Ingresos y gastos: ¿cuaderno, Excel o panel?

Elegir entre cuaderno, Excel y panel para llevar los ingresos y gastos no consiste tanto en encontrar la mejor herramienta como en encontrar la que encaja con la situación actual del negocio. Si una sola persona lleva el registro y hay pocas partidas, un cuaderno puede bastar. Cuando el registro se reparte entre varias personas, varias cajas o varias monedas, Excel puede poner orden. Si la respuesta a "cuánto he ganado este mes" hay que reconstruirla a mano cada vez, vale la pena pensar en un panel. Elija lo que elija, la herramienta solo sirve cuando el registro se lleva en un único lugar.

Este artículo está escrito desde el punto de vista de alguien que lleva 11 años trabajando en la operación de subestaciones de alta tensión y 5 años desarrollando software para empresas. Lo que supone convertir registros escritos a mano en una hoja de Excel de fin de mes se cuenta en Del registro a mano al informe mensual; aquí la misma pregunta se aplica al registro del dinero. Dos frases que oímos a menudo en las pequeñas empresas con las que hablamos son también el punto de partida de este artículo: "en la caja solo hay una persona" y "a final de mes no sé cuánto he ganado".

Por qué "cuánto he ganado" queda sin respuesta a final de mes

En la mayoría de las pequeñas empresas, el registro del dinero no está en un solo lugar. Los ingresos se quedan en la caja o en el ticket del datáfono, los gastos en la carpeta de facturas, los pagos con tarjeta en la aplicación del banco, un anticipo en efectivo en un trozo de papel. Cada registro es correcto donde está, pero mientras nadie los ponga uno al lado del otro a final de mes, no aparece ningún total.

Hay tres motivos habituales por los que la respuesta llega tarde:

• Registro disperso: el dinero del mismo mes está en varios sitios; para sumarlo hay que abrirlos uno por uno.
• Registro incompleto: los pequeños gastos en efectivo, las compras hechas por el camino y los pagos del negocio que el dueño hace de su propio bolsillo muchas veces no se anotan. Sale un total, pero no muestra la realidad.
• Registro mezclado: los ingresos regulares y una venta puntual, los gastos del negocio y los del hogar acaban en las mismas líneas. El mes puede parecer bueno o malo, pero no se lee el motivo.

El tema de este artículo no es cómo se calcula el beneficio, sino dónde se lleva el registro en el que se apoya ese cálculo. La diferencia entre facturación y beneficio, y el cálculo por trabajo, se explican en ¿Qué trabajo me hace ganar dinero? La diferencia en el arqueo de caja al cierre del día es otro tema; lo encontrará en ¿La caja no cuadra por la noche? Qué hacer

Cuaderno: cuándo basta, dónde se atasca

El punto fuerte del cuaderno es que está a mano. No necesita electricidad, internet ni contraseña; está junto a la caja y escribir en él no requiere ninguna habilidad especial. Por eso muchas empresas llevan su primer registro en un cuaderno, y no es un mal comienzo.

Cuándo basta un cuaderno

• Una sola persona lleva el registro: cuando quien escribe y quien lee es la misma persona, la letra y las abreviaturas no dan problemas.
• Pocas partidas y repetitivas: si cada día se escriben líneas de ingresos y gastos parecidas, el cuaderno puede mantenerse ordenado.
• Una caja, una moneda: si el dinero entra y sale por un solo lugar, sumarlo es sencillo.
• Necesidad de informes limitada: si basta con ver el total una vez al mes y hay tiempo para sacarlo, un cuaderno puede cumplir su función.

Dónde se atasca el cuaderno

En un cuaderno es fácil escribir, pero no es fácil sumar. Sumar todas las páginas a final de mes, repartir los gastos por categorías o comparar con el mes anterior es trabajo manual cada vez. Cuando una segunda persona también empieza a llevar el registro, se añaden la letra, las abreviaturas y la duda de "¿lo apunté?". Como el cuaderno es un único ejemplar, perderlo, mojarlo o dejarlo olvidado en casa puede llevarse parte del registro.

La señal es esta: si el total de fin de mes se aplaza una y otra vez o no se llega a calcular, el cuaderno sigue recogiendo registros pero ya no responde a la pregunta.

Excel: qué puede resolver, cuándo se vuelve una carga

Excel puede ser una solución al problema de sumar del cuaderno. Una vez que las líneas de ingresos y gastos se escriben en la columna correcta, los totales, el reparto por categorías y la comparación mensual pueden salir de fórmulas. El archivo se puede copiar, guardar como respaldo y compartir con el asesor. Para la mayoría de las empresas, Excel es el paso natural después del cuaderno.

La organización con la que Excel funciona bien

• Columnas fijas: fecha, descripción, categoría, importe y forma de pago. Cada línea se escribe con la misma estructura.
• Categoría desde una lista desplegable: la categoría no se teclea a mano, se elige de una lista; así "alquiler" y "Alquiler" no aparecen como dos partidas distintas.
• Un archivo, un responsable: está claro cuál es la copia principal y quién la actualiza.

El punto en que Excel se vuelve una carga

El problema no suele venir de Excel en sí, sino de la rutina que lo rodea. Cuando varias personas abren y actualizan el archivo en su propio ordenador, surge la pregunta "¿cuál es la última versión?". Cuando se va la persona que montó las fórmulas, o se borra una fila por error, cuesta entender por qué ha cambiado el total. La persona de la caja no puede registrar desde el móvil, así que lo apunta en papel al final del día y alguien lo pasa a Excel por la noche; el cuaderno ha vuelto y, además, se suma un trabajo de traspaso.

Las señales que describe ¿Cuándo deja de bastar Excel para sus clientes?, que explica cuándo Excel deja de ser suficiente para una lista de clientes, valen en gran parte también para una hoja de ingresos y gastos: varias personas, varias copias y un resumen que se rehace a mano cada mes.

