收支记录：记账本、Excel 还是管理面板？

在记账本、Excel 和管理面板之间为收支记录做选择，与其说是找最好的工具，不如说是找最符合企业当前状况的工具。由一个人记账、项目不多的生意，记账本可能就够了。当记录分散到几个人、几个收银台或几种货币时，Excel 可以帮助理顺。如果"这个月赚了多少"这个问题的答案每次都要手工重新拼出来，就值得考虑管理面板。无论选哪一种，只有当记录集中在一个地方时，工具才可以发挥作用。

本文从一位在高压变电站从事运行工作 11 年、为企业开发软件 5 年的人的角度写成。把手写记录整理成月末 Excel 表是怎样一件事，已在从手写记录到月度报表一文中讲过；这里把同一个问题用在金钱记录上。我们在与小企业交流时常听到的两句话，也是本文的出发点："收银台只有一个人"和"到了月底我不知道自己赚了多少"。

为什么月底"赚了多少"这个问题没有答案

在大多数小企业里，金钱记录并不在同一个地方。收入留在收银台或刷卡小票上，支出在发票夹里，刷卡付款在银行应用里，现金预支写在一张纸条上。每条记录在原处都是对的，但如果月底没有人把它们放在一起，合计就出不来。

答案迟迟出不来，常见原因有三个：

• 记录分散：同一个月的钱分布在几个地方，要相加就得一个个打开。
• 记录缺漏：小额现金支出、路上的采购、老板自掏腰包支付的业务费用，往往没有记下来。合计能算出来，但反映不了真实情况。
• 记录混杂：固定收入和一次性销售、经营支出和家庭开销写在同样的行里。这个月看起来可能好也可能差，但原因读不出来。

本文讨论的不是利润怎么算，而是这个计算所依据的记录放在哪里。营业额与利润的区别以及按每单工作计算的方法，可以看到底哪项工作真正赚钱？一文。每天收工时现金清点出现的差额是另一个话题，可以在晚上对账对不上，该怎么办？一文中找到。

记账本：什么时候够用，在哪里卡住

记账本最大的优点是随手可用。它不需要电、网络或密码，就放在收银台旁边，写起来也不需要特别的技能。所以很多企业的第一份记录都记在本子上，这并不是错误的开始。

记账本够用的情况

• 由一个人记账：写的人和看的人是同一个人时，字迹和缩写不会造成问题。
• 项目少且重复：如果每天写的都是类似的收入和支出行，本子可以保持整齐。
• 一个收银台，一种货币：如果钱只从一个地方进出，相加就很简单。
• 报表需求有限：如果每月看一次合计就够，而且有时间去算，记账本可以胜任。

记账本卡住的地方

在本子上写很容易，加总却不容易。月底把所有页从头加一遍、把支出按类别分开、或与上个月比较，每次都是手工活。当第二个人也开始记账时，字迹、缩写和"我记了没有"的疑问就加了进来。因为本子只有一份，丢失、受潮或忘在家里，都可能让一部分记录跟着消失。

信号是这样的：如果月底合计一再推迟，或者根本算不出来，那么本子虽然还在收集记录，却已经回答不了问题。

Excel：它可以解决什么，在哪里变成负担

Excel 可以成为解决记账本加总问题的办法。收入和支出行一旦写进正确的列，合计、按类别的分布和按月比较都可以用公式算出。文件可以复制、备份，也可以发给会计。对大多数企业来说，Excel 是记账本之后自然的下一步。

让 Excel 好用的设置

• 固定的列：日期、说明、类别、金额和付款方式。每一行都按同样的格式填写。
• 从下拉列表选择类别：类别不手工输入，而是从列表中选，这样"房租"和"租金"就不会显示成两个不同的项目。
• 一个文件，一个负责人：哪一份是正本、由谁更新，都很清楚。

Excel 开始变成负担的时候

问题通常不是来自 Excel 本身，而是来自它周围的做法。几个人在各自电脑上打开并修改文件时，就会出现"哪一份是最新的"这个问题。设置公式的人离开，或者某一行被误删时，就很难弄清合计为什么变了。收银员无法用手机录入，只好在收工时写在纸上，再由别人晚上录入 Excel；这样本子又回来了，还多了一道转录的工作。

Excel 管理客户，什么时候不够用？一文讲的是客户名单在什么时候超出 Excel 的能力，其中的信号大多也适用于收支表：多个人、多个副本，以及每月都要手工重做的汇总。

