収支の記録：帳簿、エクセル、管理画面のどれを選ぶか

収支の記録に帳簿、エクセル、管理画面のどれを使うかという選択は、一番良い道具を探すことよりも、いまの事業の状態に合う道具を探すことです。一人が記録し、項目が少ない事業なら帳簿で足りることがあります。記録が複数の人、複数のレジ、複数の通貨に分かれてくると、エクセルで整理できます。「今月いくら稼いだか」という問いの答えを毎回手作業で組み立て直しているなら、管理画面を検討する価値があります。どれを選んでも、道具が役に立つのは記録が一か所にまとまっているときです。

この記事は、高圧変電所の運転業務に 11 年携わり、5 年前から企業向けのソフトウェアを開発している者の視点で書いています。手書きの記録を月末のエクセル表にまとめる作業がどういうものかは手書きの記録から月次報告へで紹介しました。ここでは同じ問いをお金の記録に当てはめます。話をうかがった小さな事業者からよく聞く二つの言葉も、この記事の出発点です。「レジには一人しかいない」、そして「月末になっても、いくら稼いだのかわからない」。

月末に「いくら稼いだか」に答えが出ない理由

多くの小さな事業では、お金の記録が一か所にありません。売上はレジやカード端末の控えに、経費は請求書のファイルに、カード払いは銀行アプリに、現金で渡した前払いは紙切れに残っています。どの記録もその場所では正しいのですが、月末に誰かが並べてみない限り、合計は出てきません。

答えが遅れるよくある理由は三つあります。

• 記録が散らばっている：同じ月のお金が何か所にも分かれていて、合計するには一つずつ開く必要があります。
• 記録が抜けている：少額の現金支出、移動中の買い物、経営者が自分の財布から払った仕事の費用は、書かれないことがよくあります。合計は出ても、実際の姿は表しません。
• 記録が混ざっている：定期的な収入と一回きりの売上、事業の経費と家計の支出が同じ行に書かれます。その月が良く見えたり悪く見えたりしても、理由は読み取れません。

この記事のテーマは利益の計算方法ではなく、その計算の土台になる記録をどこに置くかです。売上と利益の違いや仕事ごとの計算は本当にお金を生んでいる仕事はどれかで扱っています。一日の終わりのレジ締めで出る差額は別のテーマで、夜のレジ締めが合わないときは？で読むことができます。

帳簿：足りるのはいつか、どこで行き詰まるか

帳簿の一番の強みは、手の届くところにあることです。電気もインターネットもパスワードもいらず、レジの横に置いておけて、書くのに特別な技術も必要ありません。そのため多くの事業者が最初の記録を帳簿に付けており、それは間違った始め方ではありません。

帳簿で足りる場合

• 一人が記録している：書く人と読む人が同じなら、手書きの字や略語は問題になりません。
• 項目が少なく繰り返しが多い：毎日似た収入と支出の行を書いているなら、帳簿は整った状態を保てます。
• レジ一つ、通貨一つ：お金が一か所から出入りするなら、合計は簡単です。
• 報告の必要が限られている：月に一度合計がわかれば足り、それを出す時間もあるなら、帳簿で用が足ります。

帳簿が行き詰まるところ

帳簿は書くのは簡単ですが、合計するのは簡単ではありません。月末にすべてのページを最初から足し、経費を分類し、先月と比べる作業は、毎回手作業になります。二人目も記録を付けるようになると、手書きの字、略語、「これは書いたかな」という不確かさが加わります。帳簿は一冊しかないので、なくしたり、濡らしたり、家に置き忘れたりすると、記録の一部も一緒に失われることがあります。

目安はこうです。月末の合計がいつも先送りになっている、あるいはそもそも出されていないなら、帳簿は記録を集め続けてはいても、もう問いには答えていません。

エクセル：何を解決できて、どこで負担になるか

エクセルは帳簿の「合計しにくい」という問題の解決策になりえます。収入と支出の行を一度正しい列に書いておけば、合計、分類ごとの内訳、月ごとの比較を数式で出せます。ファイルはコピーやバックアップができ、税理士とも共有できます。多くの事業者にとって、帳簿の次の自然な一歩がエクセルです。

エクセルがうまく働く形

• 決まった列：日付、内容、分類、金額、支払方法。どの行も同じ形で書きます。
• 分類はプルダウンから選ぶ：分類を手で打たずに一覧から選ぶので、「家賃」と「賃料」が別々の項目のように見えることがありません。
• ファイル一つ、担当者一人：どれが正本で、誰が更新するのかがはっきりしています。

エクセルが負担になり始めるところ

問題はたいていエクセルそのものではなく、その周りのやり方から生まれます。何人かが自分のパソコンでファイルを開いて更新すると、「どれが最新か」という問いが生まれます。数式を作った人が辞めたり、行がうっかり消されたりすると、合計がなぜ変わったのかがわかりにくくなります。レジ担当が携帯電話から記録できないため、一日の終わりに紙に書き、それを誰かが夜にエクセルへ移す、ということになると、帳簿が戻ってきたうえに転記の作業まで増えます。

顧客リストでエクセルがいつ限界になるかを説明したエクセルの顧客管理はいつ限界を迎えるかの兆候は、収支表にもおおむね当てはまります。複数の人、複数のコピー、そして毎月手作業で作り直す集計です。

