Çalışan İzinleri ve Vardiya Planı Nasıl Tutulur?

Küçük bir işletmede izin konuşması çoğu zaman ayaküstü yapılır. Biri "gelecek cuma çıkabilir miyim" diye sorar, cevap "olur, bakarız" olur. Vardiya planı duvarda asılı bir kâğıttadır ya da işletme sahibinin telefonundaki bir notta. Ekip küçükken bu düzen işler; kimin ne zaman olmadığını herkes aşağı yukarı bilir.

Sorun, bilginin birkaç yere dağıldığı gün başlar. İzin mesajla istenmiş, kâğıda yazılmamıştır; vardiya değişmiş, duvardaki plan eski kalmıştır. Aynı güne denk gelen izinler ancak o sabah fark edilir. Bu yazıda izin ve vardiya bilgisinin nasıl tutulabileceğini, elle tutulan planın hangi noktada yettiğini ve hangi noktada zorlandığını ele alıyoruz.

İzin ve Vardiya Bilgisi Nerede Dağılıyor

İzin ve vardiya bilgisi tek bir yerde durduğunda, çakışma daha plan yapılırken görünebilir. Dağınıklık çoğu işletmede üç yerden gelir: talebin geldiği kanal, planın asıldığı yer ve işletme sahibinin aklında tuttukları. Üçü birbirini güncellemediğinde, her biri ayrı bir doğru anlatır.

Aynı bilginin iki ayrı yere yazılması ve birinin eskimesi, işletmelerde sık görülen bir durumdur. Aynı bilgiyi neden iki yere giriyorum yazısında bunu genel olarak ele almıştık; izin ve vardiya bu durumun en çok hissedilen örneklerinden biridir, çünkü eskiyen bilgi doğrudan boş kalan bir tezgâha dönüşebilir.

Kâğıt Çizelge ya da Tablo Ne Zaman Yeter

Elle tutulan plan, küçük bir ekipte uzun süre iş görebilir. Kâğıt çizelge herkesin göreceği yerde durur, bilgisayar bilgisi gerektirmez, değişiklik kalemle yapılır. Bilgisayardaki bir tablo da aynı işi görür; üstüne geçmiş ayları saklama ve kalan izinleri toplama kolaylığı ekler.

Tablo ya da kâğıt, kuralları belli ve değişikliği az olan bir ekipte yeterli olabilir. Zorlanma, aynı dosyaya birden fazla kişinin yazmaya başladığı ya da planın birden fazla yerde tutulduğu noktada gelir. Müşteri kayıtlarında da benzer bir eşik vardır; Excel ile müşteri takibi ne zaman yetmez olur yazısında o eşiği anlatmıştık. Aşağıdaki tablo, izin ve vardiya için benzer işaretleri toplar.

İzin Talebi Nasıl Alınır

İzin talebinin nasıl alındığı, planın ne kadar güncel kalacağını belirleyebilir. Talep ayaküstü sözle alındığında, kayda geçip geçmediği talebi alan kişinin hafızasına kalır.

Talep nereden gelir

Talep için tek bir yol belirlemek düzeni kolaylaştırabilir: bir defter, bir form ya da tek bir mesaj kanalı. Önemli olan yolun ne olduğu değil, bütün taleplerin aynı yoldan gelmesidir.

Kim onaylar

Onayı verecek kişinin adı belli olduğunda, çalışan kime soracağını bilir. Onay veren kişi yoksa kimin yerine bakacağı da önceden yazılabilir; böylece talep cevapsız beklemez.

Onay nereye yazılır

Onaylanan izin, planın durduğu yere o anda işlenebilir. Onay mesajda kalıp plana geç yazıldığında, arada o güne başka bir izin de verilebilir.

Aynı Güne Denk Gelen İzinler

Plana işlenmiş izinler, yeni bir talep geldiğinde çakışmayı talep anında gösterebilir. Aynı güne birden fazla izin denk geldiğinde hangisinin öne alınacağı ekibin kuralıdır; önemli olan kuralın önceden konuşulmuş ve yazılmış olmasıdır. Talep sırası, dönüşümlü öncelik ya da ekip içinde anlaşma gibi yollar kullanılabilir.

