Einnahmen und Ausgaben: Heft, Excel oder Dashboard?

Die Wahl zwischen Heft, Excel und Dashboard für Einnahmen und Ausgaben ist weniger eine Suche nach dem besten Werkzeug als nach dem, das zum heutigen Stand des Betriebs passt. Wenn eine Person die Einträge führt und es wenige Posten gibt, kann ein Heft genügen. Wenn sich die Einträge auf mehrere Personen, mehrere Kassen oder mehrere Währungen verteilen, kann Excel Ordnung schaffen. Wenn die Antwort auf die Frage "was habe ich diesen Monat verdient" jedes Mal von Hand neu aufgebaut wird, lohnt sich der Gedanke an ein Dashboard. Welches Werkzeug Sie auch wählen, es hilft nur, wenn die Einträge an einem Ort geführt werden.

Dieser Beitrag ist aus der Sicht von jemandem geschrieben, der seit 11 Jahren im Betrieb von Hochspannungs-Umspannwerken arbeitet und seit 5 Jahren Software für Unternehmen entwickelt. Was es heißt, aus handschriftlichen Aufzeichnungen eine Excel-Tabelle zum Monatsende zu machen, beschreibt der Beitrag Vom Handprotokoll zum Monatsbericht; hier wird dieselbe Frage auf Geldbuchungen angewendet. Zwei Sätze, die wir von kleinen Betrieben in Gesprächen oft hören, sind auch der Ausgangspunkt dieses Beitrags: "an der Kasse steht nur eine Person" und "am Monatsende weiß ich nicht, was ich verdient habe".

Warum "was habe ich verdient" am Monatsende offen bleibt

In den meisten kleinen Betrieben liegen die Geldbuchungen nicht an einem Ort. Einnahmen bleiben in der Kasse oder auf dem Kartenbeleg, Ausgaben im Rechnungsordner, Kartenzahlungen in der Banking-App, ein Barvorschuss auf einem Zettel. Jeder Eintrag stimmt an seinem Ort, aber solange niemand sie am Monatsende nebeneinanderlegt, entsteht keine Summe.

Es gibt drei häufige Gründe, warum die Antwort spät kommt:

• Verstreute Einträge: das Geld desselben Monats liegt an mehreren Stellen; um es zusammenzuzählen, muss man jede einzeln öffnen.
• Fehlende Einträge: kleine Barausgaben, Einkäufe unterwegs und betriebliche Zahlungen, die der Inhaber aus eigener Tasche leistet, werden oft nicht notiert. Eine Summe kommt heraus, zeigt aber nicht das wirkliche Bild.
• Vermischte Einträge: regelmäßige Einnahmen und ein einmaliger Verkauf, Betriebskosten und Haushaltsausgaben landen in denselben Zeilen. Der Monat kann gut oder schlecht aussehen, aber der Grund ist nicht lesbar.

Thema dieses Beitrags ist nicht, wie der Gewinn berechnet wird, sondern wo die Einträge geführt werden, auf denen die Rechnung beruht. Den Unterschied zwischen Umsatz und Gewinn und die Rechnung je Auftrag beschreibt Welcher Auftrag bringt wirklich Geld? Eine Differenz beim abendlichen Kassensturz ist ein eigenes Thema; dazu finden Sie Kasse stimmt abends nicht: Was tun?

Heft: wann es genügt, wo es stockt

Die größte Stärke des Hefts ist, dass es griffbereit ist. Es braucht weder Strom noch Internet noch Passwort; es liegt neben der Kasse, und zum Schreiben braucht man keine besondere Fertigkeit. Deshalb führen viele Betriebe ihre ersten Einträge in einem Heft, und das ist kein falscher Anfang.

Wann ein Heft genügt

• Eine Person führt die Einträge: wenn Schreibender und Lesender dieselbe Person sind, machen Handschrift und Abkürzungen keine Probleme.
• Wenige, wiederkehrende Posten: wenn jeden Tag ähnliche Einnahmen- und Ausgabenzeilen geschrieben werden, kann das Heft ordentlich bleiben.
• Eine Kasse, eine Währung: wenn das Geld an einer Stelle ein- und ausgeht, ist das Zusammenzählen einfach.
• Begrenzter Berichtsbedarf: wenn es reicht, einmal im Monat die Summe zu sehen, und Zeit dafür da ist, kann ein Heft seinen Zweck erfüllen.

Wo das Heft stockt

Im Heft zu schreiben ist leicht, es zusammenzuzählen nicht. Am Monatsende alle Seiten von vorn zu addieren, Ausgaben nach Kategorien zu ordnen oder mit dem Vormonat zu vergleichen, ist jedes Mal Handarbeit. Sobald eine zweite Person ebenfalls Einträge führt, kommen Handschrift, Abkürzungen und die Unsicherheit "habe ich das eingetragen" hinzu. Weil das Heft nur in einer Ausfertigung existiert, kann ein verlorenes, nass gewordenes oder zu Hause vergessenes Heft einen Teil der Einträge mitnehmen.

