従業員の休暇とシフト表はどう管理する？

小さな事業所では、休暇の話はたいてい立ち話で済まされます。誰かが「来週の金曜、休んでもいいですか」と聞き、「いいよ、様子を見よう」と返ってきます。シフト表は壁に貼った紙にあるか、経営者のスマートフォンのメモにあります。チームが小さいうちはこのやり方でも回ります。誰がいつ不在か、みんながおおよそ把握しているからです。

問題は、情報がいくつかの場所に散らばった日に始まります。休暇はメッセージで頼まれたのに紙には書かれておらず、シフトは変わったのに壁の計画は古いままです。同じ日に重なった休暇は、その日の朝になって初めて気づかれます。この記事では、休暇とシフトの情報をどう管理できるか、手書きの計画がどこまでなら足り、どこから無理が出てくるかを考えます。

休暇とシフトの情報はどこで散らばるか

休暇とシフトの情報が一か所にあれば、計画を作る段階で重なりが見えることがあります。多くの事業所では、散らばりは三つの場所から生まれます。申請が届く窓口、計画が貼られている場所、そして経営者が頭の中で覚えていることです。三つが互いを更新しないと、それぞれが別々の事実を語ることになります。

同じ情報を二つの場所に書き、そのうち一方が古くなるのは、事業所でよく見られることです。同じ情報をなぜ二か所に入力しているのかの記事でこれを全体として取り上げました。休暇とシフトは、この状況がいちばん実感される例の一つです。古くなった情報が、そのまま誰もいない持ち場につながりかねないからです。

紙のシフト表や表計算で足りるのはいつか

手書きの計画は、小さなチームなら長く役に立つことがあります。紙のシフト表はみんなの目に入る場所にあり、パソコンの知識もいらず、変更はペンでできます。パソコンの表も同じ役目を果たし、そのうえ過去の月を保存したり残りの休暇を集計したりしやすくなります。

ルールがはっきりしていて変更の少ないチームなら、表や紙で足りることがあります。無理が出てくるのは、同じファイルに複数の人が書き込み始めたときや、計画が複数の場所で管理されるようになったときです。顧客の記録にも似た境目があり、エクセルでの顧客管理が足りなくなるときの記事でその境目を説明しました。下の表は、休暇とシフトについての似たサインをまとめたものです。

休暇の申請はどう受け付けるか

休暇の申請をどう受け付けるかで、計画がどれだけ最新の状態に保たれるかが決まることがあります。申請を立ち話で受けると、記録に残ったかどうかは、受けた人の記憶次第になります。

申請はどこから来るか

申請の経路を一つに決めると、整理しやすくなることがあります。ノート、フォーム、あるいは一つのメッセージ窓口です。大事なのは経路が何かではなく、すべての申請が同じ経路から来ることです。

誰が承認するか

承認する人の名前がはっきりしていれば、スタッフは誰に聞けばよいかがわかります。承認する人が不在のときに誰が代わりに見るかも、前もって書いておけます。そうすれば申請が返事のないまま待たされずに済みます。

承認はどこに書くか

承認した休暇は、計画のある場所にその場で書き込めます。承認がメッセージに残ったまま計画への記入が遅れると、その間に同じ日の別の休暇が承認されることもあります。

同じ日に重なった休暇

計画に書き込まれた休暇は、新しい申請が来たときに、その場で重なりを示せます。同じ日に複数の休暇が重なったとき、どれを優先するかはチームのルールです。大事なのは、そのルールを前もって話し合い、書いておくことです。申請の順番、持ち回りの優先、チーム内の話し合いといった方法が使えます。

忙しい日を前もって印しておくことも役に立つかもしれません。どの日が休暇に向かないかが計画の上で見えていれば、スタッフはそれに合わせて申請でき、断られる申請の数が減ることがあります。

シフト表は誰が持ち、誰が見るか

シフト表は一人が作りますが、全員が読みます。計画を作る場所と読む場所が違うと、読まれている版が古いままのことがあります。壁の紙、スマートフォンに撮ったその写真、経営者の手元にある最新版が、同じ週のうちに三つの違う計画を語ることもあります。

全員が同じ場所で計画を見られれば、この差を埋められることがあります。スタッフが自分のシフトをスマートフォンで見られれば、「今週はいつ出勤だったっけ」という質問が経営者に来なくなるかもしれません。経営者が不在のときに計画を誰が持つかも、別に書いておけます。自分がいないと仕事が止まるならどうすればよいかは、別の記事で取り上げました。

直前の変更はどう記録するか

誰がいつ変更したかを書いておけば、あとから計画をさかのぼって読めます。病気、急な用事、あるいは二人のスタッフが互いにシフトを入れ替えたことで、計画が直前に変わることがあります。こうした変更はたいてい口頭で行われ、計画そのものへの反映は遅れます。

直前の変更にも経路を一つ決めておけます。変更した人が自分で計画を更新するか、承認する人に知らせてその人が計画に書き込むかです。どちらを選んでも、変更が計画に反映された時点で、全員が見る版も変わります。

残りの休暇日数の管理

スタッフがどれだけ休暇を使い、どれだけ残っているかは、一年のうちによく出る質問です。使った休暇を一か所で管理していれば、この質問には計画を見て答えられます。ばらばらのメッセージをさかのぼって集計する必要はありません。

休暇の権利そのもの、つまり誰にどれだけの休暇があり、どんなルールで使うかは法律の問題で、この記事の範囲外です。この点は、担当の会計士や労働法の専門家に相談することをおすすめします。ここで扱うのは、与えた休暇と使った休暇をきちんと記録に残すことです。

表からパネルに移るのはいつか

手書きの計画をやめなければならない決まりはありません。移行は、計画の管理そのものが負担になったときや、同じ問題が繰り返されるときに話し合えます。下のサインは、その時期が近づいていることを示しているかもしれません。

こうしたサインが見えるなら、休暇の申請、承認、シフト表を一つの画面にまとめるパネルを検討できます。そうしたパネルでは、スタッフが自分で申請を入力し、承認されると計画が更新され、全員が同じ版を見ます。新しいスタッフが来たときの計画への追加も同じ画面でできます。働き始める前の準備は新しいスタッフが働き始める前に準備することの記事で取り上げました。人事業務のより広い自動化は、人事の自動化の記事のテーマです。

まとめ

小さなチームでは、休暇とシフトの情報を紙や表で長く管理できます。無理が出てくるのは、情報がいくつかの場所に散らばったとき、複数の人が計画を更新するとき、あるいは変更が口頭で行われるときからです。申請が一つの経路から来ること、承認する人がはっきりしていること、承認がすぐ計画に書き込まれること、計画が全員の見える一か所にあることで、この負担を軽くできることがあります。同じ問題が繰り返されるならパネルを話し合えますし、チームが小さく形が決まっているなら手書きの計画で足りることがあります。

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