Доходы и расходы: тетрадь, Excel или панель?

Выбор между тетрадью, Excel и панелью для учёта доходов и расходов — это не столько поиск лучшего инструмента, сколько поиск того, который подходит бизнесу в его нынешнем состоянии. Если записи ведёт один человек и статей немного, тетради может хватить. Когда записи распределяются между несколькими людьми, несколькими кассами или несколькими валютами, Excel может навести порядок. Если ответ на вопрос "сколько я заработал в этом месяце" каждый раз приходится собирать вручную, стоит подумать о панели. Что бы вы ни выбрали, инструмент помогает только тогда, когда записи ведутся в одном месте.

Эта статья написана с точки зрения человека, который 11 лет работает в эксплуатации высоковольтных трансформаторных подстанций и 5 лет разрабатывает программы для бизнеса. Что значит превращать рукописные записи в таблицу Excel на конец месяца, описано в статье От рукописного журнала к месячному отчёту; здесь тот же вопрос применяется к учёту денег. Две фразы, которые мы часто слышим от малого бизнеса в разговорах, тоже стали отправной точкой этой статьи: "на кассе один человек" и "в конце месяца я не знаю, сколько заработал".

Почему вопрос "сколько я заработал" в конце месяца остаётся без ответа

В большинстве небольших компаний учёт денег не находится в одном месте. Доход остаётся в кассе или на чеке терминала, расходы — в папке со счетами, оплаты картой — в банковском приложении, выданный наличными аванс — на клочке бумаги. Каждая запись верна там, где она лежит, но пока никто не сложит их рядом в конце месяца, итог не появляется.

Есть три частые причины, по которым ответ запаздывает:

• Разрозненные записи: деньги одного месяца лежат в нескольких местах; чтобы сложить их, приходится открывать каждое по отдельности.
• Неполные записи: мелкие расходы наличными, покупки по дороге и рабочие платежи, которые владелец делает из своего кармана, часто не записываются. Итог получается, но реальной картины он не показывает.
• Смешанные записи: регулярный доход и разовая продажа, расходы бизнеса и домашние траты попадают в одни и те же строки. Месяц может выглядеть хорошим или плохим, но причину прочитать нельзя.

Тема этой статьи — не то, как считать прибыль, а то, где вести записи, на которые опирается этот расчёт. Разницу между выручкой и прибылью и расчёт по каждой работе разбирает статья Какая работа на самом деле приносит деньги? Расхождение при вечернем пересчёте кассы — отдельная тема; о ней можно прочитать в статье Касса вечером не сходится: что делать?

Тетрадь: когда её хватает и где она буксует

Главное достоинство тетради — она под рукой. Ей не нужны электричество, интернет или пароль; она лежит рядом с кассой, и чтобы писать в ней, не нужны особые навыки. Поэтому многие компании ведут первые записи в тетради, и это не ошибочное начало.

Когда тетради хватает

• Записи ведёт один человек: когда пишет и читает один и тот же человек, почерк и сокращения не создают проблем.
• Статей мало, и они повторяются: если каждый день пишутся похожие строки доходов и расходов, тетрадь может оставаться аккуратной.
• Одна касса, одна валюта: если деньги приходят и уходят через одно место, сложить их несложно.
• Потребность в отчётах невелика: если достаточно раз в месяц увидеть итог и на его подсчёт есть время, тетрадь может справиться со своей задачей.

Где тетрадь буксует

В тетради легко писать, но нелегко считать. Сложить в конце месяца все страницы заново, разнести расходы по категориям или сравнить с прошлым месяцем — это каждый раз ручная работа. Когда записи начинает вести и второй человек, добавляются почерк, сокращения и сомнение "а записал ли я это". Поскольку тетрадь существует в одном экземпляре, если её потерять, намочить или забыть дома, вместе с ней может пропасть часть записей.

Признак такой: если итог за месяц постоянно откладывается или не подводится вовсе, тетрадь по-прежнему собирает записи, но на вопрос уже не отвечает.

Excel: что он может решить и когда становится обузой

Excel может стать решением проблемы подсчёта, которая есть у тетради. Когда строки доходов и расходов один раз записаны в нужный столбец, итоги, распределение по категориям и сравнение по месяцам можно получать формулами. Файл можно копировать, сохранять резервную копию и передавать бухгалтеру. Для большинства компаний Excel — естественный следующий шаг после тетради.

Порядок, при котором Excel работает хорошо

• Постоянные столбцы: дата, описание, категория, сумма и способ оплаты. Каждая строка пишется в одном и том же порядке.
• Категория из раскрывающегося списка: категория не набирается вручную, а выбирается из списка; так "аренда" и "Аренда" не выглядят как две разные статьи.
• Один файл, один ответственный: понятно, какая копия основная и кто её обновляет.

Момент, когда Excel становится обузой

Проблема обычно возникает не из-за самого Excel, а из-за порядка вокруг него. Когда несколько человек открывают и обновляют файл на своих компьютерах, появляется вопрос "какая версия последняя". Когда уходит человек, который собрал формулы, или строка случайно удаляется, трудно понять, почему изменился итог. Кассир не может вносить записи с телефона, поэтому в конце дня пишет на бумаге, а кто-то вечером переносит это в Excel; тетрадь вернулась, и к ней добавилась работа по переносу.