Das Zeichen ist dieses: wenn die Monatssumme ständig verschoben oder gar nicht ermittelt wird, sammelt das Heft zwar weiter Einträge, beantwortet aber die Frage nicht mehr.

Excel: was es lösen kann, wo es zur Last wird

Excel kann eine Lösung für das Additionsproblem des Hefts sein. Sind Einnahmen- und Ausgabenzeilen einmal in der richtigen Spalte eingetragen, lassen sich Summen, Aufteilung nach Kategorien und Monatsvergleiche per Formel ermitteln. Die Datei lässt sich kopieren, sichern und mit dem Steuerberater teilen. Für die meisten Betriebe ist Excel der natürliche nächste Schritt nach dem Heft.

Der Aufbau, in dem Excel gut funktioniert

• Feste Spalten: Datum, Beschreibung, Kategorie, Betrag und Zahlungsart. Jede Zeile wird im selben Aufbau geschrieben.
• Kategorie aus einer Auswahlliste: die Kategorie wird nicht von Hand getippt, sondern aus einer Liste gewählt; so erscheinen "Miete" und "miete" nicht als zwei verschiedene Posten.
• Eine Datei, ein Verantwortlicher: es ist klar, welche Kopie die maßgebliche ist und wer sie pflegt.

Der Punkt, an dem Excel zur Last wird

Das Problem entsteht meist nicht durch Excel selbst, sondern durch die Abläufe darum herum. Wenn mehrere Personen die Datei auf ihrem eigenen Rechner öffnen und ändern, entsteht die Frage "welche ist die neueste". Wenn die Person, die die Formeln gebaut hat, geht, oder eine Zeile versehentlich gelöscht wird, ist schwer zu erkennen, warum sich die Summe geändert hat. Die Person an der Kasse kann keine Einträge vom Telefon aus machen, schreibt sie am Abend auf Papier, und jemand überträgt sie danach in Excel; damit ist das Heft zurück, und eine Übertragungsarbeit kommt noch hinzu.

Die Anzeichen aus dem Beitrag Wann reicht Excel für die Kundenverwaltung nicht?, der beschreibt, ab wann Excel für eine Kundenliste nicht mehr genügt, gelten weitgehend auch für eine Einnahmen-Ausgaben-Tabelle: mehrere Personen, mehrere Kopien und eine Übersicht, die jeden Monat von Hand neu aufgebaut wird.

Dashboard: was es ändert und was nicht

Ein Dashboard ist ein Aufbau, bei dem Einträge über den Browser oder das Telefon erfasst werden und die Übersicht sich selbst berechnet. Den Unterschied macht nicht das Aussehen des Bildschirms, sondern dass die Einträge an einem Ort liegen und die Summe bei jedem Öffnen aktuell ist.

Was ein Dashboard ändert

• Die Übersicht steht bereit: Einnahmen, Ausgaben und Ergebnis dieses Monats lassen sich sehen, ohne auf das Monatsende zu warten.
• Die Einträge liegen an einem Ort: die Person an der Kasse und der Inhaber schreiben in denselben Bestand; da es nur eine Kopie gibt, entsteht die Frage "welche ist die neueste" nicht.
• Regelmäßige Posten werden einmal angelegt: Posten, die sich jeden Monat wiederholen, etwa Miete oder ein Abonnement, können markiert und jeden Monat selbsttätig erfasst werden.
• Vergleich nach Kategorie und Zeitraum: wohin die Ausgaben gehen und wie sich dieser Monat von den Vormonaten unterscheidet, ist ohne eigene Formeln sichtbar.
• Zugriff je Person einstellbar: wer Einträge erfasst und wer den Bericht sieht, muss nicht dieselben Rechte haben.

Was ein Dashboard nicht ändert

• Jemand muss die Einträge weiterhin erfassen: das Dashboard schreibt den Beleg nicht von selbst. Erfasst die Person an der Kasse den Eintrag nicht, bleibt auch das Dashboard lückenhaft; die Ordnung entsteht durch Gewohnheit, nicht durch das Werkzeug.
• Die Entscheidung bleibt beim Menschen: ein Dashboard kann zeigen, dass ein Kostenposten gestiegen ist; ob er gekürzt wird, entscheidet die Person, die den Betrieb kennt.
• Es ersetzt nicht die Buchhaltung: das Dashboard ist die eigene Sicht des Betriebs. Wie die offiziellen Aufzeichnungen geführt werden, welche Belege aufzubewahren sind und Fragen der Erklärungen besprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.
• Es bringt einen vermischten Aufbau nicht von selbst in Ordnung: sind Kategorien vermischt und Haushalts- und Betriebsausgaben zusammen erfasst, zeigt das Dashboard diese Mischung nur auf einem ordentlicheren Bildschirm. Zuerst wird getrennt, dann das Werkzeug gewählt.