Yoğun günlerin önceden işaretlenmesi de işe yarayabilir. Planın üstünde hangi günlerin izin için uygun olmadığı görünüyorsa, çalışan talebini ona göre yapabilir ve reddedilen talep sayısı düşebilir.

Vardiya Planı Kimde Durur, Kim Görür

Vardiya planı bir kişi tarafından hazırlanır ama herkes tarafından okunur. Planın hazırlandığı yer ile okunduğu yer farklı olduğunda, okunan sürüm eski kalabilir. Duvardaki kâğıt, telefondaki fotoğrafı ve sahibin elindeki son hâli aynı hafta içinde üç farklı plan anlatabilir.

Planı herkesin aynı yerden görmesi, bu farkı kapatabilir. Çalışan kendi vardiyasını telefonundan görebiliyorsa, "bu hafta ne zaman geliyordum" sorusu işletme sahibine gelmeyebilir. İşletme sahibi yokken planın kimde durduğu da ayrıca yazılabilir; siz yokken iş duruyorsa ne yapılabileceğini ayrı bir yazıda ele almıştık.

Son Dakika Değişikliği Nasıl Kayda Geçer

Değişikliğin kim tarafından ve ne zaman yapıldığı yazıldığında, plan sonradan geriye dönük okunabilir. Hastalık, acil bir iş ya da kendi aralarında yer değiştiren iki çalışan, planı son dakikada değiştirebilir. Bu değişiklikler çoğu zaman sözle yapılır ve planın kendisine geç yansır.

Son dakika değişikliği için de tek bir yol belirlenebilir: değişikliği yapan kişi planı kendisi günceller ya da onayı veren kişiye bildirir, o da plana işler. Hangi yol seçilirse seçilsin, değişikliğin plana yansıdığı an herkesin gördüğü sürüm de değişmiş olur.

Kalan İzin Hakkının Takibi

Çalışanın ne kadar izin kullandığı ve ne kadar hakkı kaldığı, yıl içinde sık sorulan bir sorudur. Kullanılan izinler aynı yerde tutulduğunda bu soru plana bakarak cevaplanabilir; ayrı ayrı mesajlardan geriye doğru toplamak gerekmez.

İzin hakkının kendisi, yani kime ne kadar izin düştüğü ve hangi kurallarla kullanılacağı, hukuki bir konudur ve bu yazının kapsamında değildir. Bu konuda muhasebecinize ya da bir iş hukuku uzmanına danışmanızı öneririz. Buradaki iş, verilen ve kullanılan izinlerin düzenli kayda geçmesidir.

Tablodan Panele Ne Zaman Geçilir

Elle tutulan planı bırakmak için bir zorunluluk yoktur. Geçiş, planın tutulmasının iş yükü hâline geldiği ya da aynı sorunların tekrar ettiği noktada konuşulabilir. Aşağıdaki işaretler bu noktanın yaklaştığını gösterebilir.

Bu işaretler görülüyorsa, izin taleplerini, onayları ve vardiya planını tek bir ekranda toplayan bir panel düşünülebilir. Böyle bir panelde çalışan talebini kendisi girer, onay verildiğinde plan güncellenir, herkes aynı sürümü görür. Yeni eleman geldiğinde plana eklenmesi de aynı ekrandan yapılabilir; işe başlamadan önceki hazırlığı yeni eleman işe başlamadan önce hazırlanacaklar yazısında ele almıştık. İnsan kaynakları işlerinin daha geniş otomasyonu ise insan kaynakları otomasyonu yazısının konusudur.

Özet

İzin ve vardiya bilgisi küçük ekipte kâğıtta ya da bir tabloda uzun süre tutulabilir. Zorlanma, bilginin birkaç yere dağıldığı, planı birden fazla kişinin güncellediği ya da değişikliklerin sözle yapıldığı noktada başlar. Taleplerin tek yoldan gelmesi, onayı verecek kişinin belli olması, onayın plana hemen işlenmesi ve planın herkesin gördüğü tek bir yerde durması bu zorlanmayı hafifletebilir. Aynı sorunlar tekrar ediyorsa panel konuşulabilir; ekip küçük ve düzen sabitse elle tutulan plan yetebilir.

Sık Sorulan Sorular