管理画面：何が変わり、何が変わらないか

管理画面は、ブラウザや携帯電話から記録を入力し、集計がひとりでに計算される仕組みです。違いを生むのは画面の見た目ではなく、記録が一か所にあり、開くたびに合計が最新になっていることです。

管理画面で変わること

• 集計ができあがっている：今月の収入、支出、差し引きの結果を、月末を待たずに見ることができます。
• 記録が一か所にある：レジ担当も経営者も同じ記録に書きます。コピーが一つしかないので、「どれが最新か」という問いは生まれません。
• 定期的な項目は一度設定する：家賃やサブスクリプションのように毎月繰り返す項目は、印を付けておけば毎月自動で記録されるようにできます。
• 分類と期間の比較：経費がどこに向かっているか、今月が前の月とどう違うかを、数式を作らずに見ることができます。
• 人ごとに権限を設定できる：記録を入力する人と報告を見る人が同じ権限を持つ必要はありません。

管理画面でも変わらないこと

• 記録はやはり誰かが入力する：管理画面がレシートをひとりでに書くことはありません。レジ担当が入力しなければ、管理画面も抜けたままです。秩序は道具ではなく習慣で根づきます。
• 判断は人に残る：管理画面はある経費が増えたことを示せます。その経費を減らすかどうかは、事業をわかっている人が決めます。
• 会計の記録の代わりにはならない：管理画面は事業者自身のための見え方です。正式な記録の付け方、どの書類を保存するか、申告に関わる事項については、担当の税理士にご相談ください。
• 混ざったやり方をひとりでに直すわけではない：分類が入り乱れ、家計と事業の支出が一緒に記録されているなら、管理画面はその混乱をより整った画面に映すだけです。まず分け、それから道具を選びます。

この種の管理画面の構成は、KILMAN のビジネス管理システムのページで説明しています。収入、支出、顧客、製品の記録を一つの仕組みにまとめ、最初の画面に今月の収入、支出、純利益を表示し、一回きりの収入を定期的な収入と分けて扱い、外貨建ての経費はその通貨のまま入力します。

切り替えで一番多い失敗：同じ記録を二か所で付けること

帳簿からエクセルへ、あるいはエクセルから管理画面へ移るとき、一番よくある選択は「しばらく両方付けておこう」です。その気持ちはわかります。新しい道具を信頼できるまでは、古い道具を手放したくないものです。けれども二つの記録を並行して付けると、どの項目も二回書くことになり、二つの合計が合わないときには、どちらが正しいかを調べることが別の仕事になります。

より簡単なのは、切り替えに開始日を決めることです。

• 開始日を決める：たとえばある月の一日です。その日からは、新しい記録は新しい道具にだけ書きます。
• 古い記録を締める：帳簿や古いファイルは、その日までの合計で締めて保管します。読むことはあっても、もう書き込みません。
• 過去の記録は別の判断として扱う：古い記録を新しい道具に移すかどうかは、別の問いです。開始時点の残高だけで始めるのも、正当な選択です。
• 予備の紙を正式な記録にしない：通信がないときは紙に書く必要があるかもしれません。その紙はできるだけ早く新しい道具に入力し、片づけます。

同じ情報を二つのプログラムに、あるいはプログラムと帳簿に並べて入力することがなぜこれほど多いのか、そしてどう簡単にできるかは、同じことを二度入力していませんかで詳しく説明しています。

どれが合っているか：判断表

下の表は、事業のいまの状況を一つの提案に結びつけます。当てはまる行が複数ある場合は、表の下のほうにある行がたいていより広い必要に対応しています。

この表は境目を示しません。何人から、何項目から管理画面が必要になるという決まった数字はありません。目安は、記録があなたの問いに間に合うように答えているかどうかです。

切り替える前に準備すること：チェックリスト

どの道具に移る場合でも、切り替えの前に次の問いに答えておくと、作業が楽になることがあります。リストの大半にソフトウェアは要りません。紙一枚と、事業をわかっている人と一緒に座るだけで足りることもあります。

• 収入の項目：お金はどこから入ってきますか。販売、サービス、定額の契約、一回きりの仕事を分けて書きます。
• 支出の分類：家賃、人件費、材料、公共料金、交通費など、自分の事業に合った短い一覧です。一覧が簡単なほど、記録も整った状態を保ちやすくなります。
• お金の出入り口：レジ、カード端末、銀行口座、カード。それぞれが記録の中で別の支払方法として表れます。
• 誰が記録を入力するか：レジ担当か、経営者か、その両方か。誰が何を見られるようにしますか。
• どのくらいの頻度で：取引のたびか、一日の終わりか。一日の終わりにまとめて入力するのも、毎日行うならひとつのやり方です。
• 家計と事業の区別：経営者が自分の財布から払った仕事の費用や、事業から持ち出したお金はどう記録しますか。
• 開始日と開始時点の状況：新しい記録はどの日から始めますか。その日、レジと口座にはいくらありますか。
• 税理士との共有：記録をどんな形式で、いつ税理士に渡すかを、担当の税理士と相談してください。

このリストが埋まると、選択はひとりでにはっきりすることが多いものです。リストが短く一人で記録しているなら帳簿、分類と比較が大事ならエクセル、人やレジが複数あるなら管理画面です。

よくある質問