申告シーズン前の事務所準備チェックリスト

会計事務所では、一年のうち特定の時期がほかの時期とは違う流れになります。仕事が増え、電話が鳴る回数が増え、職員は複数の顧問先のファイルを同時に扱います。この時期の負担の一部は仕事そのものから、一部は時期が始まる前に整理されていなかった小さな運営上の疑問から生まれます。

この記事は事務所の内部準備についてのものです。誰がどの仕事を持つか、書類がどこにあるか、顧問先とどうやり取りするか、データをどう守るか、最終チェックをどう行うかを扱います。公式の期限、申告の種類、義務は変わることがあり、この記事のテーマではありません。ここで扱うのは事務所自身の運営だけです。

繁忙期が事務所に負担をかける理由

繁忙期には仕事が増えますが、事務所の仕事の進め方はたいてい変わりません。ふだんは回っている習慣、たとえばやるべきことを職員の頭の中に置いておくことや、顧問先からの質問がそれぞれに別々に届くことは、業務量が増えると無理が出始めます。

そのため、準備の大部分は新しい仕事を足すことではなく、時期が始まる前に今の運営を見直すことです。以下の項目は、その見直しの順番に沿っています。

時期中の業務分担を前もってはっきりさせる

時期が始まる前に、どの顧問先のファイルを誰が担当するかを書面で決めておくと、時期中の「これは誰の担当か」という質問が減ることがあります。分担が一人の職員の頭の中ではなく全員が見られるリストにあれば、電話に出た人が顧問先を正しい担当者につなぐことができます。

顧問先ごとに一人の担当者

顧問先ごとに担当の職員を決めることができます。担当の職員は、その顧問先のファイルの状況を把握し、質問に答える人です。これはその人だけが作業をするという意味ではなく、ファイルの担当がはっきりしているという意味にすぎません。

代理の担当者

担当の職員が事務所にいないとき、ファイルが誰に移るかも前もって書いておけます。代理の担当者がファイルの場所と最新の状況を知っていれば、仕事が一人に依存しないようにするのに役立つことがあります。

所長の承認の順番

最終チェックと承認が所長に集まるなら、ファイルがどの順番で回ってくるかも話し合っておけます。承認待ちのファイルが最後の数日に集中しないよう、分担計画に中間の受け渡し時点を加えることができます。

顧問先ごとの書類の状況を一か所で見る

時期の前に、各顧問先の書類がどの段階にあるかを一つのリストで見られるようにすることは、最も役に立つ準備の一つになり得ます。顧問先から書類を集める方法は顧問先から書類を期限内に集めるには？の記事で別に取り上げました。ここで扱うのは、届いた書類を事務所の中でどう追うかです。

このようなリストでは、顧問先ごとに状況が書かれます。書類がそろっている、足りないものがある、まだ何も届いていない。担当の職員の名前が同じ行にあれば、所長は職員一人ひとりに聞かなくても時期がどこまで進んでいるかを見られます。CRMと顧客管理システムのページで紹介している仕組みは、顧問先の記録、担当者、ファイルの状況を一つの画面にまとめるのにも使えます。

顧問先とのやり取りを一つのやり方にまとめる

繁忙期には顧問先からの質問が増えます。質問がそれぞれ違う経路で違う職員に届くと、返事が遅れたり、同じ質問に何度も答えたりすることがあります。

よくある質問への用意した答え

時期中によく出る質問の答えは、前もって書いておけます。書類をどこへ送るか、事務所の内部提出日、ファイルの状況をどう確認できるか、といったことです。用意した答えは、どの職員も同じ情報を同じ形で伝えるのに役立つことがあります。

折り返しのメモを一か所に置く

「折り返しご連絡します」と伝えた通話ごとに、担当の職員の名前と一緒に短いメモを共有の場所に残せます。紙や個人の電話に書いたメモは繁忙期の忙しさの中でなくなることがありますが、共有リストにあるメモは次の人にも見えます。

バックアップとアクセス権の確認

繁忙期にパソコンが故障したり、ファイルを誤って消したりすると、すでに詰まっている日程がさらに厳しくなることがあります。時期の前は、データがバックアップされているか、バックアップから復元できるかを確かめるのに適した時期です。

バックアップを試す

バックアップを取っていることは、そこから復元できることを意味しません。時期の前にバックアップからファイルを一つ復元してみることが、バックアップが実際に使えるかを確かめる最も直接的な方法です。

アクセス権とパスワード

職員が必要なソフトやフォルダーにアクセスできるかは、時期の前に確認できます。退職した職員のアクセスがまだ開いていれば閉じることができ、新しく入った職員のアクセスは時期が始まる前に開けておけます。パソコンとバックアップの定期的な保守については、保守とサポートのページをご覧ください。

時期前の最終チェックリスト

次の表は、時期が始まる前に事務所の中で見直せる項目と、それぞれがなぜ役に立つかをまとめたものです。リストは事務所ごとの運営に合わせて増やせます。

時期後の短い振り返り

時期が終わった後の短い振り返りは、次の時期の準備を楽にすることがあります。どの顧問先の書類が最終日まで残ったか、どの質問がいちばん多かったか、どの段階で滞ったかを数行でメモしておけます。

このメモは次の時期のチェックリストに加えられます。こうすれば準備は毎回ゼロから始まるのではなく、前の時期の経験の上に積み重なります。

まとめ

繁忙期の負担の一部は、前もって整理できる運営上の疑問から生まれます。顧問先ごとに担当者と代理を決めること、書類の状況を一つのリストで見ること、用意した答えと共有メモで顧問先とのやり取りを整えること、バックアップからの復元を試すこと、アクセス権を確認することが、この準備の主な手順になり得ます。時期後の短い振り返りは、次の準備を楽にすることがあります。公式の期限や義務はこの記事のテーマではなく、ここで説明したのは事務所の内部運営だけです。

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