报税季之前事务所的准备清单

在会计事务所里，一年中的某些时期与其他时候不同。工作变多，电话更频繁，员工要同时处理好几位客户的档案。这些时期的压力，一部分来自工作本身，另一部分来自时期开始前没有理清的一些小的运作问题。

本文讲的是事务所的内部准备：谁负责哪项工作，单据放在哪里，怎样与客户沟通，数据怎样保护，最后的检查怎样进行。官方期限、申报种类和相关义务会有变化，不是本文的主题；这里只讨论事务所自身的运作。

繁忙时期为什么会让事务所吃力

繁忙时期工作变多，但事务所的做事方式往往还是老样子。日常中还能应付的习惯，例如把待办事项记在员工脑子里，或者客户的问题分别找到每个人，在工作量变大时就开始显得吃力。

因此，准备的大部分内容不是增加新工作，而是在时期开始前重新检视现有的运作方式。下面各部分按照这种检视的顺序展开。

提前理清这一时期的工作分配

在时期开始前，以书面形式确定每位客户的档案由谁负责，可以让时期中"这个在谁手里"的问题变少。分配情况写在大家都能看到的清单上，而不是只存在于某位员工的脑子里，接电话的人就可以把客户转给正确的人。

每位客户一名负责人

可以为每位客户指定一名负责员工。负责员工是了解该客户档案状态并回答问题的人。这并不意味着只有这个人做事，只是说明这份档案有明确的负责人。

备用负责人

负责员工不在事务所时档案交给谁，也可以提前写下来。备用负责人知道档案放在哪里、最新状态如何，有助于避免工作只系于一个人。

负责人审批的顺序

如果最后的检查和审批集中在事务所负责人那里，也可以商量档案按什么顺序送审。可以在分配计划中加入中间交接节点，让待审批的档案不至于堆积在最后几天。

在一个地方看到每位客户的单据状态

在时期开始前，用一份清单看清每位客户的单据处于哪个阶段，可能是最有用的准备步骤之一。如何向客户收取单据，我们在怎样按时向客户收齐单据？一文中另行讨论过；这里关注的是已收到的单据在事务所内部如何跟踪。

在这样的清单里，每位客户旁边都写着状态：单据齐全、有缺项或尚未收到任何单据。负责员工的名字也在同一行时，事务所负责人不用逐个询问员工，就能看到这一时期进行到哪里。我们在CRM 与客户跟踪系统页面介绍的结构，也可以用来把客户记录、负责人和档案状态放在同一个界面上。

把客户沟通纳入统一的做法

繁忙时期，客户的提问会变多。每个问题从不同渠道、找到不同员工时，回复可能延迟，同一个问题也可能被回答好几次。

为常见问题准备好答复

这一时期经常出现的问题，可以提前写好答复：单据寄到哪里、事务所内部的提交日、如何了解档案的进展。准备好的答复，有助于每位员工以同样的方式提供同样的信息。

把回电记录放在同一个地方

每一次对客户说过"我们会回复您"的通话，都可以连同负责员工的名字，在共享的地方留下一条简短记录。写在纸上或个人手机里的记录，可能在繁忙中丢失；共享清单里的记录，下一个人也能看到。

备份与访问权限检查

繁忙时期，电脑故障或文件被误删，可能让本已紧张的日程更加紧迫。时期开始前，是检查数据是否在备份、能否从备份中恢复的合适时机。

测试备份

在做备份，并不等于能从中恢复。在时期开始前试着从备份中恢复一个文件，是确认备份确实可用的最直接方法。

访问权限与密码

可以在时期开始前检查员工是否能访问所需的程序和文件夹。如果离职员工的访问权限仍然开着，可以关闭；新员工的访问权限可以在时期开始前开通。关于电脑和备份的定期维护，可以参考我们的维护与支持页面。

时期开始前的最后检查清单

下表汇总了时期开始前可在事务所内部检查的项目，以及每一项的作用。清单可以按照各事务所自己的运作方式加以扩充。

时期结束后的简短回顾

时期结束后做一次简短回顾，可以让下一时期的准备更轻松。哪些客户的单据拖到了最后一天，哪些问题出现得最多，在哪个环节出现了卡顿，都可以用几行字记下来。

这些记录会加入下一时期的检查清单。这样，准备工作不必每次从零开始，而是建立在上一时期的经验之上。

小结

繁忙时期的部分压力，来自可以提前理清的运作问题。为每位客户确定负责人和备用负责人，用一份清单查看单据状态，用准备好的答复和共享记录整理客户沟通，测试从备份中恢复，检查访问权限，这些可以是准备工作的主要步骤。时期结束后的简短回顾，可以让下一次准备更轻松。官方期限和相关义务不是本文的主题；这里介绍的只是事务所自身的内部运作。

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