¿Cómo llevar los permisos y turnos del personal?

En un negocio pequeño, los permisos se hablan muchas veces sobre la marcha. Alguien pregunta "¿puedo librar el viernes que viene?" y la respuesta es "vale, ya veremos". El cuadrante de turnos está en un papel colgado en la pared o en una nota del móvil del dueño. Mientras el equipo es pequeño, este orden funciona; todos saben más o menos quién falta y cuándo.

El problema empieza el día en que la información se reparte en varios sitios. El permiso se pidió por mensaje pero no se apuntó en el papel; el turno cambió pero el cuadrante de la pared se quedó antiguo. Los permisos que coinciden el mismo día solo se notan esa misma mañana. En este artículo vemos cómo se puede llevar la información de permisos y turnos, en qué punto basta un plan llevado a mano y en qué punto se queda corto.

Dónde se dispersa la información de permisos y turnos

Cuando la información de permisos y turnos está en un solo lugar, una coincidencia puede verse ya al hacer el plan. En la mayoría de los negocios la dispersión viene de tres sitios: el canal por el que llega la solicitud, el lugar donde se cuelga el cuadrante y lo que el dueño guarda en la cabeza. Cuando los tres no se actualizan entre sí, cada uno cuenta una verdad distinta.

Que la misma información se escriba en dos sitios y uno de ellos se quede anticuado es una situación frecuente en los negocios. Lo tratamos de forma general en el artículo por qué introduzco la misma información en dos sitios; los permisos y los turnos son uno de los ejemplos que más se notan, porque la información anticuada puede convertirse directamente en un puesto vacío.

Cuándo basta un cuadrante en papel o una hoja de cálculo

Un plan llevado a mano puede servir mucho tiempo a un equipo pequeño. El cuadrante en papel está donde todos lo ven, no exige conocimientos de informática y los cambios se hacen con bolígrafo. Una hoja de cálculo en el ordenador cumple la misma función; además facilita guardar los meses anteriores y sumar los permisos que quedan.

La hoja de cálculo o el papel pueden bastar en un equipo con reglas claras y pocos cambios. La dificultad llega en el punto en que más de una persona empieza a escribir en el mismo archivo o el plan se lleva en más de un sitio. Con los registros de clientes existe un umbral parecido; lo describimos en el artículo cuándo deja de bastar Excel para el seguimiento de clientes. La tabla siguiente reúne señales parecidas para los permisos y los turnos.

Cómo se recoge una solicitud de permiso

La forma de recoger una solicitud de permiso puede determinar lo actualizado que se mantiene el plan. Cuando la solicitud se recoge de palabra y sobre la marcha, que quede registrada depende de la memoria de quien la recibió.

Por dónde llega la solicitud

Fijar una sola vía para las solicitudes puede facilitar el orden: un cuaderno, un formulario o un único canal de mensajes. Lo importante no es cuál sea la vía, sino que todas las solicitudes lleguen por la misma.

Quién aprueba

Cuando está claro el nombre de quien da la aprobación, el empleado sabe a quién preguntar. También puede dejarse escrito de antemano quién la sustituye si no está; así la solicitud no se queda esperando sin respuesta.

Dónde se anota la aprobación

El permiso aprobado puede anotarse en ese mismo momento en el lugar donde está el plan. Cuando la aprobación se queda en un mensaje y pasa tarde al plan, entretanto puede concederse otro permiso para ese mismo día.

Permisos que coinciden el mismo día

Los permisos anotados en el plan pueden mostrar una coincidencia en el momento en que llega una nueva solicitud. Cuando más de un permiso cae el mismo día, cuál tiene prioridad es una regla del equipo; lo importante es que la regla se haya hablado y puesto por escrito antes. Se pueden usar vías como el orden de solicitud, la prioridad rotatoria o el acuerdo dentro del equipo.

Marcar de antemano los días de mucho trabajo también puede ayudar. Si el plan muestra qué días no son adecuados para pedir permiso, el personal puede hacer sus solicitudes en consecuencia y el número de solicitudes rechazadas puede bajar.

Quién tiene el cuadrante de turnos y quién lo ve

El cuadrante de turnos lo prepara una persona, pero lo leen todos. Cuando el lugar donde se prepara y el lugar donde se lee son distintos, la versión que se lee puede estar anticuada. El papel de la pared, su foto en el móvil y la última versión que tiene el dueño pueden contar tres planes distintos en la misma semana.

Que todos vean el plan desde el mismo sitio puede cerrar esta diferencia. Si cada empleado puede ver su turno en el móvil, la pregunta "¿cuándo me tocaba venir esta semana?" puede dejar de llegarle al dueño. También puede dejarse escrito aparte quién tiene el plan cuando el dueño no está; lo que se puede hacer si el trabajo se para cuando usted no está lo tratamos en otro artículo.

Cómo se registra un cambio de última hora

Cuando se anota quién hizo un cambio y cuándo, el plan puede leerse después hacia atrás. Una enfermedad, un asunto urgente o dos empleados que se cambian el turno entre ellos pueden modificar el plan a última hora. Estos cambios suelen hacerse de palabra y llegan tarde al propio plan.

También para los cambios de última hora puede fijarse una sola vía: quien hace el cambio actualiza el plan por sí mismo o avisa a quien da la aprobación, y esa persona lo anota en el plan. Sea cual sea la vía elegida, en el momento en que el cambio llega al plan también cambia la versión que ven todos.

Seguimiento de los días de permiso que quedan

Cuánto permiso ha usado un empleado y cuánto derecho le queda es una pregunta frecuente a lo largo del año. Cuando los permisos usados se llevan en el mismo sitio, esta pregunta puede responderse mirando el plan; no hace falta sumar hacia atrás a partir de mensajes sueltos.

El derecho a permiso en sí, es decir, cuánto permiso corresponde a cada uno y con qué reglas se usa, es un asunto legal y queda fuera del alcance de este artículo. Sobre este tema le recomendamos consultar a su contable o a un especialista en derecho laboral. El trabajo aquí es que los permisos concedidos y usados queden registrados con orden.

Cuándo pasar de la hoja de cálculo a un panel

No hay ninguna obligación de abandonar el plan llevado a mano. El cambio puede plantearse en el punto en que llevar el plan se convierte en una carga de trabajo o en que se repiten los mismos problemas. Las señales siguientes pueden indicar que ese punto se acerca.

Si se ven estas señales, puede considerarse un panel que reúna en una sola pantalla las solicitudes de permiso, las aprobaciones y el cuadrante de turnos. En un panel así, el empleado introduce su propia solicitud, el plan se actualiza cuando se da la aprobación y todos ven la misma versión. Añadir a un nuevo empleado al plan también puede hacerse desde la misma pantalla; la preparación antes de su incorporación la tratamos en el artículo qué preparar antes de que empiece un nuevo empleado. La automatización más amplia de las tareas de recursos humanos es el tema del artículo automatización de recursos humanos.

Resumen

En un equipo pequeño, la información de permisos y turnos puede llevarse mucho tiempo en papel o en una hoja de cálculo. La dificultad empieza en el punto en que la información se reparte en varios sitios, más de una persona actualiza el plan o los cambios se hacen de palabra. Que las solicitudes lleguen por una sola vía, que esté claro quién aprueba, que la aprobación se anote en el plan en el acto y que el plan esté en un único lugar que todos ven puede aliviar esta dificultad. Si se repiten los mismos problemas, puede plantearse un panel; si el equipo es pequeño y el orden es fijo, un plan llevado a mano puede bastar.

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