Recettes et dépenses : cahier, Excel ou logiciel ?

Choisir entre un cahier, Excel et un tableau de bord pour suivre les recettes et les dépenses, c'est moins chercher le meilleur outil que celui qui correspond à la situation actuelle de l'entreprise. Quand une seule personne tient les comptes et que les lignes sont peu nombreuses, un cahier peut suffire. Quand les écritures se répartissent entre plusieurs personnes, plusieurs caisses ou plusieurs devises, Excel peut remettre de l'ordre. Si la réponse à "qu'est-ce que j'ai gagné ce mois-ci" doit être reconstruite à la main à chaque fois, un tableau de bord mérite réflexion. Quel que soit le choix, l'outil n'est utile que si les écritures sont tenues à un seul endroit.

Cet article est écrit du point de vue de quelqu'un qui travaille depuis 11 ans dans l'exploitation de postes de transformation haute tension et qui développe depuis 5 ans des logiciels pour les entreprises. Ce que représente le passage de relevés manuscrits à un tableau Excel de fin de mois est décrit dans Du relevé manuel au rapport mensuel ; ici, la même question s'applique à l'enregistrement de l'argent. Deux phrases que nous entendons souvent dans les petites entreprises avec lesquelles nous échangeons sont aussi le point de départ de cet article : "il n'y a qu'une personne à la caisse" et "en fin de mois, je ne sais pas ce que j'ai gagné".

Pourquoi "qu'est-ce que j'ai gagné" reste sans réponse en fin de mois

Dans la plupart des petites entreprises, les écritures d'argent ne sont pas au même endroit. Les recettes restent dans la caisse ou sur le ticket du terminal de paiement, les dépenses dans le classeur des factures, les paiements par carte dans l'application bancaire, une avance en espèces sur un bout de papier. Chaque écriture est juste là où elle se trouve, mais tant que personne ne les met côte à côte en fin de mois, aucun total n'apparaît.

Il y a trois raisons courantes pour lesquelles la réponse arrive tard :

• Écritures dispersées : l'argent d'un même mois se trouve à plusieurs endroits ; pour l'additionner, il faut les ouvrir un par un.
• Écritures manquantes : les petites dépenses en espèces, les achats faits en route et les paiements professionnels que le dirigeant règle de sa poche sont souvent oubliés. Un total sort, mais il ne montre pas la réalité.
• Écritures mélangées : les recettes régulières et une vente ponctuelle, les frais de l'entreprise et les dépenses du foyer se retrouvent sur les mêmes lignes. Le mois peut sembler bon ou mauvais, mais la raison ne se lit pas.

Le sujet de cet article n'est pas la façon de calculer le bénéfice, mais l'endroit où sont tenues les écritures sur lesquelles repose ce calcul. La différence entre chiffre d'affaires et bénéfice, ainsi que le calcul par chantier, sont traités dans Quel travail me rapporte vraiment ? Un écart lors du comptage de caisse du soir est un autre sujet ; vous le trouverez dans La caisse ne tombe pas juste le soir : que faire ?

Cahier : quand il suffit, où il bloque

Le point fort du cahier, c'est qu'il est à portée de main. Il ne demande ni électricité, ni internet, ni mot de passe ; il reste à côté de la caisse et écrire dedans ne demande pas de compétence particulière. C'est pourquoi beaucoup d'entreprises tiennent leurs premières écritures dans un cahier, et ce n'est pas un mauvais départ.

Quand un cahier suffit

• Une seule personne tient les écritures : quand celui qui écrit est aussi celui qui lit, l'écriture manuscrite et les abréviations ne posent pas de problème.
• Peu de lignes, et répétitives : si chaque jour on écrit des lignes de recettes et de dépenses semblables, le cahier peut rester ordonné.
• Une caisse, une devise : si l'argent entre et sort par un seul endroit, l'additionner est simple.
• Besoin de reporting limité : s'il suffit de voir le total une fois par mois et qu'on a le temps de le calculer, un cahier peut faire l'affaire.

Où le cahier bloque

Dans un cahier, écrire est facile, additionner ne l'est pas. Additionner toutes les pages en fin de mois, répartir les dépenses par catégorie ou comparer avec le mois précédent est un travail manuel à chaque fois. Quand une deuxième personne se met aussi à tenir les écritures, l'écriture manuscrite, les abréviations et le doute "est-ce que je l'ai noté" s'ajoutent. Comme le cahier n'existe qu'en un exemplaire, le perdre, le mouiller ou l'oublier à la maison peut emporter une partie des écritures.

