быть основными шагами такой подготовки. Короткий разбор после периода может облегчить следующую подготовку. Официальные сроки и обязанности не являются темой этой статьи; здесь описана только внутренняя организация фирмы.

Частые вопросы