Los datos que se piden a un posible inquilino suelen agruparse en cuatro bloques: identidad y contacto, ingresos y hábitos de pago, planes de mudanza y número de personas que vivirán en la vivienda y, si hace falta, un avalista. Los documentos pueden pedirse por etapas y no todos de golpe: en la primera conversación no se necesita ninguno, cuando se acerca la decisión se revisan solo los que de verdad sirven y se saca copia únicamente si es realmente necesaria. La regla es sencilla: lo que no ayuda a decidir el alquiler no se pregunta.
Este artículo es un marco general para el trabajo diario de una inmobiliaria. Cuestiones como las cláusulas del contrato, el aval o los plazos de conservación de documentos pueden variar según las condiciones de cada alquiler, por lo que recomendamos consultar con un abogado.
⚡ Escenario de ejemplo: Una agente habla con tres candidatos para un piso en alquiler. Al primero le pide por teléfono copia del documento de identidad, los extractos bancarios de los últimos tres meses y un certificado de la empresa; el candidato lo ve excesivo para una primera llamada y se va a otro anuncio. Mientras tanto, los documentos de los otros dos candidatos, que no fueron elegidos, se quedan meses en la galería del móvil de la agente. Si el mismo proceso se hubiera llevado en orden y con mesura, quizá no se habría perdido al buen candidato ni se habrían acumulado datos personales innecesarios.
Cuatro bloques de datos que puede pedir a un posible inquilino
Identidad y contacto
Nombre, teléfono y horario en el que se le puede localizar bastan en la primera conversación. El documento de identidad puede verse en la fase de decisión; datos como la dirección o el número de documento suelen hacer falta al redactar el contrato.
Ingresos y hábitos de pago
Para saber si el candidato podrá pagar la renta con regularidad, se puede preguntar a qué se dedica y si sus ingresos cubren aproximadamente el alquiler. La cifra exacta del sueldo o todos los movimientos de la cuenta no suelen ser necesarios para responder a esa pregunta.
Planes de mudanza y número de personas en la vivienda
Cuándo quiere mudarse, cuánto tiempo piensa quedarse, cuántas personas vivirán en la vivienda y si tiene mascotas son preguntas útiles para ver si encaja con las condiciones del anuncio.
Avalista
Si el propietario pide un avalista, se pueden preguntar su nombre, sus datos de contacto y su situación de ingresos; al avalista no conviene pedirle más que al propio candidato. Sobre cómo redactar el aval se puede pedir la opinión de un abogado.
Qué documento y en qué fase
El momento en que se pide un documento importa tanto como el documento en sí. Pedirlo demasiado pronto puede ahuyentar al candidato y además lleva a la oficina los datos de personas que no serán elegidas.
Primera conversación y visita
En esta fase puede que no haga falta ningún documento. Se habla de lo que busca el candidato y de las características de la vivienda, y se organiza la visita. Lo que se puede hacer para que la visita no se caiga lo contamos en nuestro artículo sobre las citas de visita.
Fase de decisión
Cuando el candidato dice que quiere la vivienda, se puede ver su documento de identidad y pedir un único documento que muestre sus ingresos, por ejemplo una nómina reciente o un certificado de empresa. En lugar de los documentos, al propietario se le puede trasladar una breve valoración de la agente; una nota como «los ingresos parecen adecuados para la renta» suele bastar para decidir.
Fase de contrato
En esta fase se recogen los datos que irán en el contrato. Si hay que adjuntar una copia al contrato, solo se guarda esa copia; el resto de documentos puede devolverse al candidato o, sencillamente, no se habrá recogido.
Lo que no conviene preguntar
La elección de un inquilino debería basarse en su capacidad de pago y en si encaja con las condiciones de la vivienda. Los temas siguientes no responden a ninguna de esas dos preguntas; plantearlos puede incomodar al candidato y percibirse como discriminación:
- Origen étnico, lugar de procedencia o lengua materna
- Religión, confesión o creencias
- Estado civil, matrimonio o planes de tener hijos
- Estado de salud y discapacidad
- Ideas políticas, pertenencia a una asociación o a un sindicato
Si el propietario quiere aplicar un criterio de este tipo, lo prudente es que la agente lo hable abiertamente y, si hace falta, sugiera consultar con un abogado.