Le signe est le suivant : si le total de fin de mois est repoussé sans cesse ou n'est pas calculé du tout, le cahier continue de recueillir des écritures mais ne répond plus à la question.

Excel : ce qu'il peut résoudre, quand il devient une charge

Excel peut être une solution au problème d'addition du cahier. Une fois les lignes de recettes et de dépenses inscrites dans la bonne colonne, les totaux, la répartition par catégorie et la comparaison mensuelle peuvent sortir de formules. Le fichier peut être copié, sauvegardé et partagé avec l'expert-comptable. Pour la plupart des entreprises, Excel est l'étape naturelle après le cahier.

L'organisation dans laquelle Excel fonctionne bien

• Colonnes fixes : date, libellé, catégorie, montant et mode de paiement. Chaque ligne suit la même structure.
• Catégorie choisie dans une liste déroulante : la catégorie n'est pas tapée à la main mais choisie dans une liste ; ainsi "loyer" et "Loyer" n'apparaissent pas comme deux postes différents.
• Un fichier, un responsable : on sait quelle copie fait foi et qui la met à jour.

Le moment où Excel devient une charge

Le problème vient rarement d'Excel lui-même, plutôt de l'organisation autour. Quand plusieurs personnes ouvrent et modifient le fichier sur leur propre ordinateur, la question "quelle est la dernière version" apparaît. Quand la personne qui a construit les formules s'en va, ou qu'une ligne est supprimée par erreur, il devient difficile de comprendre pourquoi le total a changé. La personne à la caisse ne peut pas saisir depuis son téléphone, elle note donc sur papier en fin de journée et quelqu'un recopie dans Excel le soir ; le cahier est revenu, avec en plus un travail de recopie.

Les signes décrits dans Quand Excel ne suffit plus pour vos clients ?, qui explique à quel moment Excel ne suffit plus pour une liste de clients, valent en grande partie aussi pour un tableau de recettes et de dépenses : plusieurs personnes, plusieurs copies et une synthèse reconstruite à la main chaque mois.

Tableau de bord : ce qu'il change, ce qu'il ne change pas

Un tableau de bord est une organisation dans laquelle les écritures sont saisies depuis un navigateur ou un téléphone et la synthèse se calcule d'elle-même. Ce qui fait la différence, ce n'est pas l'apparence de l'écran, mais le fait que les écritures soient à un seul endroit et que le total soit à jour à chaque ouverture.

Ce que change un tableau de bord

• La synthèse est prête : les recettes, les dépenses et le résultat net du mois peuvent être vus sans attendre la fin du mois.
• Les écritures sont au même endroit : la personne à la caisse comme le dirigeant écrivent dans les mêmes écritures ; comme il n'existe qu'une copie, la question "quelle est la dernière version" ne se pose pas.
• Les postes réguliers sont définis une fois : les postes qui reviennent chaque mois, comme le loyer ou un abonnement, peuvent être marqués et enregistrés d'eux-mêmes chaque mois.
• Comparaison par catégorie et par période : où vont les dépenses et en quoi ce mois diffère des précédents se voit sans construire de formules.
• L'accès peut être réglé par personne : celui qui saisit et celui qui consulte le rapport n'ont pas besoin des mêmes droits.

Ce que ne change pas un tableau de bord

• Quelqu'un doit encore saisir les écritures : le tableau de bord n'écrit pas le ticket tout seul. Si la personne à la caisse ne saisit pas l'écriture, le tableau de bord reste incomplet lui aussi ; l'ordre s'installe par l'habitude, pas par l'outil.
• La décision reste humaine : un tableau de bord peut montrer qu'une dépense a augmenté ; décider de la réduire ou non revient à la personne qui connaît l'entreprise.
• Il ne remplace pas la comptabilité : le tableau de bord est la vue propre de l'entreprise. Pour la tenue des registres officiels, la conservation des pièces et les questions de déclarations, consultez votre expert-comptable.
• Il ne corrige pas de lui-même une organisation mélangée : si les catégories sont mélangées et que les dépenses du foyer et de l'entreprise sont tenues ensemble, le tableau de bord montre seulement ce mélange sur un écran plus propre. On sépare d'abord, on choisit l'outil ensuite.

