员工休假和排班表该怎么记录？

在小企业里，请假往往是站着随口说的。有人问“下周五我能休息吗”，回答是“行，到时候再看”。排班表贴在墙上的一张纸上，或者记在老板手机的备忘录里。团队小的时候，这种办法行得通；谁什么时候不在，大家心里大致有数。

问题从信息分散到几个地方的那一天开始。休假是用消息申请的，却没写到纸上；班次改了，墙上的计划还是旧的。撞在同一天的休假，要到当天早上才被发现。本文探讨休假和排班信息可以怎样记录，手工记录的计划在什么情况下够用，又在什么情况下开始吃力。

休假和排班信息在哪里分散

休假和排班信息放在同一个地方时，冲突在排班的时候就可能看得出来。在大多数企业里，分散来自三个地方：申请进来的渠道、计划张贴的地方，以及老板记在脑子里的内容。这三处互不更新时，每一处讲的都是各自的版本。

同一条信息写在两个地方、其中一处过时，是企业里常见的情况。我们在为什么同一条信息我要录入两遍一文中概括地讨论过这个问题；休假和排班是其中感受最明显的例子之一，因为过时的信息可能直接变成一个没人顶岗的工位。

纸质排班表或表格什么时候够用

手工记录的计划，在小团队里可以用很长时间。纸质排班表贴在大家都看得到的地方，不需要电脑知识，用笔就能修改。电脑上的表格也能做同样的事，另外还方便保存往月记录、汇总剩余假期。

规则清楚、变动少的团队，用表格或纸张可能就够了。开始吃力，是在多个人往同一个文件里写、或者计划在多个地方同时记录的时候。客户记录也有类似的门槛，我们在用 Excel 管理客户什么时候不够用一文中讲过。下表汇总了休假和排班方面的类似信号。

休假申请怎么收

休假申请怎么收，可能决定计划能保持多新。申请是站着口头收下的，有没有记下来，就要靠收申请那个人的记性。

申请从哪里来

给申请定一条途径，可以让事情更有条理：一个本子、一张表单，或一个消息渠道。重要的不是途径是什么，而是所有申请都走同一条途径。

谁来批准

批准人的名字明确了，员工就知道该问谁。批准人不在时由谁代看，也可以事先写好；这样申请不会等着没有回音。

批准写在哪里

批准的休假可以当场记到计划所在的地方。批准留在消息里、晚些才写进计划时，这期间同一天可能又批出了另一个休假。

撞在同一天的休假

已记入计划的休假，可以在新申请提交时当场显示冲突。同一天有多个休假时，哪个优先由团队的规则决定；重要的是这条规则事先商量过并写了下来。可以采用申请先后、轮流优先或团队内部协商等办法。

事先标出忙碌的日子也可能有帮助。如果计划上能看出哪些日子不适合休假，员工就可以据此提出申请，被拒绝的申请也可能变少。

排班表放在谁那里，谁能看到

排班表由一个人制定，却要所有人阅读。制定计划的地方和阅读计划的地方不同时，大家读到的版本可能已经过时。墙上的纸、手机里拍的照片和老板手里的最新版本，在同一周里可能讲出三份不同的计划。

大家都在同一个地方看计划，可以缩小这个差距。员工如果能在手机上看到自己的班次，“这周我哪天上班来着”这个问题可能就不会再问到老板那里。老板不在时计划由谁保管，也可以另外写明；你不在时工作就停摆该怎么办，我们在另一篇文章中讨论过。

临时变动怎样记录

写明变动由谁、在什么时候做出，计划日后就可以回头查读。生病、急事，或两名员工私下换班，都可能在最后一刻改变计划。这类变动往往是口头做出的，计划本身要晚些才反映出来。

临时变动也可以定一条途径：做出变动的人自己更新计划，或者通知批准人，由批准人记入计划。无论选哪种方式，变动反映到计划上的那一刻，大家看到的版本也就随之改变。

剩余假期的跟踪

员工用了多少假、还剩多少，是一年中经常被问到的问题。已用的休假记在同一个地方时，看一看计划就能回答这个问题；不用从一条条消息里倒回去汇总。

休假权利本身，也就是每个人有多少假、按什么规则使用，属于法律问题，不在本文讨论范围内。这方面建议您咨询您的会计或劳动法专业人士。这里要做的，是把给出的和已用的休假有条理地记录下来。

什么时候从表格换成面板

并没有规定要放弃手工记录的计划。当记录计划本身变成一项负担，或者同样的问题反复出现时，就可以考虑讨论转换。下面这些信号可能表明这个时候正在临近。

如果出现了这些信号，可以考虑用一个面板，把休假申请、批准和排班表集中到一个界面上。在这样的面板里，员工自己提交申请，批准后计划随之更新，所有人看到的是同一个版本。新员工到来时，把他加入计划也可以在同一个界面完成；入职前的准备，我们在新员工入职前要准备什么一文中讨论过。人力资源工作更广泛的自动化，则是人力资源自动化一文的主题。

小结

在小团队里，休假和排班信息可以长时间记在纸上或表格里。开始吃力，是在信息分散到几个地方、多个人更新计划，或者变动靠口头进行的时候。申请走同一条途径、批准人明确、批准后马上记入计划、计划放在大家都看得到的同一个地方，这些做法可以减轻这种吃力。如果同样的问题反复出现，可以讨论面板；如果团队小、规律固定，手工记录的计划可能就够用。

常见问题