Die Bereiche eines solchen Dashboards beschreibt die Seite Betriebsmanagementsystem von KILMAN: Einnahmen, Ausgaben, Kunden und Produkte in einem Aufbau; Einnahmen, Ausgaben und Nettogewinn des Monats auf dem Startbildschirm; einmalige Einnahmen getrennt von regelmäßigen, und Ausgaben in Fremdwährung in ihrer eigenen Währung erfasst.

Der häufigste Fehler beim Wechsel: dieselben Einträge an zwei Orten

Beim Wechsel vom Heft zu Excel oder von Excel zum Dashboard ist die häufigste Entscheidung: "führen wir eine Zeit lang beides". Die Absicht ist verständlich: man möchte das alte Werkzeug nicht aufgeben, bevor man dem neuen vertraut. Laufen aber zwei Bestände parallel, wird jeder Posten zweimal geschrieben, und wenn die beiden Summen nicht übereinstimmen, wird die Suche nach der richtigen zu einer eigenen Aufgabe.

Einfacher ist es, dem Wechsel einen Stichtag zu geben:

• Stichtag festlegen: zum Beispiel der erste Tag eines Monats. Ab diesem Tag gehen neue Einträge nur noch in das neue Werkzeug.
• Den alten Bestand abschließen: das Heft oder die alte Datei wird mit der Summe bis zu diesem Tag abgeschlossen und ins Archiv gelegt. Es wird gelesen, aber nicht mehr beschrieben.
• Die Vergangenheit als eigene Entscheidung behandeln: ob alte Einträge in das neue Werkzeug übernommen werden, ist eine eigene Frage. Nur mit dem Anfangsstand zu beginnen, ist ebenfalls eine gültige Wahl.
• Das Ersatzpapier nicht zum Hauptbestand machen: ohne Verbindung kann es nötig sein, auf Papier zu schreiben; dieses Papier wird bei der ersten Gelegenheit in das neue Werkzeug übertragen und beiseitegelegt.

Warum es so verbreitet ist, dieselbe Information nebeneinander in zwei Programme oder in ein Programm und ein Heft einzutragen, und wie sich das vereinfachen lässt, beschreibt Warum erfasse ich alles zweimal? ausführlich.

Was passt zu Ihnen: eine Entscheidungstabelle

Die folgende Tabelle ordnet der heutigen Lage Ihres Betriebs einen Vorschlag zu. Passt mehr als eine Zeile, entspricht die weiter unten stehende Zeile in der Regel einem breiteren Bedarf.

Die Tabelle nennt keine Schwelle; es gibt keine feste Zahl, ab wie vielen Personen oder Posten ein Dashboard nötig wird. Maßstab ist, ob die Einträge Ihre Frage rechtzeitig beantworten.

Was vor dem Wechsel vorzubereiten ist: eine Checkliste

Zu welchem Werkzeug Sie auch wechseln, die Antworten auf diese Fragen vor dem Wechsel können die Arbeit erleichtern. Für den größten Teil der Liste braucht es keine Software; ein Blatt Papier und eine Person, die den Betrieb kennt, können ausreichen.

• Einnahmeposten: aus welchen Quellen kommt Geld herein? Verkauf, Dienstleistung, Abonnement und einmalige Aufträge werden getrennt notiert.
• Ausgabenkategorien: eine kurze Liste, die zu Ihrem Betrieb passt, etwa Miete, Personal, Material, Rechnungen und Fahrtkosten. Je schlanker die Liste bleibt, desto ordentlicher können die Einträge bleiben.
• Wo Geld ein- und ausgeht: Kasse, Kartenterminal, Bankkonto, Karte. Jede Stelle erscheint in den Einträgen als eigene Zahlungsart.
• Wer die Einträge erfasst: die Person an der Kasse, der Inhaber oder beide? Wer wird was sehen können?
• Wie oft: bei jedem Vorgang oder am Ende des Tages? Eine gesammelte Erfassung am Tagesende ist auch ein Ablauf, solange sie jeden Tag stattfindet.
• Trennung von Haushalt und Betrieb: wie werden betriebliche Zahlungen, die der Inhaber aus eigener Tasche leistet, und Geld, das er dem Betrieb entnimmt, erfasst?
• Stichtag und Anfangsstand: an welchem Tag beginnen die neuen Einträge, und was ist an diesem Tag in der Kasse und auf dem Konto?
• Austausch mit dem Steuerberater: besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, in welcher Form und wann die Einträge an ihn gehen.

Sind die Punkte dieser Liste beantwortet, wird die Wahl oft von selbst deutlich: ist die Liste kurz und führt eine Person die Einträge, das Heft; stehen Kategorien und Vergleich im Vordergrund, Excel; gibt es mehrere Personen und Kassen, ein Dashboard.

Häufig gestellte Fragen