Gelir-Gider Takibi: Defter mi, Excel mi, Panel mi?

Gelir-gider takibi için defter, Excel ve panel arasındaki seçim, en iyi aracı bulmaktan çok işletmenin bugünkü hâline uyan aracı bulmaktır. Kaydı tek kişinin tuttuğu, kalemi az bir işte defter yetebilir. Kayıt birkaç kişiye, birkaç kasaya ya da birkaç para birimine dağıldığında Excel düzen getirebilir. Ay sonunda "bu ay ne kazandım" sorusunun cevabı her seferinde elle yeniden kuruluyorsa panel düşünülebilir. Hangisi seçilirse seçilsin, araç ancak kayıt tek bir yerde tutulduğunda işe yarar.

Bu yazı, 11 yıldır yüksek gerilim trafo merkezlerinde işletmede çalışan ve 5 yıldır işletmeler için yazılım geliştiren birinin gözünden yazıldı. El yazısı kayıtlardan ay sonu Excel tablosu çıkarmanın nasıl bir iş olduğu Elle Tutulan Kayıttan Aylık Rapora yazısında anlatıldı; burada aynı soru para kaydına uygulanıyor. Görüştüğümüz küçük işletmelerden sık duyduğumuz iki cümle de bu yazının çıkış noktası: "kasada tek kişi var" ve "ay sonunda ne kazandığımı bilmiyorum".

Ay sonunda "ne kazandım" sorusu neden cevapsız kalır

Çoğu küçük işletmede para kaydı tek bir yerde durmaz. Gelir kasada ya da POS fişinde, gider faturalar klasöründe, kartla yapılan ödeme banka uygulamasında, elden verilen avans bir kâğıt parçasında kalır. Her kayıt kendi yerinde doğrudur, ama ay sonunda bunları yan yana koyan biri olmadıkça toplam ortaya çıkmaz.

Cevabın gecikmesinin üç yaygın nedeni vardır:

• Kayıt dağınık: aynı ayın parası birkaç ayrı yerde durur; toplamak için hepsini tek tek açmak gerekir.
• Kayıt eksik: küçük nakit giderler, yolda yapılan alışverişler, işletme sahibinin kendi cebinden yaptığı iş ödemeleri çoğu zaman yazılmaz. Toplam çıkar ama gerçeği göstermez.
• Kayıt karışık: düzenli gelir ile tek seferlik bir satış, işletme gideri ile ev harcaması aynı satırlara yazılır. Ay iyi ya da kötü görünebilir, ama nedeni okunmaz.

Bu yazının konusu kârın nasıl hesaplanacağı değil, hesabın dayandığı kaydın nerede tutulacağıdır. Ciro ile kâr arasındaki farkı ve iş başına hesabı Hangi İşim Gerçekten Para Kazandırıyor? yazısı anlatıyor. Gün sonu kasa sayımında çıkan fark ise ayrı bir konudur; onu Kasa Akşam Tutmuyorsa Ne Yapmalı? yazısında bulabilirsiniz.

Defter: ne zaman yeter, nerede tıkanır

Defterin en güçlü yanı, elinizin altında olmasıdır. Elektrik, internet ya da şifre istemez; kasanın yanında durur ve yazmak için ayrı bir beceri gerektirmez. Bu yüzden birçok işletme ilk kaydını deftere tutar ve bu yanlış bir başlangıç değildir.

Defterin yettiği durumlar

• Kaydı tek kişi tutuyor: yazan da okuyan da aynı kişi olduğunda el yazısı ve kısaltmalar sorun çıkarmaz.
• Kalemler az ve tekrarlı: her gün benzer gelir ve gider satırları yazılıyorsa defter düzenli kalabilir.
• Tek kasa, tek para birimi: para tek bir yerden girip çıkıyorsa toplamak kolaydır.
• Rapor ihtiyacı sınırlı: ayda bir toplamı görmek yetiyorsa ve bu toplamı çıkarmaya vakit ayrılabiliyorsa defter işini görebilir.

Defterin tıkandığı yer

Defterde yazmak kolaydır, toplamak kolay değildir. Ay sonunda bütün sayfaları baştan toplamak, gideri kategoriye ayırmak ya da geçen ayla karşılaştırmak her seferinde elle yapılan bir iştir. Kaydı ikinci bir kişi de tutmaya başladığında el yazısı, kısaltma ve "bunu yazdım mı" belirsizliği eklenir. Defter tek nüsha olduğu için kaybolması, ıslanması ya da evde unutulması kaydın bir kısmını götürebilir.

