Wie führt man Urlaub und Schichtplan im Betrieb?

In einem kleinen Betrieb wird über Urlaub oft zwischen Tür und Angel gesprochen. Jemand fragt: "Kann ich nächsten Freitag frei nehmen?", und die Antwort lautet: "Geht, wir schauen mal." Der Schichtplan hängt als Zettel an der Wand oder steht in einer Notiz auf dem Handy des Inhabers. Solange das Team klein ist, funktioniert diese Ordnung; jeder weiß ungefähr, wer wann nicht da ist.

Das Problem beginnt an dem Tag, an dem sich die Information auf mehrere Orte verteilt. Der Urlaub wurde per Nachricht beantragt, aber nicht auf den Zettel geschrieben; die Schicht hat sich geändert, aber der Plan an der Wand ist alt geblieben. Urlaube, die auf denselben Tag fallen, werden erst an jenem Morgen bemerkt. In diesem Beitrag betrachten wir, wie Urlaubs- und Schichtinformationen geführt werden können, an welchem Punkt ein von Hand geführter Plan genügt und an welchem Punkt er an Grenzen stößt.

Wo sich Urlaubs- und Schichtinformationen verteilen

Stehen Urlaubs- und Schichtinformationen an einem Ort, kann eine Überschneidung schon bei der Planung sichtbar werden. In den meisten Betrieben kommt die Zerstreuung aus drei Quellen: dem Kanal, über den der Antrag kommt, dem Ort, an dem der Plan aushängt, und dem, was der Inhaber im Kopf behält. Aktualisieren sich die drei nicht gegenseitig, erzählt jede Quelle eine eigene Wahrheit.

Dass dieselbe Information an zwei Stellen notiert wird und eine davon veraltet, kommt in Betrieben häufig vor. Im Beitrag Warum gebe ich dieselbe Information zweimal ein haben wir das allgemein behandelt; Urlaub und Schichten gehören zu den am stärksten spürbaren Beispielen dafür, denn veraltete Information kann direkt zu einem unbesetzten Arbeitsplatz werden.

Wann ein Papierplan oder eine Tabelle genügt

Ein von Hand geführter Plan kann einem kleinen Team lange gute Dienste leisten. Ein Papierplan hängt dort, wo alle ihn sehen, braucht keine Computerkenntnisse, und Änderungen werden mit dem Stift gemacht. Eine Tabelle am Computer erfüllt dieselbe Aufgabe; dazu erleichtert sie es, vergangene Monate aufzubewahren und den Resturlaub zusammenzurechnen.

Tabelle oder Papier können in einem Team mit klaren Regeln und wenigen Änderungen genügen. Schwierig wird es an dem Punkt, an dem mehr als eine Person in dieselbe Datei schreibt oder der Plan an mehr als einem Ort geführt wird. Bei Kundendaten gibt es eine ähnliche Schwelle; im Beitrag Wann Excel für die Kundenverwaltung nicht mehr reicht haben wir diese Schwelle beschrieben. Die folgende Tabelle sammelt ähnliche Anzeichen für Urlaub und Schichten.

Wie ein Urlaubsantrag entgegengenommen wird

Wie ein Urlaubsantrag entgegengenommen wird, kann bestimmen, wie aktuell der Plan bleibt. Wird ein Antrag mündlich zwischen Tür und Angel angenommen, hängt es vom Gedächtnis der annehmenden Person ab, ob er festgehalten wird.

Woher der Antrag kommt

Einen einzigen Weg für Anträge festzulegen, kann die Ordnung erleichtern: ein Heft, ein Formular oder ein einziger Nachrichtenkanal. Wichtig ist nicht, welcher Weg es ist, sondern dass alle Anträge über denselben Weg kommen.

Wer genehmigt

Steht fest, wer die Genehmigung erteilt, wissen die Mitarbeitenden, wen sie fragen. Wer vertritt, wenn diese Person nicht da ist, kann ebenfalls vorab festgehalten werden; so wartet ein Antrag nicht unbeantwortet.

Wo die Genehmigung eingetragen wird

Genehmigter Urlaub kann sofort dort eingetragen werden, wo der Plan steht. Bleibt die Genehmigung in einer Nachricht und wird erst spät in den Plan übernommen, kann in der Zwischenzeit für denselben Tag ein weiterer Urlaub genehmigt werden.

Urlaube am selben Tag

Im Plan eingetragene Urlaube können eine Überschneidung schon beim Eingang eines neuen Antrags zeigen. Fällt mehr als ein Urlaub auf denselben Tag, ist es Sache der Teamregel, welcher Vorrang hat; wichtig ist, dass die Regel vorher besprochen und festgehalten wurde. Möglich sind etwa die Reihenfolge der Anträge, ein wechselnder Vorrang oder eine Absprache im Team.