Признаки из статьи Когда Excel перестаёт справляться с клиентами?, которая объясняет, когда Excel перестаёт подходить для списка клиентов, во многом относятся и к таблице доходов и расходов: несколько человек, несколько копий и сводка, которую каждый месяц собирают заново вручную.

Панель: что она меняет и чего не меняет

Панель — это порядок, при котором записи вносятся из браузера или с телефона, а сводка считается сама. Разницу создаёт не внешний вид экрана, а то, что записи лежат в одном месте, а итог актуален при каждом открытии.

Что меняет панель

• Сводка готова: доходы, расходы и чистый результат за этот месяц можно увидеть, не дожидаясь конца месяца.
• Записи лежат в одном месте: и кассир, и владелец пишут в одни и те же записи; поскольку копия одна, вопрос "какая версия последняя" не возникает.
• Регулярные статьи задаются один раз: статьи, которые повторяются каждый месяц, например аренду или подписку, можно отметить, и они будут записываться сами каждый месяц.
• Сравнение по категориям и периодам: куда уходят расходы и чем этот месяц отличается от прошлых, видно без построения формул.
• Доступ можно настроить для каждого человека: тому, кто вносит записи, и тому, кто смотрит отчёт, не обязательно иметь одинаковые права.

Чего панель не меняет

• Записи по-прежнему кто-то вносит: панель не пишет чек сама. Если кассир не вносит запись, панель тоже остаётся неполной; порядок держится на привычке, а не на инструменте.
• Решение остаётся за человеком: панель может показать, что какой-то расход вырос; сокращать ли его, решает тот, кто знает бизнес.
• Она не заменяет бухгалтерский учёт: панель — это собственный взгляд бизнеса на свои деньги. О том, как вести официальные записи, какие документы хранить и что касается деклараций, проконсультируйтесь со своим бухгалтером.
• Она сама не исправляет смешанный порядок: если категории перепутаны, а домашние и рабочие траты ведутся вместе, панель лишь покажет эту смесь на более аккуратном экране. Сначала разделяют, потом выбирают инструмент.

Разделы такой панели описаны на странице Система управления бизнесом KILMAN: доходы, расходы, клиенты и продукты в одной структуре; доход, расход и чистая прибыль за месяц на стартовом экране; разовые доходы отдельно от регулярных, а расходы в валюте вносятся в своей валюте.

Самая частая ошибка при переходе: вести одни и те же записи в двух местах

При переходе с тетради на Excel или с Excel на панель самый частый выбор — сказать "давайте какое-то время вести и то, и другое". Намерение понятно: не хочется бросать старый инструмент, пока не доверяешь новому. Но когда две записи ведутся параллельно, каждая статья пишется дважды, а когда два итога не совпадают, выяснение того, какой из них верный, становится отдельной работой.

Более простой путь — назначить переходу дату начала:

• Назначьте дату начала: например, первое число месяца. С этого дня новые записи идут только в новый инструмент.
• Закройте старые записи: тетрадь или старый файл закрывается итогом на этот день и откладывается в архив. Его читают, но в нём больше не пишут.
• Рассматривайте историю как отдельное решение: переносить ли старые записи в новый инструмент — отдельный вопрос. Начать только с начального остатка — тоже вполне допустимый выбор.
• Не делайте запасную бумагу основной записью: когда нет связи, писать на бумаге может понадобиться; эту бумагу при первой возможности вносят в новый инструмент и откладывают.

Почему так распространено вносить одну и ту же информацию параллельно в две программы или в программу и тетрадь и как это можно упростить, подробно объясняет статья Почему я вношу одно и то же дважды?

Что подходит вам: таблица решений

Таблица ниже сопоставляет нынешнее положение вашего бизнеса с рекомендацией. Если вам подходит больше одной строки, строка ниже в таблице обычно соответствует более широкой потребности.

Таблица не задаёт порога; нет постоянного числа, которое говорило бы, после скольких человек или статей нужна панель. Мерило одно — отвечают ли записи на ваш вопрос вовремя.

Что подготовить перед переходом: контрольный список

На какой бы инструмент вы ни переходили, ответы на эти вопросы до перехода могут облегчить работу. Для большей части списка программа не нужна; может хватить листа бумаги и человека, который знает бизнес.

• Статьи доходов: из каких источников приходят деньги? Продажи, услуги, подписки и разовые работы записываются отдельно.
• Категории расходов: короткий список, подходящий вашему делу, например аренда, персонал, материалы, счета и транспорт. Чем проще остаётся список, тем аккуратнее могут оставаться записи.
• Где деньги приходят и уходят: касса, терминал, банковский счёт, карта. Каждый из них виден в записях как отдельный способ оплаты.
• Кто вносит записи: кассир, владелец или оба? Кто что сможет видеть?
• Как часто: при каждой операции или в конце дня? Общий ввод в конце дня — тоже порядок, если только он делается каждый день.
• Разделение домашнего и рабочего: как будут записываться рабочие платежи, которые владелец делает из своего кармана, и деньги, которые он берёт из бизнеса?
• Дата начала и начальный остаток: с какого дня начинаются новые записи и что в этот день в кассе и на счёте?
• Передача бухгалтеру: обсудите со своим бухгалтером, в каком виде и когда ему будут передаваться записи.

Когда этот список заполнен, выбор часто проясняется сам: если список короткий и записи ведёт один человек — тетрадь; если на первом месте категории и сравнение — Excel; если людей и касс несколько — панель.

Часто задаваемые вопросы