Mesura con los datos personales
Cada documento que se recibe de un posible inquilino contiene datos personales que la oficina debe proteger con cuidado. La normativa sobre datos personales puede imponer a quien los recoge obligaciones como la de informar al candidato; para un texto informativo y un plazo de conservación adecuados a su oficina, puede consultar con un abogado. Algunos hábitos útiles en la práctica diaria:
- Explicar al candidato para qué se pide el documento y cuánto tiempo se guardará, antes de pedirlo
- No sacar copia si basta con ver el documento y, si hace falta copia, copiar solo la página pertinente
- Guardar los documentos en una única carpeta de la oficina con acceso restringido, no en un móvil personal
- Borrar o destruir los documentos de los candidatos no elegidos una vez tomada la decisión
- Avisar antes al candidato si hay que compartir documentos con el propietario
Mensajes de ejemplo para un posible inquilino
Mensaje de ejemplo para los primeros datos
«Hola, [Nombre], gracias por su interés en el piso en alquiler de [Barrio]. Para organizarle bien la visita, le hago tres preguntas rápidas: ¿cuándo piensa mudarse, cuántas personas vivirán en el piso y tiene mascotas?»
Mensaje de ejemplo para pedir documentos
«[Nombre], ya le he dicho al propietario que quiere alquilar el piso. Para la decisión nos basta con ver en la oficina su documento de identidad y un único justificante de ingresos, por ejemplo su última nómina. No sacaremos copias; lo que haga falta para el contrato lo hablamos aparte.»
Mensaje de ejemplo para un candidato no elegido
«Hola, [Nombre], el propietario ha decidido seguir con otro candidato para este piso. Gracias por su interés. Hemos borrado de nuestro sistema los datos que nos envió. Si quiere que le avise cuando salga un anuncio parecido, basta con que me escriba.»
Lo habitual y una alternativa mejor
| Lo habitual | Alternativa mejor |
|---|---|
| Pedir todos los documentos en la primera llamada | Dejar los documentos para la fase de decisión |
| Fotocopiar cada documento | Verlos y guardar solo lo necesario |
| Guardar documentos en WhatsApp en el móvil personal | Usar una carpeta de oficina con acceso restringido |
| Pedir los extractos bancarios completos | Conformarse con un único justificante de ingresos |
| Hacer preguntas sobre la vida privada | Limitarse a la capacidad de pago y las condiciones de la vivienda |
| Dejar olvidados los documentos de los no elegidos | Borrarlos tras la decisión y avisar al candidato |
Lista de control para posibles inquilinos
| Control | Por qué |
|---|---|
| ¿Cada pregunta aporta algo a la decisión del alquiler? | No se recogen datos innecesarios |
| ¿Se piden los documentos en la fase adecuada? | El candidato quizá no se eche atrás en la primera conversación |
| ¿Se explicó al candidato para qué sirve el documento? | Se gana confianza y las objeciones pueden disminuir |
| ¿Basta con ver el documento en lugar de copiarlo? | Hay menos documentos que guardar |
| ¿Están los documentos en un único lugar protegido? | El riesgo de pérdida o de compartirlos por error puede bajar |
| ¿Se borraron los documentos de los no elegidos? | No se acumulan datos sin dueño en la oficina |
Preguntas frecuentes
¿Se puede pedir un informe de solvencia a un posible inquilino?
El informe de solvencia no tiene por qué exigirse como documento obligatorio. Si el candidato lo desea, puede compartir un informe que haya obtenido él mismo y con su propio consentimiento; lo prudente es no hacer consultas sin su consentimiento y no guardar copia del informe. Para los detalles, puede consultar con un abogado.
¿Qué hacer si el candidato no quiere dar documentos?
Primero se puede explicar con calma para qué se pide el documento. Si el candidato sigue dudando, se le puede proponer que lo muestre solo en la oficina; si tampoco lo acepta, se traslada la situación al propietario tal cual y la decisión es suya.
¿Se pueden pedir referencias al casero anterior?
Si el candidato está de acuerdo, se pueden anotar los datos de contacto del casero anterior y preguntarle en una breve llamada si la renta se pagaba con regularidad. Pedir referencias sin que el candidato lo sepa puede dañar la confianza.
¿En cuánto tiempo hay que dar respuesta a un posible inquilino?
Decirle al candidato desde el principio qué día se espera la decisión puede reducir la incertidumbre. Si el propietario se retrasa, un breve mensaje intermedio puede evitar que un buen candidato se vaya a otro anuncio.
¿Cuándo conviene preguntar por el avalista?
Se puede preguntar cuando el propietario haya dejado claro que quiere avalista y el candidato haya decidido quedarse con la vivienda. Pedir los datos del avalista en la primera conversación suele ser demasiado pronto.
El trabajo previo con los candidatos puede aligerarse
Quien escribe por la noche sobre su anuncio de alquiler quizá no tenga que esperar a la mañana. Dentro del Sistema de Automatización Inmobiliaria de Kılman, el asistente puede responder al mensaje del candidato, preguntarle qué tipo de vivienda busca, mostrarle alquileres adecuados de su cartera y anotar en su calendario la visita acordada. El asistente no recoge documentos ni verifica la identidad; la conversación sobre documentos sigue en manos del agente en la fase de decisión. En la página del Sistema de Automatización Inmobiliaria puede ver cómo adaptar la instalación a su oficina.
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