Les rubriques d'un tableau de bord de ce type sont décrites sur la page Système de Gestion d'Entreprise de KILMAN : recettes, dépenses, clients et produits dans une même structure ; les recettes, les dépenses et le bénéfice net du mois sur l'écran d'accueil ; les recettes ponctuelles séparées des recettes régulières, et les dépenses en devises saisies dans leur propre monnaie.

L'erreur la plus fréquente lors du passage : tenir les mêmes écritures à deux endroits

En passant du cahier à Excel, ou d'Excel à un tableau de bord, le choix le plus courant consiste à dire "tenons les deux pendant un temps". L'intention se comprend : on ne veut pas lâcher l'ancien outil avant d'avoir confiance dans le nouveau. Mais quand deux écritures sont tenues en parallèle, chaque poste est écrit deux fois et, quand les deux totaux ne concordent pas, trouver le bon devient un travail à part.

Une voie plus simple consiste à donner une date de départ au passage :

• Fixez une date de départ : par exemple le premier jour d'un mois. À partir de ce jour, les nouvelles écritures vont seulement dans le nouvel outil.
• Clôturez l'ancien support : le cahier ou l'ancien fichier est clôturé avec le total à cette date et rangé aux archives. On le consulte, mais on n'y écrit plus.
• Traitez l'historique comme une décision à part : reprendre ou non les anciennes écritures dans le nouvel outil est une autre question. Démarrer avec la seule situation d'ouverture est aussi un choix valable.
• Ne faites pas du papier de secours le support principal : sans connexion, il peut être nécessaire d'écrire sur papier ; ce papier est saisi dans le nouvel outil dès que possible puis mis de côté.

Pourquoi il est si courant de saisir la même information en parallèle dans deux logiciels, ou dans un logiciel et un cahier, et comment cela peut se simplifier, est expliqué en détail dans Pourquoi je saisis deux fois la même chose ?

Lequel vous convient : un tableau de décision

Le tableau ci-dessous associe la situation actuelle de votre entreprise à une suggestion. Si plusieurs lignes vous correspondent, la ligne située plus bas dans le tableau répond en général à un besoin plus large.

Le tableau ne donne pas de seuil ; il n'existe pas de chiffre fixe disant à partir de combien de personnes ou de postes un tableau de bord devient nécessaire. La mesure, c'est de savoir si les écritures répondent à votre question à temps.

Ce qu'il faut préparer avant le passage : une liste de contrôle

Quel que soit l'outil choisi, répondre à ces questions avant le passage peut faciliter le travail. La plus grande partie de la liste ne demande pas de logiciel ; s'asseoir avec une feuille de papier et une personne qui connaît l'entreprise peut suffire.

• Postes de recettes : de quelles sources l'argent entre-t-il ? Ventes, prestations, abonnements et travaux ponctuels sont notés séparément.
• Catégories de dépenses : une liste courte adaptée à votre activité, par exemple loyer, personnel, matériel, factures et transport. Plus la liste reste simple, plus les écritures peuvent rester ordonnées.
• Par où l'argent entre et sort : caisse, terminal de paiement, compte bancaire, carte. Chacun apparaît dans les écritures comme un mode de paiement distinct.
• Qui saisit les écritures : la personne à la caisse, le dirigeant ou les deux ? Qui pourra voir quoi ?
• À quelle fréquence : à chaque opération ou en fin de journée ? Une saisie groupée en fin de journée est aussi une organisation, à condition qu'elle soit faite chaque jour.
• Séparation entre foyer et entreprise : comment seront notés les paiements professionnels que le dirigeant règle de sa poche et l'argent qu'il prélève sur l'entreprise ?
• Date de départ et situation d'ouverture : quel jour commencent les nouvelles écritures, et qu'y a-t-il ce jour-là dans la caisse et sur le compte ?
• Échange avec l'expert-comptable : voyez avec votre expert-comptable sous quelle forme et à quel moment les écritures lui seront transmises.

Une fois cette liste remplie, le choix se dessine souvent de lui-même : si la liste est courte et qu'une seule personne tient les écritures, le cahier ; si les catégories et la comparaison passent au premier plan, Excel ; s'il y a plusieurs personnes et plusieurs caisses, un tableau de bord.

Questions fréquentes