Belirti şudur: ay sonu toplamı sürekli erteleniyorsa ya da hiç çıkarılmıyorsa, defter kayıt tutmaya devam ediyor ama artık soruya cevap vermiyordur.

Excel: neyi çözebilir, hangi noktada yük olur

Excel, defterin toplama sorununa çözüm olabilir. Gelir ve gider satırları bir kez doğru sütuna yazıldığında toplam, kategori dağılımı ve aylık karşılaştırma formülle çıkarılabilir. Dosya kopyalanabilir, yedeklenebilir ve mali müşavirle paylaşılabilir. Defterden sonraki ilk adım, çoğu işletmede doğal olarak Excel'dir.

Excel'in iyi çalıştığı düzen

• Sabit sütunlar: tarih, açıklama, kategori, tutar ve ödeme türü. Her satır aynı düzende yazılır.
• Açılır listeden kategori: kategori elle yazılmaz, listeden seçilir; böylece "kira" ile "Kira" iki ayrı kalem gibi görünmez.
• Tek dosya, tek sorumlu: dosyanın asıl kopyası bellidir ve onu güncelleyen kişi bellidir.

Excel'in yük olmaya başladığı nokta

Sorun genellikle Excel'in kendisinden değil, çevresindeki düzenden çıkar. Dosyayı birkaç kişi kendi bilgisayarında açıp güncellediğinde "son hâli hangisi" sorusu doğar. Formülü kuran kişi ayrıldığında ya da bir satır yanlışlıkla silindiğinde toplamın neden değiştiğini anlamak zorlaşır. Kasadaki kişi telefondan kayıt giremediği için gün sonunda kâğıda yazar, biri de onu akşam Excel'e geçirir; böylece defter geri gelmiş olur, üstüne bir de aktarma işi eklenir.

Excel'in müşteri listesi için hangi noktada yetmez hâle geldiğini anlatan Excel ile Müşteri Takibi Ne Zaman Yetmez Olur? yazısındaki belirtiler, gelir-gider tablosu için de büyük ölçüde geçerlidir: birden çok kişi, birden çok kopya ve her ay elle yeniden kurulan özet.

Panel: neyi değiştirir, neyi değiştirmez

Panel, kaydın tarayıcıdan ya da telefondan girildiği ve özetin kendiliğinden hesaplandığı bir yapıdır. Fark yaratan şey ekranın görünüşü değil, kaydın tek bir yerde durması ve toplamın her açılışta güncel olmasıdır.

Panelin değiştirdikleri

• Özet hazır gelir: bu ayın geliri, gideri ve net sonucu ay sonunu beklemeden görülebilir.
• Kayıt tek yerde durur: kasadaki kişi de işletme sahibi de aynı kayda yazar; kopya tek olduğu için "son hâli hangisi" sorusu doğmaz.
• Düzenli kalemler bir kez tanımlanır: her ay tekrar eden kira ya da abonelik gibi kalemler işaretlenip her ay kendiliğinden kaydedilebilir.
• Kategori ve dönem karşılaştırması: giderin hangi kaleme gittiği ve bu ayın önceki aylardan farkı formül kurmadan görülebilir.
• Erişim kişiye göre ayarlanabilir: kayıt giren kişi ile raporu gören kişi aynı yetkiye sahip olmak zorunda değildir.

Panelin değiştirmedikleri

• Kaydı yine biri girer: panel fişi kendiliğinden yazmaz. Kasadaki kişi kaydı girmiyorsa panel de eksik kalır; düzen araçla değil alışkanlıkla oturur.
• Karar insanda kalır: panel bir giderin arttığını gösterebilir; o giderin kısılıp kısılmayacağına işi bilen kişi karar verir.
• Muhasebe kaydının yerine geçmez: panel işletmenin kendi görünümüdür. Resmî kayıtların nasıl tutulacağı, hangi belgenin saklanacağı ve beyan konuları için mali müşavirinize danışın.
• Karışık düzeni kendiliğinden düzeltmez: kategoriler karışık, ev ve iş harcaması iç içe tutuluyorsa panel bu karışıklığı yalnızca daha düzgün bir ekranda gösterir. Önce ayrım yapılır, sonra araç seçilir.

