Как вести учёт отпусков сотрудников и график смен?

В небольшом бизнесе разговор об отпуске часто ведётся на ходу. Кто-то спрашивает: «Можно мне в следующую пятницу не выходить?», и ответ звучит: «Можно, посмотрим». График смен висит на листе бумаги на стене или хранится в заметке в телефоне владельца. Пока команда маленькая, такой порядок работает; кто когда отсутствует, все знают более или менее.

Проблема начинается в тот день, когда информация расходится по нескольким местам. Об отпуске попросили в сообщении, но на бумагу его не записали; смену поменяли, а план на стене остался старым. Отпуска, пришедшиеся на один и тот же день, замечают только тем же утром. В этой статье мы разбираем, как можно вести информацию об отпусках и сменах, в какой момент плана, который ведётся вручную, хватает и в какой момент ему становится трудно.

Где расходится информация об отпусках и сменах

Когда информация об отпусках и сменах хранится в одном месте, совпадение может быть видно ещё при составлении плана. В большинстве бизнесов разрозненность идёт из трёх мест: канал, по которому приходит заявка, место, где вывешен план, и то, что держит в голове владелец. Когда эти три места не обновляют друг друга, каждое рассказывает свою правду.

Когда одна и та же информация записана в два разных места и одна из записей устаревает, это частая ситуация в бизнесе. В статье почему я ввожу одну и ту же информацию в два места мы разбирали это в общем виде; отпуска и смены относятся к самым ощутимым примерам, потому что устаревшая информация может прямо превратиться в пустое рабочее место.

Когда хватает бумажного графика или таблицы

План, который ведётся вручную, может долго работать в небольшой команде. Бумажный график висит там, где его видят все, не требует навыков работы с компьютером, изменения вносятся ручкой. Таблица на компьютере делает то же самое и добавляет удобство хранить прошлые месяцы и подсчитывать оставшиеся дни отпуска.

Таблицы или бумаги может хватить команде с понятными правилами и редкими изменениями. Трудности появляются тогда, когда в один и тот же файл начинают записывать несколько человек или план ведётся в нескольких местах. Похожий порог есть и у клиентских записей; мы описывали его в статье когда Excel перестаёт хватать для учёта клиентов. Таблица ниже собирает похожие признаки для отпусков и смен.

Как принимать заявку на отпуск

То, как принимается заявка на отпуск, может определять, насколько актуальным останется план. Когда заявку принимают устно на ходу, попадёт ли она в запись, зависит от памяти того, кто её принял.

Откуда приходит заявка

Единый путь для заявок может упростить порядок: тетрадь, форма или один канал сообщений. Важно не то, какой это путь, а то, чтобы все заявки приходили по одному и тому же пути.

Кто утверждает

Когда известно имя того, кто утверждает, сотрудник знает, кого спрашивать. Можно заранее записать и то, кто смотрит заявки, если утверждающего нет на месте; тогда заявка не ждёт без ответа.

Куда записывается утверждение

Утверждённый отпуск можно сразу вносить туда, где хранится план. Когда утверждение остаётся в сообщении и попадает в план поздно, в промежутке на этот день может быть утверждён и другой отпуск.

Отпуска, пришедшиеся на один день

Отпуска, внесённые в план, могут показать совпадение в момент, когда приходит новая заявка. Когда на один день приходится несколько отпусков, какой из них поставить вперёд, решает правило команды; важно, чтобы правило было заранее обсуждено и записано. Можно использовать такие способы, как очерёдность заявок, поочерёдный приоритет или договорённость внутри команды.

Может помочь и заранее отметить загруженные дни. Если в плане видно, какие дни не подходят для отпуска, сотрудник может подавать заявку с учётом этого, и число отклонённых заявок может уменьшиться.

У кого хранится график смен и кто его видит

График смен составляет один человек, а читают все. Когда место, где план составляют, и место, где его читают, различаются, читаемая версия может оказаться устаревшей. Бумага на стене, её фото в телефоне и последняя версия в руках владельца могут в течение одной недели рассказывать о трёх разных планах.

Если все видят план в одном месте, эта разница может исчезнуть. Если сотрудник видит свою смену в телефоне, вопрос «когда я на этой неделе выхожу?» может не доходить до владельца. Можно отдельно записать и то, у кого находится план, когда владельца нет на месте; что можно сделать, если без вас работа стоит, мы разбирали в отдельной статье.

Как фиксировать изменения в последний момент

Когда записано, кто и когда внёс изменение, план потом можно прочитать задним числом. Болезнь, срочное дело или два сотрудника, поменявшиеся сменами между собой, могут изменить план в последний момент. Такие изменения часто делаются устно и попадают в сам план с опозданием.

Для изменений в последний момент тоже можно определить один путь: тот, кто вносит изменение, сам обновляет план или сообщает утверждающему, а тот вносит его в план. Какой бы путь ни выбрали, в момент, когда изменение попадает в план, меняется и версия, которую видят все.

Учёт оставшихся дней отпуска

Сколько отпуска сотрудник использовал и сколько у него осталось, это вопрос, который часто звучит в течение года. Когда использованные отпуска хранятся в одном месте, на этот вопрос можно ответить, посмотрев в план; не нужно собирать данные задним числом из отдельных сообщений.

Само право на отпуск, то есть сколько отпуска положено каждому и по каким правилам он используется, это юридический вопрос, и он выходит за рамки этой статьи. По этому вопросу рекомендуем обратиться к вашему бухгалтеру или к специалисту по трудовому праву. Задача здесь в том, чтобы предоставленные и использованные отпуска регулярно попадали в запись.

Когда переходить от таблицы к панели

Обязанности отказываться от плана, который ведётся вручную, нет. О переходе можно говорить тогда, когда ведение плана становится нагрузкой или одни и те же проблемы повторяются. Признаки ниже могут показывать, что этот момент приближается.

Если такие признаки видны, можно подумать о панели, которая собирает заявки на отпуск, утверждения и график смен на одном экране. В такой панели сотрудник сам вводит заявку, при утверждении план обновляется, все видят одну и ту же версию. Добавить в план нового сотрудника тоже можно с того же экрана; подготовку до выхода на работу мы разбирали в статье что подготовить до выхода нового сотрудника. А более широкая автоматизация кадровых задач является темой статьи об автоматизации управления персоналом.

Итог

Информацию об отпусках и сменах в небольшой команде можно долго вести на бумаге или в таблице. Трудности начинаются там, где информация расходится по нескольким местам, план обновляют несколько человек или изменения делаются устно. Эти трудности может облегчить то, что заявки приходят одним путём, известно, кто утверждает, утверждение сразу вносится в план, а план находится в одном месте, которое видят все. Если одни и те же проблемы повторяются, можно обсудить панель; если команда маленькая, а порядок постоянный, плана, который ведётся вручную, может хватать.

Частые вопросы