Comment gérer congés et planning des équipes ?

Dans une petite entreprise, on parle souvent des congés en passant. Quelqu'un demande « Je peux prendre vendredi prochain ? » et la réponse est « D'accord, on verra ». Le planning est sur une feuille accrochée au mur ou dans une note sur le téléphone du gérant. Tant que l'équipe est petite, cette organisation fonctionne ; chacun sait à peu près qui est absent et quand.

Le problème commence le jour où l'information se disperse en plusieurs endroits. Le congé a été demandé par message mais pas noté sur la feuille ; l'horaire a changé mais le planning au mur est resté ancien. Les congés qui tombent le même jour ne sont remarqués que le matin même. Dans cet article, nous voyons comment les informations de congés et de planning peuvent être tenues, à quel moment un planning tenu à la main suffit et à quel moment il atteint ses limites.

Où se dispersent les informations de congés et de planning

Quand les informations de congés et de planning sont au même endroit, un chevauchement peut apparaître dès l'élaboration du planning. Dans la plupart des entreprises, la dispersion vient de trois endroits : le canal par lequel arrive la demande, l'endroit où le planning est affiché et ce que le gérant garde en tête. Quand les trois ne se mettent pas à jour entre eux, chacun raconte une vérité différente.

Écrire la même information à deux endroits et voir l'un d'eux devenir obsolète est une situation fréquente dans les entreprises. Nous l'avons traité de manière générale dans l'article pourquoi je saisis la même information à deux endroits ; les congés et le planning en sont l'un des exemples les plus ressentis, car une information obsolète peut se traduire directement par un poste vide.

Quand un planning papier ou un tableur suffit

Un planning tenu à la main peut rendre service longtemps à une petite équipe. Le planning papier se trouve là où tout le monde le voit, ne demande aucune compétence informatique et les modifications se font au stylo. Un tableur sur l'ordinateur fait le même travail ; il permet en plus de conserver plus facilement les mois passés et d'additionner les congés restants.

Un tableur ou le papier peuvent suffire dans une équipe aux règles claires et aux changements rares. La difficulté arrive au moment où plus d'une personne commence à écrire dans le même fichier ou où le planning est tenu à plus d'un endroit. Les fiches clients connaissent un seuil semblable ; nous l'avons décrit dans l'article quand Excel ne suffit plus pour le suivi des clients. Le tableau ci-dessous rassemble des signes semblables pour les congés et le planning.

Comment recueillir une demande de congé

La manière dont une demande de congé est recueillie peut déterminer à quel point le planning reste à jour. Quand la demande est faite de vive voix, en passant, son enregistrement dépend de la mémoire de la personne qui l'a reçue.

D'où vient la demande

Fixer une seule voie pour les demandes peut faciliter l'organisation : un cahier, un formulaire ou un canal de messages unique. L'important n'est pas la voie choisie, mais que toutes les demandes passent par la même.

Qui valide

Quand le nom de la personne qui valide est connu, l'employé sait à qui s'adresser. On peut aussi noter à l'avance qui la remplace en son absence ; ainsi, une demande ne reste pas sans réponse.

Où la validation est notée

Un congé validé peut être reporté immédiatement là où se trouve le planning. Quand la validation reste dans un message et n'est reportée que tard dans le planning, un autre congé peut être accordé entre-temps pour ce même jour.

Des congés qui tombent le même jour

Des congés déjà reportés dans le planning peuvent montrer un chevauchement dès l'arrivée d'une nouvelle demande. Quand plusieurs congés tombent le même jour, savoir lequel passe en premier relève de la règle de l'équipe ; l'important est que la règle ait été discutée et écrite au préalable. On peut s'appuyer sur l'ordre des demandes, une priorité tournante ou un accord au sein de l'équipe.

Marquer à l'avance les jours chargés peut aussi être utile. Si le planning montre quels jours ne conviennent pas aux congés, les employés peuvent faire leur demande en conséquence et le nombre de demandes refusées peut diminuer.

Qui détient le planning, qui le voit

Le planning est préparé par une personne mais lu par tout le monde. Quand l'endroit où il est préparé diffère de l'endroit où il est lu, la version lue peut être dépassée. La feuille au mur, sa photo sur un téléphone et la dernière version entre les mains du gérant peuvent raconter trois plannings différents la même semaine.

Que tout le monde voie le planning au même endroit peut combler cet écart. Si chaque employé peut voir ses horaires sur son téléphone, la question « quand est-ce que je venais cette semaine ? » peut ne plus arriver jusqu'au gérant. On peut aussi noter à part qui détient le planning quand le gérant est absent ; nous avons traité dans un article séparé ce qu'on peut faire si le travail s'arrête en votre absence.

Comment enregistrer un changement de dernière minute

Quand on note qui a fait un changement et quand, le planning peut ensuite être relu à rebours. Une maladie, une affaire urgente ou deux employés qui échangent leurs horaires entre eux peuvent modifier le planning à la dernière minute. Ces changements se font souvent de vive voix et n'arrivent que tard dans le planning lui-même.

Une seule voie peut aussi être fixée pour les changements de dernière minute : la personne qui fait le changement met elle-même le planning à jour ou informe la personne qui valide, qui le reporte dans le planning. Quelle que soit la voie choisie, dès que le changement arrive dans le planning, la version que tout le monde voit a changé elle aussi.

Suivre les droits à congé restants

Combien de congés un employé a pris et combien de droits il lui reste est une question fréquente au cours de l'année. Quand les congés pris sont tenus au même endroit, on peut y répondre en regardant le planning ; il n'est pas nécessaire de refaire le total à rebours à partir de messages épars.

Le droit à congé lui-même, c'est-à-dire combien de congés revient à qui et selon quelles règles ils sont pris, est une question juridique et sort du cadre de cet article. Sur ce point, nous vous recommandons de consulter votre comptable ou un spécialiste du droit du travail. Le travail ici consiste à enregistrer de façon ordonnée les congés accordés et pris.

Quand passer du tableur à un panneau de gestion

Rien n'oblige à abandonner un planning tenu à la main. Le passage peut être envisagé au moment où la tenue du planning devient une charge de travail en soi ou où les mêmes problèmes se répètent. Les signes ci-dessous peuvent montrer que ce moment approche.

Si ces signes apparaissent, on peut envisager un panneau de gestion qui rassemble sur un seul écran les demandes de congé, les validations et le planning. Dans un tel panneau, l'employé saisit lui-même sa demande, le planning se met à jour quand la validation est donnée, et tout le monde voit la même version. L'ajout d'un nouvel employé au planning peut aussi se faire depuis le même écran ; nous avons traité la préparation avant son arrivée dans l'article ce qu'il faut préparer avant l'arrivée d'un nouvel employé. L'automatisation plus large des tâches de ressources humaines est le sujet de l'article automatisation des ressources humaines.

Résumé

Dans une petite équipe, les informations de congés et de planning peuvent être tenues longtemps sur papier ou dans un tableur. La difficulté commence au moment où l'information se disperse en plusieurs endroits, où plusieurs personnes mettent à jour le planning ou où les changements se font de vive voix. Des demandes qui passent par une seule voie, une personne clairement désignée pour valider, une validation reportée tout de suite dans le planning et un planning placé à un seul endroit visible de tous peuvent alléger cette difficulté. Si les mêmes problèmes se répètent, un panneau de gestion peut être envisagé ; si l'équipe est petite et l'organisation stable, un planning tenu à la main peut suffire.

Questions fréquentes