Bu tür bir panelin bölümleri KILMAN'ın İşletme Yönetim Sistemi sayfasında anlatılıyor: gelir, gider, müşteri ve ürün kayıtları tek yapıda; açılış ekranında bu ayın geliri, gideri ve net kârı; tek seferlik gelirlerin düzenli gelirden ayrı tutulması ve dövizli giderlerin kendi para biriminde girilmesi.

Geçişte en sık yapılan hata: aynı kaydı iki yerde tutmak

Defterden Excel'e ya da Excel'den panele geçerken en yaygın tercih "bir süre ikisini birden tutalım" demektir. Niyet anlaşılırdır: yeni araçtan emin olmadan eskisini bırakmak istemezsiniz. Ama iki kayıt paralel tutulduğunda her kalem iki kez yazılır ve iki toplam birbirini tutmadığında hangisinin doğru olduğunu bulmak ayrı bir iş hâline gelir.

Daha sade yol, geçişe bir başlangıç günü koymaktır:

• Başlangıç günü belirleyin: örneğin bir ayın ilk günü. O günden sonra yeni kayıt yalnız yeni araca yazılır.
• Eski kaydı kapatın: defter ya da eski dosya o güne kadarki toplamla kapatılır ve arşive konur. Okunur ama üzerine yazılmaz.
• Geçmişi ayrı bir karar olarak ele alın: eski kayıtların yeni araca taşınıp taşınmayacağı ayrı bir sorudur. Yalnız açılış durumuyla başlamak da geçerli bir seçimdir.
• Yedek kâğıdı asıl kayıt yapmayın: bağlantı olmadığında kâğıda yazmak gerekebilir; o kâğıt ilk fırsatta yeni araca işlenir ve kenara konur.

Aynı bilginin iki programa ya da bir programla bir deftere yan yana girilmesinin neden bu kadar yaygın olduğunu ve nasıl sadeleştirilebileceğini Aynı Bilgiyi Neden İki Yere Giriyorum? yazısı ayrıntılı anlatıyor.

Hangisi size uygun: karar tablosu

Aşağıdaki tablo, işletmenizin bugünkü durumunu bir öneriyle eşleştirir. Birden fazla satır size uyuyorsa, tabloda daha aşağıda kalan satır genellikle daha geniş bir ihtiyaca karşılık gelir.

Tablo bir eşik vermez; kaç kişiden ya da kaç kalemden sonra panelin gerektiğini söyleyen sabit bir sayı yoktur. Ölçü, kaydın sorunuza zamanında cevap verip vermediğidir.

Geçmeden önce hazırlanacaklar: kontrol listesi

Hangi araca geçerseniz geçin, geçişten önce şu sorulara cevap vermek işi kolaylaştırabilir. Listenin çoğu için yazılım gerekmez; bir kâğıt ve işletmeyi bilen kişiyle oturmak yetebilir.

• Gelir kalemleri: para hangi kaynaklardan giriyor? Satış, hizmet, abonelik ve tek seferlik işler ayrı ayrı yazılır.
• Gider kategorileri: kira, personel, malzeme, fatura, ulaşım gibi kendi işinize uyan kısa bir liste. Liste sade kaldıkça kayıt da düzenli kalabilir.
• Para nereden girip çıkıyor: kasa, POS, banka hesabı, kart. Her biri kayıtta ayrı bir ödeme türü olarak görünür.
• Kaydı kim giriyor: kasadaki kişi mi, işletme sahibi mi, ikisi birden mi? Kim neyi görebilecek?
• Ne sıklıkla: her işlemde mi, gün sonunda mı? Gün sonunda toplu giriş de bir düzendir, yeter ki her gün yapılsın.
• Ev ve iş ayrımı: işletme sahibinin kendi cebinden yaptığı iş ödemeleri ve işletmeden aldığı para nasıl yazılacak?
• Başlangıç günü ve açılış durumu: yeni kayıt hangi gün başlıyor, o gün kasada ve hesapta ne var?
• Mali müşavirle paylaşım: kaydın hangi biçimde ve ne zaman mali müşavirinize iletileceğini onunla konuşun.

Bu liste tamamlandığında seçim çoğu zaman kendiliğinden belirginleşir: liste kısa ve kayıt tek kişilikse defter, kategori ve karşılaştırma öne çıkıyorsa Excel, birden çok kişi ve kasa varsa panel.

Sık Sorulan Sorular