직원 휴가와 근무표는 어떻게 관리할까?

작은 사업장에서 휴가 이야기는 대개 선 채로 오갑니다. 누군가 “다음 주 금요일에 쉬어도 될까요”라고 물으면 “그래요, 봐서요”라는 답이 돌아옵니다. 근무표는 벽에 붙은 종이에 있거나 사장의 휴대폰 메모에 있습니다. 팀이 작을 때는 이런 방식도 돌아갑니다. 누가 언제 없는지 모두가 대략 알고 있기 때문입니다.

문제는 정보가 여러 곳으로 흩어지는 날 시작됩니다. 휴가는 메시지로 요청됐는데 종이에는 적히지 않았고, 근무가 바뀌었는데 벽의 계획은 예전 그대로입니다. 같은 날에 겹친 휴가는 그날 아침이 되어서야 드러납니다. 이 글에서는 휴가와 근무 정보를 어떻게 관리할 수 있는지, 손으로 관리하는 계획이 어느 지점까지 충분하고 어느 지점에서 버거워지는지 살펴봅니다.

휴가와 근무 정보는 어디에서 흩어질까

휴가와 근무 정보가 한곳에 있으면 계획을 짜는 단계에서 겹침이 보일 수 있습니다. 대부분의 사업장에서 흩어짐은 세 곳에서 옵니다. 신청이 들어오는 채널, 계획이 붙어 있는 곳, 그리고 사장이 머릿속에 담아 둔 것입니다. 이 세 곳이 서로를 업데이트하지 않으면 각자 다른 사실을 말하게 됩니다.

같은 정보를 두 곳에 따로 적고 그중 하나가 낡아 가는 일은 사업장에서 흔히 볼 수 있습니다. 같은 정보를 왜 두 곳에 입력할까 글에서 이를 전반적으로 다뤘습니다. 휴가와 근무는 이 상황이 가장 크게 느껴지는 예 가운데 하나입니다. 낡은 정보가 곧바로 비어 있는 자리로 이어질 수 있기 때문입니다.

종이 근무표나 표는 언제 충분할까

손으로 관리하는 계획은 작은 팀에서 오랫동안 제 역할을 할 수 있습니다. 종이 근무표는 모두가 보는 곳에 붙어 있고, 컴퓨터 지식이 필요 없으며, 수정은 펜으로 합니다. 컴퓨터의 표도 같은 일을 하면서 지난 달을 보관하고 남은 휴가를 합산하기 쉽다는 장점을 더합니다.

규칙이 분명하고 변경이 적은 팀이라면 표나 종이로 충분할 수 있습니다. 버거워지는 것은 같은 파일에 여러 사람이 쓰기 시작하거나 계획이 여러 곳에서 관리되는 시점입니다. 고객 기록에도 비슷한 기준점이 있습니다. 엑셀로 하는 고객 관리가 부족해지는 때 글에서 그 기준점을 설명했습니다. 아래 표는 휴가와 근무에 대한 비슷한 신호를 모았습니다.

휴가 신청은 어떻게 받을까

휴가 신청을 어떻게 받느냐가 계획이 얼마나 최신 상태로 유지될지를 좌우할 수 있습니다. 신청을 지나가며 말로 받으면, 기록에 남았는지는 신청을 받은 사람의 기억에 맡겨집니다.

신청은 어디로 들어오나

신청 경로를 하나로 정하면 관리가 쉬워질 수 있습니다. 노트, 양식, 또는 하나의 메시지 채널입니다. 중요한 것은 경로가 무엇이냐가 아니라 모든 신청이 같은 경로로 들어오는 것입니다.

누가 승인하나

승인할 사람의 이름이 정해져 있으면 직원은 누구에게 물어야 할지 압니다. 승인자가 없을 때 누가 대신 볼지도 미리 적어 둘 수 있습니다. 그러면 신청이 답 없이 기다리지 않습니다.

승인은 어디에 적나

승인된 휴가는 계획이 있는 곳에 그 자리에서 반영할 수 있습니다. 승인이 메시지에 남아 계획에 늦게 적히면, 그사이에 같은 날 다른 휴가가 승인될 수도 있습니다.

같은 날에 겹친 휴가

계획에 반영된 휴가는 새 신청이 들어올 때 그 자리에서 겹침을 보여 줄 수 있습니다. 같은 날 여러 휴가가 겹칠 때 어느 쪽을 먼저 할지는 팀의 규칙입니다. 중요한 것은 그 규칙을 미리 이야기하고 적어 두는 것입니다. 신청 순서, 돌아가며 우선권 주기, 팀 안의 합의 같은 방법을 쓸 수 있습니다.