Auch das vorherige Markieren arbeitsreicher Tage kann helfen. Zeigt der Plan, welche Tage für Urlaub nicht passen, können die Mitarbeitenden ihre Anträge danach richten, und die Zahl abgelehnter Anträge kann sinken.

Wer den Schichtplan hat, wer ihn sieht

Der Schichtplan wird von einer Person erstellt, aber von allen gelesen. Unterscheidet sich der Ort, an dem er erstellt wird, von dem Ort, an dem er gelesen wird, kann die gelesene Fassung veraltet sein. Der Zettel an der Wand, das Foto davon auf dem Handy und die letzte Fassung in der Hand des Inhabers können in derselben Woche drei verschiedene Pläne zeigen.

Sehen alle den Plan an derselben Stelle, kann sich diese Lücke schließen. Sehen Mitarbeitende ihre eigene Schicht auf dem Handy, landet die Frage "Wann sollte ich diese Woche kommen?" womöglich nicht mehr beim Inhaber. Wer den Plan hat, wenn der Inhaber nicht da ist, kann ebenfalls gesondert festgehalten werden; was sich tun lässt, wenn die Arbeit ohne Sie stillsteht, haben wir in einem eigenen Beitrag behandelt.

Wie eine kurzfristige Änderung festgehalten wird

Wird festgehalten, wer eine Änderung wann vorgenommen hat, lässt sich der Plan später rückblickend lesen. Krankheit, eine dringende Angelegenheit oder zwei Mitarbeitende, die untereinander tauschen, können den Plan kurzfristig ändern. Solche Änderungen werden oft mündlich gemacht und kommen erst spät im Plan selbst an.

Auch für kurzfristige Änderungen kann ein einziger Weg festgelegt werden: Wer die Änderung vornimmt, aktualisiert den Plan selbst oder informiert die genehmigende Person, die sie dann einträgt. Welcher Weg auch gewählt wird, in dem Moment, in dem die Änderung im Plan ankommt, hat sich auch die Fassung geändert, die alle sehen.

Den Resturlaub im Blick behalten

Wie viel Urlaub jemand genommen hat und wie viel Anspruch noch bleibt, ist eine Frage, die im Laufe des Jahres oft gestellt wird. Werden genommene Urlaubstage an einem Ort geführt, lässt sich diese Frage mit einem Blick auf den Plan beantworten; man muss nicht aus einzelnen Nachrichten rückwärts zusammenrechnen.

Der Urlaubsanspruch selbst, also wem wie viel Urlaub zusteht und nach welchen Regeln er genommen wird, ist eine rechtliche Frage und nicht Gegenstand dieses Beitrags. Dazu empfehlen wir, Ihren Buchhalter oder eine Fachperson für Arbeitsrecht zu fragen. Die Aufgabe hier ist, dass gewährter und genommener Urlaub geordnet festgehalten wird.

Wann man von der Tabelle zum Panel wechselt

Es gibt keine Pflicht, den von Hand geführten Plan aufzugeben. Über einen Wechsel lässt sich an dem Punkt sprechen, an dem die Pflege des Plans selbst zur Arbeitslast wird oder dieselben Probleme wiederkehren. Die folgenden Anzeichen können zeigen, dass dieser Punkt näher rückt.

Zeigen sich diese Anzeichen, kann ein Panel in Betracht kommen, das Urlaubsanträge, Genehmigungen und Schichtplan auf einem Bildschirm bündelt. In einem solchen Panel geben Mitarbeitende ihren Antrag selbst ein, bei Genehmigung wird der Plan aktualisiert, und alle sehen dieselbe Fassung. Auch das Aufnehmen einer neuen Arbeitskraft in den Plan kann über denselben Bildschirm erfolgen; die Vorbereitung vor dem Arbeitsbeginn haben wir im Beitrag Was vor dem Start einer neuen Arbeitskraft vorzubereiten ist behandelt. Die breitere Automatisierung von Personalaufgaben ist Thema des Beitrags Automatisierung im Personalwesen.

Zusammenfassung

Urlaubs- und Schichtinformationen lassen sich in einem kleinen Team lange auf Papier oder in einer Tabelle führen. Schwierig wird es an dem Punkt, an dem sich die Information auf mehrere Orte verteilt, mehr als eine Person den Plan aktualisiert oder Änderungen mündlich gemacht werden. Anträge über einen einzigen Weg, eine klar benannte genehmigende Person, das sofortige Eintragen der Genehmigung in den Plan und ein Plan an einem einzigen Ort, den alle sehen, können diese Schwierigkeit mildern. Kehren dieselben Probleme wieder, lässt sich über ein Panel sprechen; ist das Team klein und die Ordnung fest, kann ein von Hand geführter Plan genügen.

Häufig gestellte Fragen