管理面板：它改变什么，不改变什么

管理面板是一种通过浏览器或手机录入记录、汇总自动计算的方式。带来差别的不是屏幕的样子，而是记录集中在一个地方、每次打开时合计都是最新的。

管理面板改变的

• 汇总现成：本月的收入、支出和净结果，不用等到月底就可以看到。
• 记录集中在一处：收银员和老板写的是同一份记录；因为只有一份，"哪一份是最新的"这个问题不会出现。
• 固定项目只需设置一次：房租、订阅等每月重复的项目，标记之后可以每月自动记录。
• 按类别和期间比较：支出流向哪里、本月与前几个月有何不同，不用写公式就可以看到。
• 可以按人设置权限：录入记录的人和查看报表的人不必拥有相同的权限。

管理面板不改变的

• 记录仍然要有人录入：面板不会自己写小票。收银员不录入，面板也就是不完整的；秩序靠习惯建立，而不是靠工具。
• 决定仍由人来做：面板可以显示某项支出增加了；要不要削减这项支出，由了解业务的人决定。
• 它不替代会计记录：面板是企业自己的视角。正式记录如何保存、哪些单据需要留存以及申报相关事项，请咨询您的会计师。
• 它不会自动理顺混杂的做法：如果类别混乱、家庭开销和经营支出记在一起，面板只是把这种混乱显示在一个更整洁的屏幕上。先分开，再选工具。

这类面板的各个部分在 KILMAN 的企业管理系统页面中有说明：收入、支出、客户和产品记录在同一个结构里；首页显示本月的收入、支出和净利润；一次性收入与固定收入分开记录；外币支出按原币种录入。

切换时最常见的错误：同一份记录记在两个地方

从记账本换到 Excel，或从 Excel 换到管理面板时，最常见的做法是"先两边都记一段时间"。这个想法可以理解：在信任新工具之前，不想放下旧工具。但两份记录并行时，每个项目都要写两遍，两个合计对不上时，查清哪一个正确又成了另一项工作。

更简单的办法是给切换定一个开始日期：

• 确定开始日期：例如某个月的第一天。从那天起，新记录只写进新工具。
• 结清旧记录：记账本或旧文件按截至那天的合计结清，然后归档。可以查阅，但不再往里写。
• 把历史记录当作另一个决定：旧记录要不要迁入新工具，是另一个问题。只从期初余额开始，也是合理的选择。
• 不要把备用纸张当成正式记录：没有网络时可能需要写在纸上；这张纸要尽早录入新工具，然后收起来。

为什么把同一条信息同时录入两个程序、或一个程序加一个本子的情况如此普遍，以及如何简化，同一条信息为什么录两遍？一文有详细说明。

哪一种适合您：决策表

下表把企业当前的情况与一条建议对应起来。如果符合的不止一行，表中位置越靠下的那一行通常对应更广的需求。

这张表不给出门槛；没有一个固定的数字能说明多少人或多少个项目之后就需要管理面板。衡量的标准是记录能否及时回答您的问题。

切换前要准备什么：检查清单

无论换成哪种工具，切换前回答下面这些问题，可以让工作更顺利。清单的大部分内容不需要软件；拿一张纸，和了解业务的人坐下来谈一谈，可能就够了。

• 收入项目：钱从哪些来源进来？销售、服务、订阅和一次性工作分开记录。
• 支出类别：一份适合您业务的简短清单，例如房租、人工、材料、账单和交通。清单越简单，记录就越可以保持整齐。
• 钱从哪里进出：收银台、刷卡机、银行账户、银行卡。每一种在记录中都显示为单独的付款方式。
• 由谁录入记录：收银员、老板，还是两个人都录？谁可以看到什么？
• 多久录一次：每笔交易都录，还是收工时录？收工时集中录入也是一种做法，只要每天都做。
• 家庭与经营分开：老板自掏腰包支付的业务费用，以及从企业拿走的钱，怎么记录？
• 开始日期和期初状况：新记录从哪一天开始？那天收银台和账户里有多少？
• 与会计师的对接：和您的会计师商定，记录以什么格式、在什么时候交给他。

这份清单填完后，选择往往会自然清晰：清单很短、一个人记账，就用记账本；类别和比较更重要，就用 Excel；人和收银台都有好几个，就用管理面板。

常见问题