바쁜 날을 미리 표시해 두는 것도 도움이 될 수 있습니다. 계획에서 어느 날이 휴가에 적합하지 않은지 보이면 직원은 그에 맞춰 신청할 수 있고, 거절되는 신청 수가 줄어들 수 있습니다.

근무표는 누가 갖고 누가 보나

근무표는 한 사람이 만들지만 모두가 읽습니다. 계획을 만드는 곳과 읽는 곳이 다르면 읽는 버전이 낡은 것일 수 있습니다. 벽의 종이, 휴대폰 속 그 사진, 사장이 가진 최신본이 같은 주에 세 가지 다른 계획을 말할 수 있습니다.

모두가 같은 곳에서 계획을 보면 이 차이를 좁힐 수 있습니다. 직원이 자기 근무를 휴대폰에서 볼 수 있다면 “이번 주에 언제 나오더라”라는 질문이 사장에게 오지 않을 수 있습니다. 사장이 없을 때 계획을 누가 갖고 있는지도 따로 적어 둘 수 있습니다. 내가 없으면 일이 멈춘다면 무엇을 할 수 있는지는 별도의 글에서 다뤘습니다.

마지막 순간의 변경은 어떻게 기록할까

누가 언제 변경했는지 적어 두면 나중에 계획을 거슬러 읽을 수 있습니다. 병, 급한 일, 또는 서로 근무를 바꾼 두 직원 때문에 계획이 마지막 순간에 바뀔 수 있습니다. 이런 변경은 대개 말로 이루어지고 계획 자체에는 늦게 반영됩니다.

마지막 순간의 변경에도 경로를 하나 정할 수 있습니다. 변경한 사람이 직접 계획을 업데이트하거나, 승인자에게 알리고 승인자가 계획에 반영하는 방식입니다. 어느 방식을 고르든, 변경이 계획에 반영되는 순간 모두가 보는 버전도 바뀌게 됩니다.

남은 휴가 일수 관리

직원이 휴가를 얼마나 썼고 얼마나 남았는지는 한 해 동안 자주 나오는 질문입니다. 쓴 휴가를 한곳에 기록해 두면 계획을 보고 이 질문에 답할 수 있습니다. 여러 메시지를 거슬러 올라가며 합산할 필요가 없습니다.

휴가 권리 자체, 즉 누구에게 휴가가 얼마나 주어지고 어떤 규칙으로 쓰는지는 법적인 문제이며 이 글의 범위가 아닙니다. 이 부분은 담당 회계사나 노동법 전문가와 상담하시기를 권합니다. 여기서 다루는 것은 부여된 휴가와 사용한 휴가를 꾸준히 기록하는 일입니다.

표에서 패널로는 언제 넘어갈까

손으로 관리하는 계획을 그만둘 의무는 없습니다. 전환은 계획 관리 자체가 일거리가 되거나 같은 문제가 되풀이되는 시점에 이야기해 볼 수 있습니다. 아래 신호는 그 시점이 다가오고 있음을 보여 줄 수 있습니다.

이런 신호가 보인다면 휴가 신청, 승인, 근무표를 한 화면에 모으는 패널을 생각해 볼 수 있습니다. 이런 패널에서는 직원이 직접 신청을 입력하고, 승인되면 계획이 업데이트되며, 모두가 같은 버전을 봅니다. 새 직원이 오면 계획에 추가하는 일도 같은 화면에서 할 수 있습니다. 출근 전 준비는 새 직원이 출근하기 전에 준비할 것 글에서 다뤘습니다. 인사 업무의 더 넓은 자동화는 인사 관리 자동화 글의 주제입니다.

요약

작은 팀에서는 휴가와 근무 정보를 종이나 표로 오랫동안 관리할 수 있습니다. 버거워지는 것은 정보가 여러 곳으로 흩어지거나, 여러 사람이 계획을 업데이트하거나, 변경이 말로 이루어지는 시점부터입니다. 신청이 한 경로로 들어오고, 승인할 사람이 정해져 있고, 승인이 곧바로 계획에 반영되고, 계획이 모두가 보는 한곳에 있으면 이 부담을 덜 수 있습니다. 같은 문제가 되풀이된다면 패널을 이야기해 볼 수 있고, 팀이 작고 방식이 고정되어 있다면 손으로 관리하는 계획으로 충분할 수 있습니다.

자주 묻는 질문