Panel: qué cambia y qué no

Un panel es una organización en la que el registro se introduce desde el navegador o el móvil y el resumen se calcula solo. Lo que marca la diferencia no es el aspecto de la pantalla, sino que el registro está en un único lugar y el total está al día cada vez que se abre.

Lo que cambia un panel

• El resumen está listo: los ingresos, los gastos y el resultado neto del mes se pueden ver sin esperar a final de mes.
• El registro está en un solo lugar: la persona de la caja y el dueño escriben en el mismo registro; como hay una sola copia, no surge la pregunta "¿cuál es la última versión?".
• Las partidas fijas se definen una vez: las que se repiten cada mes, como el alquiler o una suscripción, pueden marcarse y registrarse solas cada mes.
• Comparación por categoría y periodo: a dónde va el gasto y en qué se diferencia este mes de los anteriores se puede ver sin montar fórmulas.
• El acceso se puede ajustar por persona: quien introduce el registro y quien ve el informe no necesitan los mismos permisos.

Lo que no cambia un panel

• Alguien sigue introduciendo el registro: el panel no escribe el ticket por sí solo. Si la persona de la caja no lo introduce, el panel también queda incompleto; el orden se asienta con el hábito, no con la herramienta.
• La decisión sigue en manos de las personas: un panel puede mostrar que un gasto ha subido; si se recorta o no lo decide quien conoce el negocio.
• No sustituye al registro contable: el panel es la vista propia del negocio. Sobre cómo se llevan los registros oficiales, qué documentos se conservan y las cuestiones de declaraciones, consulte a su asesor.
• No corrige por sí solo una organización mezclada: si las categorías están mezcladas y los gastos del hogar y del negocio se llevan juntos, el panel solo muestra esa mezcla en una pantalla más ordenada. Primero se separa y después se elige la herramienta.

Las secciones de un panel de este tipo se describen en la página Sistema de Gestión Empresarial de KILMAN: registros de ingresos, gastos, clientes y productos en una sola estructura; los ingresos, los gastos y el beneficio neto del mes en la pantalla de inicio; los ingresos puntuales separados de los regulares, y los gastos en divisas introducidos en su propia moneda.

El error más frecuente al cambiar: llevar el mismo registro en dos sitios

Al pasar del cuaderno a Excel o de Excel a un panel, la elección más habitual es decir "llevemos los dos durante un tiempo". La intención se entiende: no se quiere dejar la herramienta antigua antes de confiar en la nueva. Pero cuando dos registros se llevan en paralelo, cada partida se escribe dos veces y, cuando los dos totales no coinciden, averiguar cuál es el correcto se convierte en otro trabajo.

Un camino más sencillo es poner una fecha de inicio al cambio:

• Fije una fecha de inicio: por ejemplo, el primer día de un mes. A partir de ese día, los registros nuevos van solo a la herramienta nueva.
• Cierre el registro antiguo: el cuaderno o el archivo antiguo se cierra con el total hasta ese día y se guarda en el archivo. Se consulta, pero ya no se escribe en él.
• Trate el historial como una decisión aparte: si los registros antiguos se pasan a la herramienta nueva es otra cuestión. Empezar solo con la situación de apertura también es una opción válida.
• No convierta el papel de reserva en el registro principal: cuando no hay conexión puede hacer falta escribir en papel; ese papel se pasa a la herramienta nueva en cuanto se pueda y se aparta.

Por qué es tan habitual introducir la misma información en paralelo en dos programas, o en un programa y un cuaderno, y cómo puede simplificarse, se explica con detalle en ¿Por qué anoto lo mismo dos veces?

Cuál le conviene: una tabla de decisión

La tabla siguiente relaciona la situación actual de su negocio con una sugerencia. Si le encaja más de una fila, la que está más abajo en la tabla suele corresponder a una necesidad más amplia.

La tabla no da un umbral; no hay una cifra fija que diga a partir de cuántas personas o cuántas partidas hace falta un panel. La medida es si el registro responde a su pregunta a tiempo.

Qué preparar antes de cambiar: lista de control

Pase a la herramienta que pase, responder a estas preguntas antes del cambio puede facilitar el trabajo. Para la mayor parte de la lista no hace falta software; puede bastar con sentarse con un papel y con alguien que conozca el negocio.

• Partidas de ingresos: ¿de qué fuentes entra el dinero? Ventas, servicios, suscripciones y trabajos puntuales se anotan por separado.
• Categorías de gastos: una lista corta que encaje con su negocio, como alquiler, personal, material, facturas y transporte. Cuanto más sencilla sea la lista, más ordenado puede mantenerse el registro.
• Por dónde entra y sale el dinero: caja, datáfono, cuenta bancaria, tarjeta. Cada uno aparece en el registro como una forma de pago distinta.
• Quién introduce el registro: ¿la persona de la caja, el dueño o los dos? ¿Quién podrá ver qué?
• Con qué frecuencia: ¿en cada operación o al final del día? Introducirlo todo junto al final del día también es una rutina, con tal de que se haga cada día.
• Separación entre hogar y negocio: ¿cómo se anotarán los pagos del negocio que el dueño hace de su bolsillo y el dinero que saca del negocio?
• Fecha de inicio y situación de apertura: ¿qué día empieza el registro nuevo y qué hay ese día en la caja y en la cuenta?
• Compartir con el asesor: hable con su asesor sobre en qué formato y cuándo se le enviará el registro.

Cuando se ha respondido esta lista, la elección a menudo se aclara sola: si la lista es corta y una persona lleva el registro, cuaderno; si destacan las categorías y la comparación, Excel; si hay varias personas y cajas, panel.

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